PomodoroHelper

Eine Alternative zum “klassischen” GTD  ist die Pomodoro-Methode von Francesco Cirillo. Mehr zu dieser Methode ist in diesem Artikel zu finden.

Für die Umsetzung werden lediglich Papier, Bleistift und ein Timer benötigt. Natürlich gibt es aber auch für die Pomodoro-Methode Applikationen, die das Leben leichter machen. Die mit Abstand komfortabelste und vollständigste mir bekannte Anwendung ist PomodoroHelper.

PomodoroHelper ist eine Webanwendung, die den kompletten Prozess vom Anlegen der Aufgaben über die Erledigung, bis hin zur statistischen Auswertung unterstützt. Es ist meines Wissens nur eine englischsprachige Version verfügbar.

Die Anwendung

Planen

Aufgaben haben eine Reihe von Attributen: Titel, Notiz, geschätzter Aufwand, Dringlichkeit, Termin, Farbe. Sie können auch Projekten zugeordnet werden. Verwaltet werden die Aufgaben in Listen. Es gibt eine Liste für unerledigte Aufgaben und eine für die geplanten (aktuell zu bearbeitende Tasks).

Bild 1 – Projekte und Aufgaben

Arbeiten

Will man eine Aufgabe in Angriff nehmen, startet man diese mit einem Klick auf den grünen Startknopf (siehe Bild 2). Daraufhin öffnet sich die Timeransicht (siehe Bild 3).
Hier sieht man die Uhr und eine Reihe von Schaltern für Unterbrechungen, das schnelle Anlegen neuer Aufgaben, und den Abbruch des laufenden Pomodoro. Ist ein Pomodoro abgelaufen, läutet der Timer. Das lange Läuten des Timers ist etwas nervend. Dei Anzahl erfolgreicher Pomodoros wird für jede Aufgabe angezeigt.
Ist eine Aufgabe abgeschlossen, klickt man den OK-Button rechts an.

Bild 2 – Todo-Liste

Bild 3 – Timer

Analysieren

Will man sehen, wie gut die Arbeit über die Zeit so gelaufen ist, kann man eine Reihe von Statistiken visualisieren. Bild 4 zeigt nur einige davon. Die Daten lassen sich für weitere Auswertungen auch nach Excel exportieren.

Bild 4 – Statistiken

Das Drumherum

Für die Arbeit mit PomodoroHelper ist eine Anmeldung nötig; sonst wären natürlich die Daten nach Ende einer Sitzung nicht mehr verfügbar. Die Anmeldung ist einfach und kostenfrei. Dafür wird dezente Werbung eingeblendet.
Wie bei allen Webanwendungen sollte man sich darüber im klaren sein, dass die Daten auf einem fremden Server liegen, der irgendwo auf der Welt steht.
Es ist nicht klar, wie aktiv PomodoroHelper entwickelt wird. Das letzte Update unter News ist von September 2011, das Wiki ist praktisch leer. Dadurch empfiehlt sich das Produkt nicht unbedingt für den ernsthaften Einsatz. Allerdings sind Konzept und Umsetzung so gut, dass es sich lohnt, seine weitere Entwicklung zu verfolgen.

Fazit

PomodoroHelper ist eine sehr schöne Anwendung für einfaches Taskmanagement. Die technische Umsetzung ist gut gelungen und macht die Arbeit mit dem Programm sehr angenehm und intuitiv.
PomodoroHelper ist nicht vergleichbar mit Things oder ähnlich kompletten Lösungen, aber das will es eben auch gar nicht.
Wer mehr von PomodoroHelper sehen will, sollte die “geführte Tour” durch die Anwendung nehmen.

Zeitbewusstsein

Zeit ist wohl die einzige Ressource, von der wir alle gleich viel haben (von der Lebenszeit bitte ich hier einmal abzusehen). Trotzdem scheint uns die Zeit oft nicht zu reichen, um alles zu tun, was wir uns vorgenommen haben. Zeit ist aber auch die einzige Ressource, auf die wir keinen Einfluss nehmen können; wir können sie weder zurück drehen noch langsamer oder schneller voranschreiten lassen.

Da wir den Lauf der Zeit nicht beeinflussen können, müssen wir uns mit ihr arrangieren.

Eine Methode ist, schneller und mehr zu arbeiten. Das ist im Allgemeinen keine gute Idee. Die Qualität der Ergebnisse wird zu wünschen übrig lassen und außerdem wird uns irgendwann die Luft ausgehen.

Wenn wir nicht länger arbeiten wollen, müssen wir unsere Zeit gezielter einsetzen. Wir müssen uns klar darüber werden, was uns wichtig ist. Welche Aufgabe bringt uns unserem Ziel näher? Was passiert, wenn wir eine unwichtige Aufgabe nicht machen? In vielen Fällen passiert gar nichts 😉

Wenn wir mit Hilfe dieser Fragen unsere Aufgaben auf das Essentielle eingedampft haben, steht einer konzentrierten Umsetzung eigentlich nichts mehr im Wege. Eigentlich. Aber manchmal stehen wir uns eben selbst im Weg. Dann fällt es uns schwer, wichtige Aufgaben in Angriff zu nehmen. Es fallen uns tausend Dinge ein, die vorher noch schnell gemacht werden ‚müssen‘.

Um dieses sich verzetteln leichter in den Griff zu bekommen gibt es einige Techniken. Die Pomodoro Technik von Francesco Cirillo habe ich in diesem Blog bereits beschrieben. Cirillo empfiehlt dort, seine Aufgaben in Pakete zu je 25 Minuten herunter zu brechen und so abzuarbeiten. Danach folgt eine kurze Pause. 25 Minuten sind überschaubar, aber auch lang genug, um sich vertiefen zu können.

