Über die Freuden der Datenkonsistenz – und die Hindernisse auf dem Weg dahin

Es ist immer noch eine kleine Kunst zu entscheiden, über welche Apps man seine Dokumente auf iOS-Geräten verfügbar macht. Besonders interessant ist das, wenn man die Dokumente auch auf den Geräten bearbeiten und das Ergebnis wieder zurücksynchronisieren will.
Im wesentlichen nutze ich für die Synchronisation von Dokumenten folgende Apps bzw. Infrastruktur:

  • DEVONthink für wichtige Dokumente aus meiner Datenbank
  • Goodreader für größere Dokumente, die ich auch kommentieren will.
  • Dropbox für alles Mögliche. Dokumente lassen sich an verschiedene Apps schicken.

Große pdf-Dateien, wie Bücher, lege ich auf die Dropbox und synchronisiere sie mit Goodreader auf das iPad. Dadurch halte ich die Sync-Ordner von DEVONthink von diesen großen Dateien frei, weil es sonst Probleme mit dem Speicherplatz auf dem iPhone geben könnte. Bei DEVONthink to go kann momentan für eine Datenbank nur der komplette Synchronisationsordner gewählt werden – oder eben nichts (siehe screenshot). Synchronisert man große Dateien auf anderem Weg, ist diese Einschränkung kein Problem.

Goodreader bietet seit einiger Zeit einen Mechanismus, der es erlaubt, Dateien in beide Richtungen mit einer Dropbox oder anderen Servern zu synchronisieren (siehe screenshot). Damit kann ich ein Dokument sowohl auf dem Mac als auch auf dem iPad bearbeiten; eine schöne Sache. Gerade für Dokumentenreviews schätze ich Goodreader sehr; damit lässt sich angenehm im Zug arbeiten, ohne einen Laptop mitschleppen zu müssen.

Dropbox ist die Basis meiner Synchronisationsstrategie. Leider gibt es aber noch viele Apps, die nicht mit Dropbox zusammenarbeiten können. Circus Ponies Notebook ist so ein Fall. Es unterstützt lediglich iTunes, was die Synchronisation jedes Mal zu einem vergleichsweise aufwendigen Ärgernis macht.

Wenn demnächst iCloud aktiviert wird, kommt sicher wieder Bewegung in dieses Thema. Hoffentlich ist das Ergebnis eine konsistente und weitgehend transparente Synchronisation. Noch darf man träumen 😉

Screenshots

DEVONthinks Synchronisationsbildschirm:

Synchronisation mit DEVONthink

Goodreaders Dateimanagement:

Dateimanagement GoodReader

Wie ich DEVONthink heute benutze

Die meisten meiner Dokumente sind inzwischen in meiner DEVONthink Dokumentendatenbank abgelegt. Papierdokumente hebe ich nur noch auf, wenn dies aus formalen Gründen notwendig ist. Ausnahmen bestätigen, wie so oft, die Regel. Diese Dokumente landen in einem Ordner oder meiner chaotischen Ablage nach Noguchi.

Kommt ein Dokument per Post wird es gescannt und, mit Schlagworten versehen, archiviert. Das Original landet im Reisswolf oder Papierkorb. Mit interessanten Zeitschriftenartikel verfahre ich ähnlich; hier gibt es ja inzwischen schon oft die Möglichkeit zum Download.

In einigen Fällen indiziere ich ganze Ordner. Dies bietet sich z. B. für Projektinformationen an, die häufiger ausserhalb der Datenbank überarbeitet werden. Vorteil ist hier die Nutzung der Volltextsuche auch über solche Dokumente, ohne immer wieder alles importieren zu müssen; einfach schnell synchronisieren und der aktuelle Stand ist verfügbar.

Andere Dokumente erzeuge ich gleich direkt in DEVONthink.

Dokumente und Informationen zu finden wird damit sehr einfach.

Um auch von unterwegs auf meine Dokumente zugreifen zu können, nutze ich DEVONthink to go auf iPad und iPhone.

Die relevanten Dokumente werden in DEVONthink zum Synchronisieren freigegeben und können dann per WLAN auf die mobilen Geräte geladen werden. Änderungen, die unterwegs gemacht werden, landen auf diesem Wege auch wieder in der Datenbank. Das funktioniert soweit gut.

