Über die Freuden der Datenkonsistenz – und die Hindernisse auf dem Weg dahin

Es ist immer noch eine kleine Kunst zu entscheiden, über welche Apps man seine Dokumente auf iOS-Geräten verfügbar macht. Besonders interessant ist das, wenn man die Dokumente auch auf den Geräten bearbeiten und das Ergebnis wieder zurücksynchronisieren will.
Im wesentlichen nutze ich für die Synchronisation von Dokumenten folgende Apps bzw. Infrastruktur:

  • DEVONthink für wichtige Dokumente aus meiner Datenbank
  • Goodreader für größere Dokumente, die ich auch kommentieren will.
  • Dropbox für alles Mögliche. Dokumente lassen sich an verschiedene Apps schicken.

Große pdf-Dateien, wie Bücher, lege ich auf die Dropbox und synchronisiere sie mit Goodreader auf das iPad. Dadurch halte ich die Sync-Ordner von DEVONthink von diesen großen Dateien frei, weil es sonst Probleme mit dem Speicherplatz auf dem iPhone geben könnte. Bei DEVONthink to go kann momentan für eine Datenbank nur der komplette Synchronisationsordner gewählt werden – oder eben nichts (siehe screenshot). Synchronisert man große Dateien auf anderem Weg, ist diese Einschränkung kein Problem.

Goodreader bietet seit einiger Zeit einen Mechanismus, der es erlaubt, Dateien in beide Richtungen mit einer Dropbox oder anderen Servern zu synchronisieren (siehe screenshot). Damit kann ich ein Dokument sowohl auf dem Mac als auch auf dem iPad bearbeiten; eine schöne Sache. Gerade für Dokumentenreviews schätze ich Goodreader sehr; damit lässt sich angenehm im Zug arbeiten, ohne einen Laptop mitschleppen zu müssen.

Dropbox ist die Basis meiner Synchronisationsstrategie. Leider gibt es aber noch viele Apps, die nicht mit Dropbox zusammenarbeiten können. Circus Ponies Notebook ist so ein Fall. Es unterstützt lediglich iTunes, was die Synchronisation jedes Mal zu einem vergleichsweise aufwendigen Ärgernis macht.

Wenn demnächst iCloud aktiviert wird, kommt sicher wieder Bewegung in dieses Thema. Hoffentlich ist das Ergebnis eine konsistente und weitgehend transparente Synchronisation. Noch darf man träumen 😉

Screenshots

DEVONthinks Synchronisationsbildschirm:

Synchronisation mit DEVONthink

Goodreaders Dateimanagement:

Dateimanagement GoodReader

Informationen strukturieren mit Mind-Maps

Eine gängige Methode Informationen oder Ideen zu strukturieren sind Mind-Maps. Sie werden gerne eingesetzt, um sich einen Überblick über ein Thema zu verschaffen. Dies kann beim Einarbeiten in ein neues Thema helfen, oder beim Sammeln von Ideen alleine oder im Team. Immer dann, wenn Strukturen und Zusammenhänge noch nicht klar sind, kann eine Mind-Map helfen, diese Strukturen herauszuarbeiten.

Mind-Maps bilden sogenannte Baumstrukturen ab. Baumstrukturen sind streng hierarchisch aufgebaut. Jeder Knoten ist mit einem Elternknoten Kindknoten verbunden und kann selbst mehrere Kindknoten haben. Andere Beziehungen sind mit Baumstrukturen nicht direkt abbildbar.

Mind-Maps sind also gut geeignet, um hierarchische Strukturen abzubilden, wie zum Beispiel Verfeinerungen von Konzepten oder Plänen. Für die Modellierung komplexerer Strukturen eignen sich Min-Maps nur sehr bedingt.

Hier ein Beispiel für eine simple Mind-Map:

Mind-Map zu Notizen

Mind-Maps können leicht auf einem Platt Papier oder an einem Whiteboard entworfen werden. Der Einsatz computerbasierter Anwendungen macht es aber wesentlich einfacher, eine Mind-Map dynamisch umzustrukturieren, was einen Großteil ihrer Stärke ausmacht.

Eine Menge Software für die Nutzung von Mind-Maps ist verfügbar. Gängige Programme sind Mind Manager und FreeMind. FreeMind ist frei verfügbar und läuft auf verschiedenen Plattformen.

