Dokumente in DEVONthink verlinken

Die Dokumente in einer Dokumentendatenbank sind im Allgemeinen keine Inseln, sondern stehen in Beziehung zueinander. Diese Beziehungen drücken sich in DEVONthink durch Gruppen und Tags aus. Damit lassen sich zusammen gehörende Dokumente einfach und effizient gruppieren und finden. Oft besteht aber auch der Wunsch Dokumente zu referenzieren, die in einem anderen Kontext abgelegt sind, vielleicht sogar in einer anderen Datenbank. Zu diesem Zweck bietet DEVONthink links an.

Links kennen wir aus HTML-Seiten im Web. Sie verknüpfen zwei Resourcen, Webseiten oder auch Dateien, und man kann mit ihrer Hilfe durch einen ganzen Wald an Seiten navigieren.

In DEVONthink liegt uns in erster Linie daran, unsere Dokumente miteinander verknüpfen zu können, aber natürlich sind auch links ins Intra- oder Internet wichtig.

DEVONthink bietet verschiedene Möglichkeiten Dokumente aus anderen Dokumenten zu referenzieren. Sie sind im Kontextmenü der Dokumente zu finden (Bild 1).

  • Link erzeugen  Diese Funktion erzeugt mit dem markierten Text einen link auf ein Dokument mit dem Namen des markierten Textes. Gibt es dieses Dokument noch nicht, wird es angelegt und mit dem Text verlinkt.
  • Link hinzufügen… Erlaubt markierten Text mit einem beliebigen link zu hinterlegen. Der link kann in einem Eingabefeld eingegeben werden.
  • Verknüpfen mit   Hiermit lässt sich der markierte Text mit einem link auf ein anderes Dokument hinterlegen. Das Zieldokument kann aus einem Menü ausgewählt werden. Es sind auch links auf Dokumente in anderen Datenbanken möglich (Bild 2).
  • Verknüpfung einfügen  Ist kein Text markiert, kann mit dieser Funktion ein link auf ein anderes Dokument erzeugt werden. Das Zieldokument wird wie oben aus einem Menü ausgewählt. Der link wird mit dem Namen des Zieldokuments erzeugt.

Nicht jeder Dokumententyp bietet alle Möglichkeiten. Tabelle 1 gibt einen Überblick (ohne Anspruch auf Vollständigkeit).

Tabelle 1 - Unterstützte Dateiformate

Tabelle 1 – Unterstützte Dateiformate

Bewegt man die Maus über einen link in einer Formatierten Notiz, wird das Ziel in der Statuszeile des Dokuments angezeigt (Bild 3). In PDF-Dokumenten konnte ich zwar links setzen und auch benutzen, allerdings waren sie leider nicht mehr sichtbar 😦

Links in DEVONthink bieten gute Möglichkeiten Zusammenhänge zwischen Dokumenten aufzuzeigen und die Navigation zu erleichtern. Besonders interessant ist die Möglichkeit Dokumente in anderen Datenbanken referenzieren zu können.

Bild 1 - Kontextmenü

Bild 1 – Kontextmenü

Bild 2 - Kontextmenü Dokumente

Bild 2 – Kontextmenü Dokumente

Bild 3 - Hinweis für link

Bild 3 – Hinweis für link

DEVONthink 2.7

DEVONthink 2.7 bringt neben Anpassungen für Maverick einige interessante Dinge mit.

Die Synchronisation mittels SyncStore, also über Dropbox oder einen anderen Server, verschlüsselt jetzt Metadaten und Dateien. Das ist natürlich speziell bei Verwendung von Cloud-Speicher wichtig.  Jetzt werden auch ältere Transaktionen automatisch wieder gelöscht. Darüber hinaus wurden einige Probleme bei der mit DEVONthink to go behoben.

Formatierte Notizen und Markdown werden jetzt auch im Sorter unterstützt (siehe Bilder 1 und 2).

Überprüfen und Reparieren prüft jetzt auch indizierte Dateien.

Eine weitere nützliche Erweiterung ist der Update von Arbeitsumgebungen. Soll eine bestehende Arbeitsumgebung geändert werden, kann jetzt einfach der gewünschte Zustand hergestellt werden. Gehe zu / Arbeitsumgebungen / Aktualisieren … speichert die Anpassungen. So lässt sich einfach und schnell der aktuelle Zustand einfrieren und zu einem späteren Zeitpunkt wieder herstellen.

Weitere neue Features und Verbesserungen sind in den Release Notes im Hilfemenü zu finden.

Zwei kleine Probleme gibt es auch. Allerdings nicht Ernstes.

Notizen im Sorter

Bild 1 – Notizen im Sorter

Bild2 - Verfügbare Formate

Bild2 – Verfügbare Formate

Von Markdown nach docx und zurück

iAWriter 1.5.1 für Max OS X unterstützt den Export von Markdown in das docx-Format von Microsoft Word 2007 und den Import von docx-Dateien.

Die Ergebnisse erster Versuche sehen ganz vielversprechend aus. Natürlich sollten die Erwartungen auf das reduziert sein, was Markdown zu leisten vermag. Überschriften, Fettdruck, Italics und Aufzählungen werden unterstützt. Tabellen werden beim Import in reinen Text ‚aufgelöst‘. Auch verschiedene Fonts und Farben sind natürlich verloren.

Trotz dieser Einschränkungen ist dieses Feature durchaus hilfreich. Es ist einfach, aus einem Markdown-Text eine initiale Word-Datei zu erzeugen, die dann manuell weiter aufbereitet wird. Der Mehrwert gegenüber reinem kopieren des Textes liegt schon allein darin, dass die Struktur erhalten bleibt und die Auszeichnungen nicht entfernt werden müssen.

Auch die Übernahme eines bestehenden Dokuments kann helfen. Damit lässt sich ohne viel Aufwand ein Text aus Word übernehmen, der dann eben in Markdown weiter bearbeitet werden kann. Hier bleibt ebenfalls die Struktur erhalten. Auch Inhaltsverzeichnis und Referenzen werden übernommen, sind allerdings nicht ‚aktiv‘.

Speziell beim Import ist natürlich eine gründliche Prüfung des Textes sinnvoll.

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