Karten in Trello via Email erzeugen

Bei den Trello-Entwicklern geht es offensichtlich gerade sehr geschäftig zu. Das liegt sicher zumindest zum Teil an den „Internals“, die zur Zeit dort arbeiten. Einer davon hat nun eine neue Funktion bereitgestellt, mit deren Hilfe sich Karten in einem Board via Email anlegen lassen.

Um Emails an ein Board senden zu können, muss zuerst dessen Email-Adresse bekannt sein. Diese ist in den Einstellungen des Boards zu finden (Settings / Email Settings …). Bild 1 zeigt den Dialog für die Einstellungen. Neben der Adresse lässt sich die Liste einstellen, zu der die neue Task hinzugefügt werden soll, sowie die Position in der Liste – oben oder unten.

Die Email-Adresse lässt man sich am besten schicken (link unter dem Adressfeld). Die zugesandte mail enthält dann bereits eine vcard, die sich direkt in die Kontakte übernehmen lässt. So ist die Adresse immer griffbereit.

Der Titel der Karte ergibt sich automatisch aus dem Betreff der Email, der Text landet in der Beschreibung. Mit @<Name> können automatisch Kollegen der neuen Karte zugeordnet werden. Auf ähnliche Weise lassen sich auch Labels festlegen, dazu wird die Nummer oder der Text des Labels mit einem #<Label> in die Email geschrieben, z.B. #2 oder #Wichtig. @Name und #<Label> müssen im Betreff oder in einer eigenen Zeile im Text stehen. Sie werden nicht in den Titel der Karte übernommen. @<Name> ist der Name, wie er auch für Referenzen in Kommentaren benutzt werden kann, z.B. @vornamenachname.  Email-Anhänge werden auf die Karte übernommen.

Ein schönes Feature, mit dem auch Leute Karten anlegen können, die nicht direkt mit dem Board arbeiten. So könnten zum Beispiel Anwender eines Produkts neue Features vorschlagen oder Fehler melden. Auch wenn aus einem Email-Austausch eine Task entsteht, lässt sich dafür mit einem forward schnell und einfach eine Karte erzeugen.

Der Original-Blogartikel kann hier gefunden werden.

Bild 1 - Einstellungen Email

Bild 1 – Einstellungen Email

Neue Trello Features – Power-Ups

Trello hat einen neuen Menüpunkt für ein Board: die sogenannten Power-Ups. Hinter diesem Menüpunkt steckt ein Dialog (siehe Bild 1), der die Konfiguration verschiedener Features erlaubt. Diese Features sind nicht direkt sichtbar, weil damit gerechnet wird, dass sie nur für einen Teil der Anwender von Interesse sein werden. Damit soll die Oberfläche weiterhin klar und einfach benutzbar bleiben. Aus diesem Grund wurde auch die bereits seit längerer Zeit vorhandene Funktion zum Abstimmen über eine Task in die Power-Ups verschoben. Bei Bedarf kann sie dort eingeschaltet werden, sonst ist sie aus dem Weg.

Eines der neuen Features ist eine Kalenderanbindung.  Damit lassen sich alle Tasks eines Boards, die ein Datum zugewiesen haben, in einem Kalender im Browser darstellen. im Kalender kann eine Task dann auch per Drag and Drop auf einen anderen Tag verschoben werden. Bild 2 zeigt einen screenshot dazu.

Neben diesem ‚eingebauten‘ Kalender bietet Trello einen Kalender-Feed an, der es erlaubt die Tasks auch im Mac-Kalender zu importieren (siehe Bild 3). Der Import in den OS X-Kalender erfolgt einfach über ⌥⌘S und das Kopieren der URL (siehe Bilder 4 und 5). Damit erscheint in der Kalenderansicht ein neuer Kalender mit dem Namen des Boards. Kalendername und Farbe kann natürlich wie gewohnt angepasst werden.

Ein weiteres neues Feature stellt das Alter der Tasks auf dem Board graphisch dar. Je länger eine Karte nicht mehr angefasst wurde, desto mehr verblasst sie auf dem Bildschirm. Dabei gibt es feste Abstufungen von 1, 2, und 4 Wochen. Neben dem Verblassen gibt es auch einen Modus, der die Karten vergilben und verschleissen lässt. Bild 6 zeigt die beiden Einstellungen.

Jedes Feature ist pro Board einstellbar. Solche Features komplett abschalten zu können ist sicher eine gute Idee. Jetzt bleibt abzuwarten, was sich hier in Zukunft noch tun wird.