Arbeitet man mit Macs und iPhone, oder iPad ist es angenehm, ein Programm für alle diese Plattformen zu benutzen; dann kommt MindNode in Frage. MindNode bietet nicht so viel Funktionalität (oder: hat nicht so viel Ballast) wie die anderen Programme und ist auch auf dem Touchscreen gut benutzbar.

Die Pomodoro Technik von Francesco Cirillo

Wie bereits in einem älteren Beitrag erwähnt, hilft gutes Task Management zwar dabei zu wissen, was getan werden muss, bietet aber keine methodische Unterstützung für die Umsetzung.

Natürlich wird es kaum eine Methode geben können, die uns die Arbeit selbst abnimmt. Aber oft hält uns ja „nur“ ein Mangel an Konzentration – oder ein Übermaß an Ablenkung – davon ab, unsere Aufgaben zügig zu erledigen.

Francesco Cirillo hat sich bereits in den 80er Jahren mit diesem Problem auseinandergesetzt. Das Ergebnis seiner Überlegungen war die Pomodoro Technik.

Die Idee dahinter ist einfach: Stelle einen Küchenwecker (zum Beispiel in Form einer Tomate = Pomodoro 😉 auf 25 Minuten ein und arbeite konzentriert, bis der Wecker läutet. Dann mach 5 Minuten Pause und stelle den Wecker für die nächste Runde. Nach 4 Runden (auch Pomodoros genannt) mache eine längere Pause von 20 Minuten.

Und wie funktioniert das? Das Stellen des Weckers ist der Start einer Phase konzentrierter Arbeit. Durch das Ticken wird man daran erinnert, dass ein Pomodoro aktiv ist; das hält das Bewusstsein dafür wach, dass man konzentriert arbeiten will. Nach einiger Zeit führt die regelmäßige Anwendung dazu, dass wir entsprechend konditioniert sind. Das Einstellen des Weckers führt schon zu der notwendigen Ruhe und Fokusierung. Das Ticken hört man nicht mehr bewusst. Irgendwann ist das Zeitgefühl so ausgeprägt, dass die 25 Minuten richtig ‚gefühlt‘ werden.

Natürlich ist die Welt auch mit der schönsten Methode nicht ideal. So wird es immer wieder zu Unterbrechungen kommen, während ein Pomodoro aktiv ist. Ziel der Methode ist, diese Unterbrechungen in den Griff zu bekommen und zu minimieren. Der erste Schritt dazu ist die Dokumentation solcher Unterbrechungen.

Immer wenn eine Unterbrechung eintritt notiert man sich dies (einfache Strichliste). Dabei wird zwischen internen und externen Unterbrechungen unterschieden. Interne Unterbrechungen kommen aus uns selbst; wir holen etwas zu trinken, gießen schnell mal die Blumen usw. Externe Unterbrechungen kommen von aussen; das Telefon läutet, ein Kollege kommt herein.

Unterbrechungen führen zum Abbruch eines Pomodoro, wenn sie länger als ein paar Sekunden sind. In der ersten Zeit schafft man es so kaum, auch nur ein Pomodoro am Tag abzuschließen.

Cirillo gibt einige Tips, wie die Anzahl der Unterbrechungen reduziert und damit die Produktivität erhöht werden kann.

In seinem Buch arbeitet Cirillo die Methode weiter aus in Richtung Taskplanung, Aufwandsabschätzung und Tracking. Dort erläutert er die Pomodoro Technik sehr detailliert. Auf der Pomodoro Webseite kann das Buch kostenlos herunter geladen werden.

Für die Pomodoro Technik wurden eine ganze Menge Programme und Apps entwickelt. Beispiele sind Pomodoro für den Mac, PomodoroPro für das iPhone und Pomodoro für das iPad. Die ersten beiden sind in erster Linie einfache Timer mit ein paar Erweiterungen.

Pomodoro für das iPad bietet mehr Unterstützung für die Pomodoro Technik. Es erlaubt die Pflege einer Aufgabenliste mit Aufwandsabschätzungen und die Abarbeitung dieser Aufgaben. Dabei können auch Unterbrechungen erfasst werden.

Für mich ist diese Methode eine gute Ergänzung zu GTD. Aus diesem Grund nutze ich auch nur die Aufwandsabschätzung in Pomodoros (Vielfachen von 25 Minuten) und die eigentliche Abarbeitung mit dem Timer als Fokus Booster. Natürlich macht es nicht für alle Ausgaben Sinn diesen „Aufwand“ zu treiben. Hilfreich ist es aber für Aufgaben, die man konzentriert machen muss.

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