Don’t Break the Chain …. mit Things

Don’t Break the Chain ist eine Methode, die helfen will an etwas dran zu bleiben; das kann alles sein, was regelmäßige Beschäftigung erfordert: ein Instrument oder eine Sprache lernen, ein Buch schreiben, Sport – ganz egal.

Die Methode ist so einfach wie alt: häng einen großen Kalender auf und mache an jedem Tag ein dickes rotes Kreuz, an dem du an deiner Aufgabe gearbeitet hast. Halten wir ein paar Tage durch, entsteht auf dem Kalender eine Kette aus roten Kreuzen. Diese Kette nicht zu unterbrechen soll die Motivation steigern. Je länger die Kette wird, desto mehr Widerstand baut sich auf, sie zu durchbrechen. Soweit jedenfalls die Idee dahinter.

Da Wandkalender und rote Stifte nicht so recht in unseren Workflow passen – wer hat schon immer seinen Kalender dabei? – hat aaalsubaie  sich entschlossen, Things zu nutzen, um die Kreuzchen für ihn in iCal zu machen. Seine Aufgaben erledigt er sowieso mit Things, also musste nur noch der Kalender über seine vollbrachten Leistungen informiert werden. Mit ein paar Zeilen AppleScript war das auch schnell geschafft. Jetzt muss nur noch eine wiederholende Aufgabe eingerichtet und mit dbc (für Don’t Break the Chain) getagged werden. Wird solch eine Aufgabe als erledigt ins Log geschoben und das AppleScript gestartet, erzeugt dieses einen Eintrag im Kalender.

Bildschirmfoto 2013-07-23 um 19.56.57

Das Script ist über den Artikel im Things-Forum zu finden. Eine für das Deutsche leicht angepasste Version kann hier geladen werden. Das Script muss lediglich in den Script-Ordner von Things kopiert werden. Aufgerufen wird es dann über das Scriptmenü.

Das Script im Things Script-Menü

Das Script im Things Script-Menü

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Kanban und GTD

In den letzten Monaten habe ich mich immer wieder mit Kanban beschäftigt. Dabei stand, neben generellem Interesse, die Frage im Hintergrund: Kann ich mit Kanban meine Organisation verbessern? Diese Frage konnte ich schon recht früh mit einem klaren Wahrscheinlich! beantworten. Visuelle Ansätze funktionieren für mich generell gut. Kanban hat diesbezüglich natürlich einen Vorteil gegenüber dem listenbasierten Ansatz von GTD.

Eine zentrale Frage bei der Verwendung von Kanban ist – wie bei jedem System – die Struktur. Benutze ich ein Board für alles? Oder doch lieber mehrere Boards? Ein zentrales Board hat den großen Vorteil, dass alle Tasks auf einen Blick zu sehen sind. Leider sieht man aber eventuell vor lauter Tasks gar nichts mehr.

Der Einsatz mehrerer projektspezifischer Boards erlaubt einen für jedes Projekt angepassten Workflow und natürlich den Fokus auf eben dieses Projekt. Dafür ist es eben schwieriger den Gesamtüberblick zu behalten.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Granularität der Tasks. Eine zu kleine Granularität erhöht den Aufwand drastisch und kostet durch die schiere Masse auch Übersichtlichkeit. Macht man die Tasks zu groß, fällt es schwer Fortschritte zu erkennen und den Status sichtbar zu machen. Hier ist also experimentieren gefragt.

Zur Zeit arbeite ich mit mehreren Boards. Das funktioniert in der Praxis gut. Die Anzahl sollte sich allerdings in Grenzen halten und der Zuständigkeitsbereich jeden Boards muss natürlich auch klar umrissen und intuitiv sein.

Eine weitere wichtige Entscheidung ist die zwischen einem Whiteboard an der Wand, oder einem virtuellen Board. Das Whiteboard ist immer im Blick und auch das haptische Element ist nicht zu unterschätzen. Allerdings lässt es sich nicht so gut transportieren. Bei virtuellen Boards steht immer noch ein Stück Technik zwischen mir und dem Board – das ist manchmal lästig. Dafür ist es überall verfügbar und kann auch aktiv unterstützen, z.B. an fällige Tasks erinnern.

Aktuell habe ich mich für die virtuelle Variante entschieden. Konkret nutze ich Trello. Es ist sehr gut nutzbar und bietet eine Menge nützlicher Funktionalität. Außerdem funktioniert es auch für (virtuelle) Teams sehr gut.
Natürlich gibt es auch Nachteile: als Webanwendung ist eine funktionierende Internetanbindung erforderlich. Das ist im allgemeinen kein Problem, aber wie uns Sandy gezeigt hat, ist es eben auch keine Selbstverständlichkeit. Darüber hinaus sind natürlich die üblichen Aspekte wie bei allen Webanwendungen in Betracht zu ziehen: die Daten liegen auf einem fremden Server, und der Dienst kann jederzeit eingestellt werden. Deshalb muss so eine Entscheidung sehr bewusst getroffen werden.

Nach den ersten Erfahrungen hat sich das Wahrscheinlich für mich also zu einem Ja hinbewegt. Allerdings nicht uneingeschränkt. Kanban nutze ich für Projekte, nicht für all die kleinen täglichen Dinge. Für solche generellen Tasks nutze ich weiterhin Things. Außerdem pflege ich sämtliche zyklisch zu erledigenden Tasks in Things; es bietet dafür einfach die bessere Unterstützung.
Nur für größere Projekte lege ich ein Board an. Dieses bietet mir dann allerdings einen klaren fokusierten Blick auf das jeweilige Projekt. Außerdem kann das Board genau auf den jeweiligen Workflow zugeschnitten werden.

Somit habe ich für mich erst einmal eine Balance zwischen Kanban und GTD gefunden. Ob sie sich auf Dauer bewährt, muss sich zeigen.

Things – lokale Synchronisation

Nach dem lange erwarteten Cloud-Sync legt Cultured Code mit dem letzten Update (Version 2.01) gleich noch mit einer lokalen Synchronisation nach.

Hatte man Things auf mehreren Geräten gleichzeitig geöffnet, wurden Änderungen bisher nicht direkt auf allen Geräten sichtbar. Die Cloud-Synchronisation braucht einen Anstoß, um nach Änderungen zu schauen. Ist man einfach in der Anwendung und tut nichts, werden deshalb keine Abfragen in die Cloud gemacht. Das ist auch sinnvoll, da ansonsten Energie und Bandbreite verbraucht würden, nur um solch einen seltenen Fall abzudecken.

Die neue Funktionalität geht jetzt den umgekehrten Weg: wird eine Änderung gemacht, wird diese nicht nur in die Cloud geschoben, sondern es wird auch eine Nachricht in das lokale Netzwerk abgesetzt; darin wird ein Hinweis auf die Änderung verschlüsselt übermittelt. Things auf anderen Geräten kann dann direkt seine Datenbank aktualisieren.

Öffnet man also Things zum Beispiel auf einem iPhone und einem Mac, werden Änderungen jetzt (fast) sofort auf beiden Geräten sichtbar. Sicher keine lebensnotwendige Funktion, aber manchmal doch ganz nützlich.

Hier noch der link zum Originalartikel von Cultured Code.

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