Formelschnipsel mit LaTeXiT erzeugen

Hier und da soll es ja vorkommen, dass eine Formel gebraucht wird. Gibt es einen Formeleditor für die entsprechende Anwendung, ist das schnell erledigt. Hat man allerdings keinen solchen Editor, wird es entweder rudimentär oder aufwändig.

Wie bereits in einem anderen Artikel beschrieben, ist \LaTeX ein leistungsfähiges Werkzeug speziell auch für Formelsatz. Allerdings werden mit \LaTeX meist Dokumente erzeugt. Will man nur eine Formel in eine Präsentation einbinden, ist ein Din A4 PDF nicht so richtig praktisch.

Speziell für die Erzeugung einzelner Formeln gibt es aber LaTeXiT. Das ist eine kleine Anwendung, die als Teil des MacTeX-Pakets mitkommt. In einem Editorfenster lässt sich die Formel wie von \LaTeX gewohnt schreiben (Bild 1). Ein Knopfdruck übersetzt die Formel dann. Jetzt lässt sich das Ergebnis einfach mit der Maus als PDF- oder Graphikdatei aus dem Editor auf den Desktop ziehen. Die Größe des Dokuments wird dabei automatisch an den Platzbedarf der Formel angepasst. Der link verweist auf die erzeugte PDF-Datei: latex-image-1.

Damit können schnell und einfach auch größere Mengen von Formeln erzeugt und flexibel eingebunden werden.

Bild 1 - LaTeXiT Editor

Bild 1 – LaTeXiT Editor

Dokumente in DEVONthink verlinken

Die Dokumente in einer Dokumentendatenbank sind im Allgemeinen keine Inseln, sondern stehen in Beziehung zueinander. Diese Beziehungen drücken sich in DEVONthink durch Gruppen und Tags aus. Damit lassen sich zusammen gehörende Dokumente einfach und effizient gruppieren und finden. Oft besteht aber auch der Wunsch Dokumente zu referenzieren, die in einem anderen Kontext abgelegt sind, vielleicht sogar in einer anderen Datenbank. Zu diesem Zweck bietet DEVONthink links an.

Links kennen wir aus HTML-Seiten im Web. Sie verknüpfen zwei Resourcen, Webseiten oder auch Dateien, und man kann mit ihrer Hilfe durch einen ganzen Wald an Seiten navigieren.

In DEVONthink liegt uns in erster Linie daran, unsere Dokumente miteinander verknüpfen zu können, aber natürlich sind auch links ins Intra- oder Internet wichtig.

DEVONthink bietet verschiedene Möglichkeiten Dokumente aus anderen Dokumenten zu referenzieren. Sie sind im Kontextmenü der Dokumente zu finden (Bild 1).

  • Link erzeugen  Diese Funktion erzeugt mit dem markierten Text einen link auf ein Dokument mit dem Namen des markierten Textes. Gibt es dieses Dokument noch nicht, wird es angelegt und mit dem Text verlinkt.
  • Link hinzufügen… Erlaubt markierten Text mit einem beliebigen link zu hinterlegen. Der link kann in einem Eingabefeld eingegeben werden.
  • Verknüpfen mit   Hiermit lässt sich der markierte Text mit einem link auf ein anderes Dokument hinterlegen. Das Zieldokument kann aus einem Menü ausgewählt werden. Es sind auch links auf Dokumente in anderen Datenbanken möglich (Bild 2).
  • Verknüpfung einfügen  Ist kein Text markiert, kann mit dieser Funktion ein link auf ein anderes Dokument erzeugt werden. Das Zieldokument wird wie oben aus einem Menü ausgewählt. Der link wird mit dem Namen des Zieldokuments erzeugt.

Nicht jeder Dokumententyp bietet alle Möglichkeiten. Tabelle 1 gibt einen Überblick (ohne Anspruch auf Vollständigkeit).

Tabelle 1 - Unterstützte Dateiformate

Tabelle 1 – Unterstützte Dateiformate

Bewegt man die Maus über einen link in einer Formatierten Notiz, wird das Ziel in der Statuszeile des Dokuments angezeigt (Bild 3). In PDF-Dokumenten konnte ich zwar links setzen und auch benutzen, allerdings waren sie leider nicht mehr sichtbar 😦

Links in DEVONthink bieten gute Möglichkeiten Zusammenhänge zwischen Dokumenten aufzuzeigen und die Navigation zu erleichtern. Besonders interessant ist die Möglichkeit Dokumente in anderen Datenbanken referenzieren zu können.

Bild 1 - Kontextmenü

Bild 1 – Kontextmenü

Bild 2 - Kontextmenü Dokumente

Bild 2 – Kontextmenü Dokumente

Bild 3 - Hinweis für link

Bild 3 – Hinweis für link

Circus Ponies Notebook für die tägliche Arbeit

Circus Ponies Notebook ist eine Applikation, die ein Notizbuch nachbildet. Diese Metapher zieht sich sehr konsequent durch die ganze Anwendung. Dies beginnt mit der Darstellung auf dem Bildschirm, die ein Notizbuch inklusive Ringbindung darstellt, die es erlaubt, visuelle Lesezeichen zu setzen, zu blättern, Seiten auszureissen, Seiten aus einem anderen Notizbuch einzuheften, Dokumente in das Notizbuch zu übernehmen und darin Anmerkungen vorzunehmen, auf einer Seite zu zeichnen und Diagramme zu erzeugen, und vieles mehr.

