Rückblick auf ein Jahr Dokumentenablage nach dem Verfahren von Noguchi

Nach einem Jahr mit meiner Dokumentenablage nachNoguchi ist es an der Zeit, ein Resumé zu ziehen.

Ein paar Worte zu der zugrundeliegenden Fragestellung und der Methode selbst.

Bei der Ablage stolpert man immer wieder über Dokumente, die einfach nicht in die benutzte Systematik passen wollen. Das können z.B. Einzelstücke sein, für die es sich nicht lohnt, einen Ordner anzulegen, oder die durch ihr Format nicht in einen Ordner passen. In manchen Fällen ist das Hantieren mit Locher oder Prospekthüllen auch einfach zu aufwändig.

Für solche Fälle bietet sich die von Noguchi vorgeschlagene Methode an. Nach dieser Methode steckt man jedes Dokument, oder mehrere zusammengehörige, in einen C4-Umschlag und beschriftet diesen mit sinnvollen Stichworten. Die Umschläge werden dann in ein Regal gestellt. Dabei stellt man den jeweils neuesten Umschlag immer ganz links neben die vorhandenen. Wird ein Umschlag entnommen, um etwas nachzuschauen, oder zu ergänzen, stellt man diesen wieder ganz links hin.

Was ist nun das Besondere an dieser Methode?

Die Ablage geht sehr schnell und einfach; Umschlag nehmen, Dokument rein, beschriften und ab ins Regal. Dabei ist es praktisch, einen Vorrat an leeren Umschlägen griffbereit im Regal zu haben.

Erstaunlicherweise funktioniert auch das Auffinden von Dokumenten gut. Da diese Ablage nicht für alle Dokumente benutzt wird, bleibt die Größe überschaubar. Durch geschickt angebrachte Etiketten ist es einfach, durch die Umschläge zu blättern und das Gesuchte zu finden. Da häufig gebrauchte Umschläge immer wieder links eingestellt werden, findet man diese auch immer schnell.

Durch das benutzte Ordnungsprinzip sammeln sich mit der Zeit rechts die Umschläge, die lange nicht benutzt worden sind. So lassen sich potentielle ‚Karteileichen‘ recht einfach finden und entsorgen.

Zuguterletzt ist diese Ablage auch sehr preisgünstig und Platz sparend.

Resumé

Wie bereits vor einem Jahr beschrieben habe ich mich nicht an die ‚reine Lehre‘ gehalten, alle Dokumente in ein einziges Archiv zu packen. Die Aufteilung in ein allgemeines Archiv und ein weiteres für Handbücher, Garantieunterlagen, Produkt DVDs und ähnliches hat sich gut bewährt. Für mich ist immer klar, in welchem Archiv ich etwas ablegen und wieder suchen muss. Eine klare Definition ist hier natürlich entscheidend.

Nach kurzer Zeit hat sich die Größe des Archivs eingependelt. Da ich die meisten Dokumente digitalisere und in einer Dokumentendatenbank verwalte, hält sie sich sehr in Grenzen. Die Suche ist dadurch völlig unproblematisch.

Vor allen Dingen weiß ich allerdings die Ablage zu schätzen! Hatte ich früher oft Dokumente längere Zeit herumliegen, weil ich nicht recht wusste, wohin damit, werden diese heute sofort abgelegt. Dieses Versprechen hat sich also erfüllt.
Auch konnte ich jetzt bereits die ersten ‚Leichen‘ finden und aussortieren.

Ich bin mit diesem System sehr zufrieden.

Dokumentenablage nach Noguchi

Noguchi schlägt vor, abzulegende Dokumente in einen C4-Umschlag zu stecken, diesen mit Stichworten zu versehen und in ein Regal zu stellen. Neue Umschläge werden einfach links eingestellt. Wird ein Umschlag zur Bearbeitung des Inhalts herausgenommen, stellt man ihn anschließend wieder ganz links ein. Dadurch sind auf der linken Seite immer die am aktuellsten benutzten Dokumente. Rechts sammeln sich die, die nicht oder nur selten benutzt werden. Diese können dann immer wieder aussortiert werden.

Das Verfahren funktioniert für kleinere Mengen an Dokumenten für mich ganz gut. Es ist vor allem für Dokumente interessant, die immer wieder gebraucht werden, aber schwer systematisch zu ordnen sind.

Die Ablage neuer Dokumente geht sehr schnell und ohne dass viele Gedanken nötig sind.

Die Suche ist ein anderes Kapitel; man muss wissen, dass das, was man sucht, da drin ist. Praktisch ist das für mich kein Problem, weil dieses Archiv recht überschaubar ist.

Für Handbücher, CDs und Rechnungen zu Produkten habe ich ein eigenes Archiv angelegt. Diese Umschläge sind meistens ziemlich dick und haben dadurch  beim täglichen Umgang gestört. Gerade für solche Unterlagen hat sich für mich dieses Verfahren bewährt; hier liegen Artefakte in verschiedenen Größen und Stärken vor, die sich sonst kaum sinnvoll ablegen lassen.

Dokumentenmanagement – Ablage und Auffinden von Dokumenten

Dokumente liegen in den verschiedensten Ausprägungen vor. Grob lassen sich diese in papierbasiert und computerlesbar klassifizieren.

Darüber hinaus gibt es Dokumente, die auf Dauer wichtig für uns sind und solche, die wir nur für einen bestimmten Zweck brauchen, oder nur begrenzte Zeit aufheben müssen.
Einige dieser Dokumente brauchen wir täglich, andere nur alle paar Jahre.
Zu allem Überfluss gibt es auch noch Dokumente, die sich schwer in klassischen Ordner basierten Systemen ablegen lassen, weil die Zuordnung schwierig ist.

Für all diese Anforderungen ein geeignetes Ablagesystem zu finden, ist eine Herausforderung.

Meine Dokumente lege ich auf verschiedene Arten ab. Fast alles wird digitalisiert und in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
Wichtige Originale werden natürlich aufgehoben. Diese wandern in einen Ordner, falls sie einfach zuzuordnen und von längerfristigem Interesse sind. Dies gilt zum Beispiel für Versicherungsunterlagen und Verträge. Andere Dokumente lege ich nach dem Verfahren von Noguchi ab. Darunter fallen Dinge wie Rechnungen für die Krankenkasse, Garantieurkunden und Ähnliches.

Die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems erlaubt eine einfache Suche über die Dokumente. Außerdem kann ich leicht einzelne Dokumente auf mein iPhone oder iPad laden und so jederzeit zugreifbar haben. Da die Dokumente großteils als pdf vorliegen, ist es auch einfach möglich, Anmerkungen und Hervorhebungen zu nutzen.

Das vielleicht wichtigste Kriterium für eine Dokumentenverwaltung ist der Aufwand für die Ablage eines Dokuments. Am wichtigsten deshalb, weil es sonst nicht richtig genutzt werden wird und somit nur begrenzten Wert haben kann.
Natürlich muss es auch sinnvoll möglich sein, Dokumente wieder zu finden. Je häufiger wir ein Dokument benötigen, desto einfacher und schneller muss der Zugriff darauf sein.

Für die Ablage meiner Dokumente verwende ich DEVONthink pro Office. Papierdokumente werden gescannt, computerlesbare Dokumente direkt importiert. Mit Hilfe von Schlagworten und Volltextsuche ist das Auffinden von Dokumenten einfach und schnell.

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