Ein Problem bei der Nutzung mehrerer mobiler Geräte ist die Granularität mit der festgelegt werden kann, welche Dokumente synchronisiert werden soll.

Auf dem Mac kann diese Festlegung auf Dokumentenebene getroffen werden; man repliziert ein Dokument in den Sync-Ordner. Auf den mobilen Geräten ist die Granularität auf Datenbankebene beschränkt; ich kann also nur wählen, ob ich alle freigegebenen Dokumente einer Datenbank komplett haben will oder keine.

Das ist kein wirkliches Problem solange genug Speicherplatz auf den Geräten verfügbar ist. Ist dies bei einem Gerät nicht mehr der Fall, bleibt nur die Beschränkung der Freigaben auf weniger Dokumente, oder aber die Aufspaltung der Datenbank.

Der beschränkte Speicherplatz auf meinem iPhone hat mich dazu gebracht meine Datenbank aufzuteilen. Glücklich bin ich damit nicht. Es gibt immer wieder Dokumente, die in mehreren Kontexten sinnvoll untergebracht wären. Bisher war das bei einer Datenbank kein Problem, weil ich einfach mehrere passende Tags vergeben, bzw. das Dokument replizieren konnte. Durch die Aufteilung der Datenbanken geht das nicht mehr so einfach. Bei der Suche habe ich natürlich das gleiche Problem; im Zweifelsfall muss ich mehrere Datenbanken durchsuchen.

Bei DEVONtechnologies denkt man zur Zeit über eine bessere Möglichkeit zum Steuern der Synchronisation nach. Es ist also zu hoffen, dass es bald ein entsprechendes Update gibt und ich meine Datenbanken wieder zusammenführen kann.

Dokumentenmanagement für unterwegs

Jedes gute Dokumentenmanagementsystem sollte ermöglichen, relevante Dokumente schnell verfügbar zu haben. Spannend wird es, wenn der Zugriff auf die Dokumente von unterwegs aus erfolgen soll. DEVONthink bietet dafür mehrere Ansätze.

Die einfachste und triviale Variante ist das Exportieren und Kopieren der benötigten Dokumente. Diese ist ausreichend, wenn man hier und da das ein oder andere Dokument mitnehmen will. Änderungen an den Dokumenten erfordern dann allerdings wieder eine manuelle Synchronisation mit dem Archiv. Dies ist zumindest fehlerträchtig.

Die High End-Variante bietet DEVONthink Professional Office mit einem integrierten web server. Damit ist der Zugriff auf das ganze Archiv gewährleistet. Der Einsatz eines web servers außerhalb der eigenen Firewall erfordert allerdings ein gewisses Know How bei der Konfiguration. Speziell die Sicherheit ist hier natürlich zu beachten.

Mit DEVONthink to go wird eine Erweiterung der Produktfamilie für iPad und iPhone angeboten. Damit lassen sich Teile des Archivs mit den mobilen Plattformen synchronisieren. Dafür müssen in DEVONthink einfach die benötigten Ordner oder Dokumente in einen Sync-Ordner repliziert werden. Dies erlaubt einen einfachen Abgleich. Auf den mobilen Plattformen lassen sich auch Dokumente anlegen, die bei der nächsten Synchronisation automatisch in das Archiv übernommen werden.

Die Dokumente können entweder direkt in DEVONthink gelesen werden, oder aber an andere Applikationen wie GoodReader, Pages oder iBook weitergeleitet werden. Mit Air Sharing lassen sich auch Dokumente exportieren.

Leider lassen sich nicht alle Formate lesen, obwohl die nötige Applikation installiert ist. Dies liegt wohl an der Architektur von iOS, die Applikationen aus Sicherheitsgründen voneinander abschottet. Kommunikation muss deshalb speziell implementiert werden.

Das Editieren von Dokumenten ist zur Zeit leider auf reine Textdokumente beschränkt; RTF-Dokumente können nicht bearbeitet werden. Diese Einschränkung sollte hoffentlich bald entfallen.

Die ideale Methode zur Verwaltung meiner Dokumente für unterwegs habe ich also noch nicht gefunden. Alle Ansätze bringen noch starke Einschränkungen mit sich. Mit DEVONthink to go geht es allerdings bereits in die richtige Richtung.

%d Bloggern gefällt das: