Information zugänglich machen – Einsatz von Wikis

Im Laufe der Zeit sammeln sich eine Menge Informationen an. Wir schreiben Notizen, sammeln links auf Webseiten, erhalten mails und Dokumente. Meist werden diese Informationen an unterschiedlichen Stellen archiviert, z.B. im Mailarchiv, als Browserlesezeichen, im Dateisystem, oder in speziellen Applikationen für Notizen. Das macht natürlich das Auffinden dieser Informationen schwer.

Ein erster Schritt zu einer besseren Organisation ist die Verwendung eines einheitlichen Archivs. Zu diesem Thema hatte ich hier bereits einen Artikel geschrieben. Weiterhin habe ich das Dokumentenmanagementsystem DEVONthink kurz vorgestellt, mit dem ich gute Erfahrungen gemacht habe.

Ein Dokumentenmanagementsystem erlaubt unter anderem die Vergabe von Schlüsselwörtern für Dokumente, und erlaubt damit eine mehrdimensionale Strukturierung. Damit lassen sich Dokumente gezielt wiederfinden.

In manchen Fällen ist es aber wünschenswert, innerhalb eines Textes direkt auf ein anderes Dokument zu referenzieren. Wir alle kennen das aus Webseiten.

Solche direkten links auf ein anderes Dokument sind oft z.B. bei Notizen hilfreich, die somit in einen größeren Kontext gestellt werden können. Gerade Notizen entstehen ja aus der Situation heraus, sind knapp gehalten und eng fokusiert. Dies macht sie im Nachhinein oft schwer zu verstehen. Deshalb ist es notwendig, wichtige Notizen später aufzuarbeiten und sie somit zugänglich zu machen. Erst durch die Integration in einen Kontext mit anderen Informationen gewinnen sie an Wert. Von besonderer Bedeutung ist dies, wenn die Informationen von mehreren Personen genutzt werden sollen.

Eine gängige Methode zur Aufbereitung von Notizen ist die Benutzung eines Wiki. Das Konzept von Wikis kennen wir wohl alle von Wikipedia.

DEVONthink bietet die Möglichkeit Dokumente zu verlinken. Das funktioniert zur Zeit für RTF-Dokumente. Damit können auf einfache Weise Notizen miteinander oder auch mit anderen Dokumenten, wie PDF, Word, usw., miteinander verlinkt werden. Auf diese Weise wird aus isolierten Informationen ein Wissensnetz. Diese Verlinkung geht über den Gebrauch von Schlüsselwörtern hinaus, weil sie viel gezielter erfolgt und direkt aus dem aktuellen Kontext abrufbar und nachvollziehbar ist.

Leider lassen sich in der iPad-App für DEVONthink gegenwärtig nur Notizen als einfache Texte anlegen, also nicht als RTF-Dokumente. Diese lassen sich allerdings später in der Desktop-Applikation entsprechend in RTF konvertieren und dann auch verlinken. Da meist sowieso eine Nachbereitung von Notizen nötig wird, ist dies also keine allzu große Einschränkung.

Natürlich gibt es auch eine Menge alleinstehender Wiki-Applikationen; große und mächtige wie Mediawiki, auf dem Wikipedia basiert, aber auch sehr kompakte wie WikiTouch, das auch auf einem iPhone oder iPad läuft.

Ist DEVONthink zu groß für die eigenen Anforderungen, ist man mit WikiTouch gut bedient, um Notizen zu erfassen und diese zu vernetzen.

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Informationsflut

Tag für Tag werden wir mit neuen Informationen fast überschüttet. Immerhin einige davon sind so interessant für uns, dass wir sie nicht vergessen wollen. Wir machen uns also eine Notiz zu dieser Information.

Im Laufe der Zeit sammeln sich eine Menge Notizen zu allen möglichen Themen. Schnell stellt sich die Frage, wie wir eine Notiz wieder finden, die wir irgendwann gemacht haben. Dahinter steckt aber auch noch die viel wichtigere Frage, wie wir dafür sorgen, dass die Informationen nicht einfach in unseren Notizen verschwinden und letztendlich doch verloren sind.

Im Grunde haben wir es also mit zwei Problemen zu tun. Zum Einen müssen wir in der Lage sein, Notizen zu erzeugen, und zwar möglichst genau dann, wenn wir eine Information bekommen, oder aber eine Idee haben. Zum Anderen müssen wir in der Lage sein, diese Notizen später sinnvoll auswerten zu können.