Wie man an dieser Auflistung sehen kann, handelt es sich um ein sehr umfangreiches und mächtiges Werkzeug. Ich will hier gar nicht versuchen, die Anwendung komplett vorzustellen, diese Information findet man auf der Webseite des Herstellers. Mir geht es hier um die Verwendung des Werkzeugs in meinem Workflow.

Strukturieren

Hauptsächlich benutze ich Circus Ponies Notebook in meiner täglichen Arbeit für Notizen zu den gerade aktuellen Projekten. Für jedes Projekt wird eine Sektion angelegt. In dieser Sektion gibt es eine Seite mit den wesentlichen Projektinformationen und zwei Subsektionen für Meeting- bzw. Telefonnotizen und für Notizen zu konkreten Aufgaben. Das sieht ungefähr so aus:

Projektstruktur

Jeder dieser Punkte verweist auf eine Seite im Notizbuch. Die Seiten für Notizen und Aufgaben sind selbst wieder solche Verzeichnisseiten für die darin enthaltenen Seiten. Das ganze hat also eine hierarchische Struktur, die beliebig tief sein kann. Die Strukturen können auf- und zugeklappt werden, um den Überblick zu erleichtern.

Die Seiten für den eigentlichen Inhalt können aus verschiedenen Vorlagen erzeugt werden. Wichtig ist für mich vor allen Dingen die Vorlage zur Erzeugung von Outlines. Damit lässt sich auf jeder Seite ein Outline, also eine hierarchische Struktur, aufbauen. Zieht man für seine Notizen ein freieres Format vor, ist das natürlich auch kein Problem. Ich mag die hierarchische Struktur, weil es einfach ist, einzelne Zweige zuzuklappen und damit die Detailierung je nach Bedarf zu steuern.

Einzelne Einträge der Struktur können als Task definiert werden. Sie erhalten dann eine Checkbox. Ist die zugehörige Aufgabe erledigt, kann man einen Haken in die Checkbox setzen; der Eintrag wird dann als erledigt dargestellt. Das ist praktisch, um schnell Teilschritte festzulegen und diese systematisch abzuarbeiten.

Beispiel für eine Notizbuchseite mit Aufgaben

Suchen und finden

Die Suchfunktion von Circus Ponies Notebook ist wirklich mächtig und dabei sehr elegant. So lassen sich jedem Eintrag Schlüsselworte und Icons zuweisen, nach denen dann sehr elegant gesucht werden kann. Beispielsweise kann man Telefonnummern, die man bei einem Meeting erfährt, oder einer mail entnimmt, ein kleines Telefonicon zuordnen. Damit lassen sich einfach alle im Notizbuch vermerkten Telefonnummern schnell auffinden, egal wie tief sie in irgendwelchen Strukturen versteckt sind. Das gleiche lässt sich natürlich auch mit jeglicher anderer Information machen.

Natürlich gibt es auch eine Volltextsuche und eine ganze Reihe weiterer nützlicher Suchmöglichkeiten. Die folgende Abbildung zeigt die entsprechenden Verzeichniseinträge.

Multidex

Wie bereits in anderen Artikeln beschrieben, nutze ich Circus Ponies Notebook auch auf dem iPad. Durch die Synchronisation via Dropbox habe ich meine Notizen auch dann dabei, wenn ich keinen Laptop bei mir habe. Ergänze ich unterwegs etwas, finde ich es zuhause an meinem Mac sofort wieder vor. Das ist natürlich sehr komfortabel. Das Einbinden von Dateien, ob Bilder oder pdf, kann direkt auf der Seite erfolgen. Die Dokumente können auch mit Kommentaren versehen werden. Links können direkt aus dem Browser auf die Notizseite gezogen werden.

Eine interessante Frage ist die Abgrenzung zwischen Circus Ponies Notebook und DEVONthink.

Das passende Werkzeug wählen

Kurzfristig wichtige Informationen stecke ich in Circus Ponies Notebook; Informationen, die projektübergreifend wichtig sind, landen in DEVONthink. Externe Dokumente können natürlich problemlos in beiden Werkzeugen archiviert werden. Größere Dokumente wie Handbücher werden allerdings in DEVONthink indiziert. Sie würden das Notizbuch zu sehr aufblähen und unhandlich machen.

Die Strategie ist also Circus Ponies Notebook für das Tages(projekt)geschäft zu nutzen. Hier lassen sich auch kleine Informationsschnipsel gut unterbringen, für die ein eigenes Dokument in DEVONthink unpraktisch wäre. Dadurch habe ich alle relevanten Informationen zu einem Projekt an einer Stelle. Projektergebnisse werden dann – soweit sinnvoll – aufbereitet und in DEVONthink verfügbar gemacht, um auch mittel- und langfristig verfügbar zu sein. Dadurch erreiche ich eine Trennung zwischen kurzfristig wichtigen Dingen und Details (Circus Ponies Notebook) und aufbereiteter, essentieller Information (DEVONthink). Diese Aufteilung hat sich in der täglichen Arbeit gut bewährt.

Notizbücher können nach Projektende natürlich zusätzlich archiviert werden, um bei Bedarf auch Details aus Telefonnotizen oder ähnliches zur Verfügung zu haben. Für die Archivierung bietet sich DEVONthink an, womit dann letztlich doch wieder alles an einer Stelle ist.

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