 

Bild 1 - Power-Ups

Bild 1 – Power-Ups

Bild 2 – Screenshots Kalenderansicht

Bild 2 - Einstellungen

Bild 3 – Einstellungen

Bild 4 - Menü Kalenderabonnement

Bild 4 – Menü Kalenderabonnement

Bild 5 - Eingabedialog für Kalenderfeed

Bild 5 – Eingabedialog für Kalenderfeed

Bild 6 - Kartenalterung

Bild 6 – Kartenalterung

 

Kanban und GTD

In den letzten Monaten habe ich mich immer wieder mit Kanban beschäftigt. Dabei stand, neben generellem Interesse, die Frage im Hintergrund: Kann ich mit Kanban meine Organisation verbessern? Diese Frage konnte ich schon recht früh mit einem klaren Wahrscheinlich! beantworten. Visuelle Ansätze funktionieren für mich generell gut. Kanban hat diesbezüglich natürlich einen Vorteil gegenüber dem listenbasierten Ansatz von GTD.

Eine zentrale Frage bei der Verwendung von Kanban ist – wie bei jedem System – die Struktur. Benutze ich ein Board für alles? Oder doch lieber mehrere Boards? Ein zentrales Board hat den großen Vorteil, dass alle Tasks auf einen Blick zu sehen sind. Leider sieht man aber eventuell vor lauter Tasks gar nichts mehr.

Der Einsatz mehrerer projektspezifischer Boards erlaubt einen für jedes Projekt angepassten Workflow und natürlich den Fokus auf eben dieses Projekt. Dafür ist es eben schwieriger den Gesamtüberblick zu behalten.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Granularität der Tasks. Eine zu kleine Granularität erhöht den Aufwand drastisch und kostet durch die schiere Masse auch Übersichtlichkeit. Macht man die Tasks zu groß, fällt es schwer Fortschritte zu erkennen und den Status sichtbar zu machen. Hier ist also experimentieren gefragt.

Zur Zeit arbeite ich mit mehreren Boards. Das funktioniert in der Praxis gut. Die Anzahl sollte sich allerdings in Grenzen halten und der Zuständigkeitsbereich jeden Boards muss natürlich auch klar umrissen und intuitiv sein.

Eine weitere wichtige Entscheidung ist die zwischen einem Whiteboard an der Wand, oder einem virtuellen Board. Das Whiteboard ist immer im Blick und auch das haptische Element ist nicht zu unterschätzen. Allerdings lässt es sich nicht so gut transportieren. Bei virtuellen Boards steht immer noch ein Stück Technik zwischen mir und dem Board – das ist manchmal lästig. Dafür ist es überall verfügbar und kann auch aktiv unterstützen, z.B. an fällige Tasks erinnern.

Aktuell habe ich mich für die virtuelle Variante entschieden. Konkret nutze ich Trello. Es ist sehr gut nutzbar und bietet eine Menge nützlicher Funktionalität. Außerdem funktioniert es auch für (virtuelle) Teams sehr gut.
Natürlich gibt es auch Nachteile: als Webanwendung ist eine funktionierende Internetanbindung erforderlich. Das ist im allgemeinen kein Problem, aber wie uns Sandy gezeigt hat, ist es eben auch keine Selbstverständlichkeit. Darüber hinaus sind natürlich die üblichen Aspekte wie bei allen Webanwendungen in Betracht zu ziehen: die Daten liegen auf einem fremden Server, und der Dienst kann jederzeit eingestellt werden. Deshalb muss so eine Entscheidung sehr bewusst getroffen werden.

Nach den ersten Erfahrungen hat sich das Wahrscheinlich für mich also zu einem Ja hinbewegt. Allerdings nicht uneingeschränkt. Kanban nutze ich für Projekte, nicht für all die kleinen täglichen Dinge. Für solche generellen Tasks nutze ich weiterhin Things. Außerdem pflege ich sämtliche zyklisch zu erledigenden Tasks in Things; es bietet dafür einfach die bessere Unterstützung.
Nur für größere Projekte lege ich ein Board an. Dieses bietet mir dann allerdings einen klaren fokusierten Blick auf das jeweilige Projekt. Außerdem kann das Board genau auf den jeweiligen Workflow zugeschnitten werden.

Somit habe ich für mich erst einmal eine Balance zwischen Kanban und GTD gefunden. Ob sie sich auf Dauer bewährt, muss sich zeigen.

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