Das Erfassen von Notizen

Für die Erfassung von Notizen gibt es eine Vielzahl an Werkzeugen. Da sind z.B. Notizbuch und Bleistift, Diktiergerät, Kamera, Schreibprogramm auf dem Laptop, sowie spezielle Applikationen für PCs und mobile Plattformen.

Jedes dieser Werkzeuge hat Stärken und Schwächen. Welches davon für uns das Richtige ist, müssen wir anhand unserer Anforderungen entscheiden. Wahrscheinlich gibt es nicht nur eine Antwort auf diese Frage.

Ein Notizbuch hat den großen Vorteil, dass wir gewohnt sind, schnell und ohne großes Nachdenken, handschriftliche Notizen zu machen. Außerdem erlaubt es schnelle Skizzen, Strukturierungen, Hervorhebungen und Verzeigerungen ohne Aufwand und ohne Einschränkungen.

Diese Flexibilität hat aber den Preis, dass die Information im Notizbuch steckt und schwer weiter verwendet oder mit anderen geteilt werden kann. Je nach Qualität der eigenen Handschrift, gibt es auch Probleme mit dem späteren Entziffern.

Diktiergeräte ermöglichen das schnelle Festhalten von Gedanken, aber auch die Aufzeichnung von Diskussionen. Auch hier ist die spätere Auswertung unter Umständen aufwändig oder schwierig.

Kameras sind ein gutes Hilfsmittel, um schnell ein Whiteboard abzufotographieren und so diese vergängliche Information festzuhalten. Das Bild ist allerdings später ohne Kontext schwer zu nutzen.

Schreibprogramme auf dem Laptop erlauben eine saubere Dokumentation und Strukturierung. Den meisten von uns fällt es allerdings schwer, nebenher, ohne Unterbrechung der Diskussion, am Laptop zu schreiben. Oft entstehen so Pausen, die den Fluss stören können.

Dann gibt es noch die speziellen Applikationen, die für das Anfertigen von Notizen entwickelt wurden. Davon gibt es eine große Anzahl, was das Bedürfnis nach einer besseren Lösung als den gegebenen dokumentiert.

Die Ansätze dieser Programme sind zum Teil sehr unterschiedlich. Sie decken im Grunde die ganze oben beschriebene Bandbreite ab. Dabei versuchen sie, die Schwächen der zugrundeliegenden Methode zu entschärfen, oder besser noch die Stärken mehrerer Methoden zu kombinieren und die Schwächen damit zu eliminieren.

In weiteren Artikeln werde ich einige Vertreter dieser Gruppe vorstellen.

Das Auswerten von Notizen

Wie bereits oben ausgeführt, bringen uns Notizen nur einen Nutzen, wenn wir sie später verfügbar haben und die Informationen auswerten können.

Sammeln wir die Notizen nur, werden wir in der Flut ertrinken und einfach einen Großteil der eigentlich verfügbaren Informationen nicht mehr nutzen können.

Um also wirklichen Nutzen aus unseren Notizen ziehen zu können, müssen wir sie in einer Form aufbereiten, die einen einfachen Zugriff erlaubt und die isolierte Informationen auch in einen Zusammenhang stellen kann. Ohne diesen Zusammenhang sind viele Notizen schnell wertlos.

Schaffen wir Zusammenhänge zwischen Informationen, erhalten wir im Ergebnis Wissen. Das Aufbereiten der Informationen erhöht also deren Wert und bringt uns auf eine höhere Stufe.

Für diesen Schritt gibt es verschiedene Hilfsmittel. Dies fängt bei einer schriftlichen Aufbereitung der Informationen an, die vielleicht mit graphischen oder anderen Mitteln unterbaut werden kann. Ein gängiges Werkzeug sind sogenannte Wikis.

Wir alle nutzen wahrscheinlich immer wieder Wikipedia, um uns über ein Thema oder auch nur einen Begriff zu informieren. Was Wikipedia so interessant macht, sind die Verlinkungen zwischen den Artikeln. So bekommen wir nicht nur Informationen zu dem Gesuchten, sondern auch weiterführende Informationen und einen Kontext, in dem die gesuchte Information steht.

Nun muss es für persönliche Zwecke oder ein kleines Büro nicht gleich ein Wiki vom Format der Wikipedia sein. Es gibt eine Menge verschiedener Wiki-Applikationen mit ganz unterschiedlichen Anforderungen an Infrastruktur und Administrationsaufwand. Einige laufen auch auf mobilen Plattformen und erlauben es so, seine Wissensdatenbank immer verfügbar zu haben.

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