Sind 25 Minuten erst einmal zu lang, können wir durchaus auch mit 10 Minuten-Intervallen beginnen. Ist auch das noch zu lang, gehen wir eben auf 5 Minuten, oder sogar 1 Minute herunter.  Ein Erfolgserlebnis macht das nächste Intervall schon leichter und so können wir uns dann mit der Zeit auf 25 Minuten steigern. Wichtig ist, mit der Aufgabe anzufangen!

Neben den bei der Pomodoro-Technik beschriebenen Tools gibt es auch eine schöne Website, die einige Timer anbietet. Zu finden ist sie unter http://e.ggtimer.com. Dort können Timer für praktisch beliebige Dauern gestartet werden. Unter anderem gibt es auch einen auf Pomodoro spezialisierten Timer unter http://e.ggtimer.com/pomodoro

Solche Timer können helfen, bewusster mit der Zeit umzugehen und damit produktiver zu werden. Wie bei allen Methoden und Werkzeugen gilt natürlich auch hier, dass wir unsere Arbeit immer noch erledigen müssen – falls wir sie nicht delegieren können.

Die Pomodoro Technik von Francesco Cirillo

Wie bereits in einem älteren Beitrag erwähnt, hilft gutes Task Management zwar dabei zu wissen, was getan werden muss, bietet aber keine methodische Unterstützung für die Umsetzung.

Natürlich wird es kaum eine Methode geben können, die uns die Arbeit selbst abnimmt. Aber oft hält uns ja „nur“ ein Mangel an Konzentration – oder ein Übermaß an Ablenkung – davon ab, unsere Aufgaben zügig zu erledigen.

Francesco Cirillo hat sich bereits in den 80er Jahren mit diesem Problem auseinandergesetzt. Das Ergebnis seiner Überlegungen war die Pomodoro Technik.

Die Idee dahinter ist einfach: Stelle einen Küchenwecker (zum Beispiel in Form einer Tomate = Pomodoro 😉 auf 25 Minuten ein und arbeite konzentriert, bis der Wecker läutet. Dann mach 5 Minuten Pause und stelle den Wecker für die nächste Runde. Nach 4 Runden (auch Pomodoros genannt) mache eine längere Pause von 20 Minuten.

Und wie funktioniert das? Das Stellen des Weckers ist der Start einer Phase konzentrierter Arbeit. Durch das Ticken wird man daran erinnert, dass ein Pomodoro aktiv ist; das hält das Bewusstsein dafür wach, dass man konzentriert arbeiten will. Nach einiger Zeit führt die regelmäßige Anwendung dazu, dass wir entsprechend konditioniert sind. Das Einstellen des Weckers führt schon zu der notwendigen Ruhe und Fokusierung. Das Ticken hört man nicht mehr bewusst. Irgendwann ist das Zeitgefühl so ausgeprägt, dass die 25 Minuten richtig ‚gefühlt‘ werden.

Natürlich ist die Welt auch mit der schönsten Methode nicht ideal. So wird es immer wieder zu Unterbrechungen kommen, während ein Pomodoro aktiv ist. Ziel der Methode ist, diese Unterbrechungen in den Griff zu bekommen und zu minimieren. Der erste Schritt dazu ist die Dokumentation solcher Unterbrechungen.

Immer wenn eine Unterbrechung eintritt notiert man sich dies (einfache Strichliste). Dabei wird zwischen internen und externen Unterbrechungen unterschieden. Interne Unterbrechungen kommen aus uns selbst; wir holen etwas zu trinken, gießen schnell mal die Blumen usw. Externe Unterbrechungen kommen von aussen; das Telefon läutet, ein Kollege kommt herein.

Unterbrechungen führen zum Abbruch eines Pomodoro, wenn sie länger als ein paar Sekunden sind. In der ersten Zeit schafft man es so kaum, auch nur ein Pomodoro am Tag abzuschließen.

Cirillo gibt einige Tips, wie die Anzahl der Unterbrechungen reduziert und damit die Produktivität erhöht werden kann.

In seinem Buch arbeitet Cirillo die Methode weiter aus in Richtung Taskplanung, Aufwandsabschätzung und Tracking. Dort erläutert er die Pomodoro Technik sehr detailliert. Auf der Pomodoro Webseite kann das Buch kostenlos herunter geladen werden.

Für die Pomodoro Technik wurden eine ganze Menge Programme und Apps entwickelt. Beispiele sind Pomodoro für den Mac, PomodoroPro für das iPhone und Pomodoro für das iPad. Die ersten beiden sind in erster Linie einfache Timer mit ein paar Erweiterungen.

Pomodoro für das iPad bietet mehr Unterstützung für die Pomodoro Technik. Es erlaubt die Pflege einer Aufgabenliste mit Aufwandsabschätzungen und die Abarbeitung dieser Aufgaben. Dabei können auch Unterbrechungen erfasst werden.

Für mich ist diese Methode eine gute Ergänzung zu GTD. Aus diesem Grund nutze ich auch nur die Aufwandsabschätzung in Pomodoros (Vielfachen von 25 Minuten) und die eigentliche Abarbeitung mit dem Timer als Fokus Booster. Natürlich macht es nicht für alle Ausgaben Sinn diesen „Aufwand“ zu treiben. Hilfreich ist es aber für Aufgaben, die man konzentriert machen muss.

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