DEVONthink Scanner Beta 2 kann getestet werden

In Erweiterter Scanner-Support für DEVONthink  schrieb ich über die erste Public Beta für das neue Scannermodul. Inzwischen sind die Ergebnisse dieser ersten Testphase in das Produkt eingeflossen. Das Ergebnis steht jetzt als Beta 2 für weitere Tests zur Verfügung. Hier lässt sich das Modul herunterladen. Das Originalposting ist hier zu finden.

Erweiterter Scanner Support für DEVONthink

Fast jeder, der ein Dokumentenmanagementsystem verwendet, wird wohl auch die Notwendigkeit haben Papierdokumente zu scannen. DEVONthink hat aus diesem Grund eine sehr gute Anbindung für ScanSnap Dokumentenscanner. Damit lassen sich Dokumente direkt nach DEVONthink scannen und archivieren.
Hat man aber gebundene Dokumente oder ungewöhnliche Formate, helfen diese Scanner leider nicht mehr weiter. Dann muss auf Flachbettscanner oder andere Hilfsmittel ausgewichen werden.

DEVONtechnologies arbeitet gerade an einem Modul das es erlaubt, beliebige Scanner oder Kameras ähnlich komfortabel wie die ScanSnaps zu benutzen. Das Modul setzt auf Mac OS X Schnittstellen auf und unterstützt dadurch automatisch alle Geräte, die auch mit Apples Image Capture Applikation funktionieren. Zur Zeit ist dieses Modul in der Public Beta Phase. Das Blog von DEVONtechnologies ist übrigens generell interessant.

Ich habe erfolgreich Tests durchgeführt mit HP Photosmart C3180 (Drucker kombiniert mit Flachbettscanner), iPhone und Canon EOS 5D Mark II (Spiegelreflexkamera).

Die Verwendung ist einfach. Gestartet wird das Modul über den Menüpunkt Ablage/Importieren/From Scanner or Camera (die Beta ist noch nicht lokalisiert).

Bild 1 - Menü


Bild 2 - Fenster mit Geräteliste

In einer Liste tauchen alle gerade angeschlossenen Geräte auf. Wählt man ein iPhone oder eine Kamera an, werden die dort gespeicherten Bilder angezeigt. Sie lassen sich jetzt direkt herunterladen. In der Ansicht Scans and Images sind einige grundlegende Werkzeuge zur Bildbearbeitung verfügbar, zum Beispiel zum Drehen der Bilder. Hier können den Bildern auch Tags und Titel zugeordnet werden. Außerdem lässt sich der Zielordner in DEVONthink festlegen. Mit einem Klick auf Senden werden die Bilder dann in DEVONthink importiert.

Bei Auswahl eines Flachbettscanners sieht man den gewohnten Dialog zur Einstellung der Scaneigenschaften und des Bildausschnitts. Nach dem Scannen landet das Ergebnis wie die Fotos in der Liste Scans and Images und kann dann importiert werden. Ach so, OCR wird natürlich auch unterstützt!

Bild 3 - Gescanntes Dokument mit Eigenschaftsdialog

Das Modul macht bereits einen guten Eindruck, hat aber natürlich noch ein paar kleine Ecken und Kanten. Ich habe es bereits seit einigen Tagen im produktiven Einsatz und will es nicht mehr missen.

Dokumentenmanagement mit DEVONthink

Für die Ablage und natürlich das Wiederfinden von digitialisierten Dokumenten braucht man ein Dokumentenmanagementsystem. Im einfachsten Fall nutzt man das Dateisystem mit einer geeigneten Ordnerstruktur und sprechenden Dateinamen. Hat man viele Dokumente, stößt man damit aber schnell an die Grenzen.

In diesem Fall bietet sich der Einsatz eines speziellen Dokumentenmanagementsystems an. Die Bandbreite der verfügbaren Lösungen ist sehr hoch; ein internationaler Konzern hat eben andere Anforderungen als ein SOHO (small office, home office).

Meine Anforderungen liegen im SOHO-Bereich. Deshalb war ich auf der Suche nach einer kleinen Lösung. Dabei bin ich auf DEVONthink gestoßen. DEVONthink ist eine Produktfamilie mit den Mitgliedern DEVONthink Personal, DEVONthink Professional und DEVONthink Professional Office. Außerdem gibt es noch DEVONthink To Go für iPhone und iPad.

DEVONthink erlaubt die Archivierung von Dokumenten in einer Datenbank. Dabei kann für jedes Dokument entschieden werden, ob es in die Datenbank kopiert, oder  lediglich indiziert werden soll. Im Falle des Kopierens kann das Dokument anschließend aus dem Dateisystem gelöscht werden – eine Sicherheitskopie kann aber nicht schaden ;-). Entscheidet man sich für die reine Indizierung bleibt das Dokument im Dateisystem und es werden lediglich die Metadaten in der Datenbank angelegt. Dies macht den Zugriff auf das Dokument mit den üblichen Verfahren möglich, also zum Beispiel aus dem Finder heraus.

Hat man nun ein Dokument erfasst, können Tags (Schlagwörter) zugeordnet werden.

In DEVONthink lässt sich eine hierarchische Struktur für die Dokumente definieren, wie man sie auch vom Dateisystem her kennt. Dies erlaubt eine systematische Ablage, was besonders für zusammengehörende Dateien sinnvoll sein kann. Die Hierarchieebenen werden ebenfalls als Tag an ein Dokument gehängt. Letztendlich sind sie, aus Sicht von DEVONthink, nichts anderes.

Die Suche nach einem Dokument kann nun auf Basis der Metadaten sowie des Dokumententextes erfolgen. DEVONthink erlaubt komplexe Suchkriterien, die auch abgespeichert werden können. Sie erscheinen dann als dynamische Ordner im Übersichtsfenster.

DEVONthink bietet einige Funktionen, die bei der Suche oder auch der Einordnung eines Dokuments helfen. Anhand verschiedener Kriterien zeigt es zum Beispiel Dokumente, die Ähnlichkeit zu dem ausgewählten Dokument aufweisen. Der Grad der Ähnlichkeit wird graphisch angegeben.

Da ich möglichst viele meiner Dokumente in digitialisierter Form archivieren will, habe ich mich für DEVONthink Professional Office entschieden; es bietet eine sehr gute Scannereinbindung. Ich muss lediglich ein Dokument in meinen Scanner legen und den Scann starten. Das Scanergebnis wird dann automatisch von DEVONthink gelesen, mit einer OCR-Software in ein durchsuchbares pdf Dokument konvertiert und im Eingangskorb abgelegt. Anschließend ordne ich die Dokumente ein und verschlagworte sie.

Dokumente können auch automatisch von DEVONthink einsortiert werden, diese Funktionalität habe ich allerdings noch nicht benutzt.

Für die Einarbeitung in DEVONthink kann ich das Buch Take Control of Getting Started with DEVONthink 2 sehr empfehlen. Es führt anwendungsorientiert durch DEVONthink und erleichtert damit die schnelle Nutzung sehr.

%d Bloggern gefällt das: