Gtdagenda: Verbesserte Kalenderanbindung

Gtdagenda ist eine Webanwendung für das Taskmanagement. Vor einigen Monaten stellte ich die Anwendung bereits hier vor.

In der aktuellen Version von Gtdagenda wurde die Anbindung an Kalender via iCal verbessert. Damit lassen sich jetzt Kalender für einzelne Projekte abonnieren. Terminierte Tasks werden dadurch automatisch in den Kalender eingetragen.

Mehr Informationen sind im Blogeintrag bei Gtdagenda zu finden.

Die folgenden Abbildungen zeigen, wie ein neuer Kalender für ein Projekt angelegt werden kann. Dazu wird bei geöffnetem Projekt das neue Icon iCal angeklickt. Daraufhin öffnet sich ein Dialog mit einer URL.  Diese URL muss jetzt nur noch kopiert und mittels Ablage / Neues Kalenderabonnement… in den Kalender kopiert werden.

Wie im ersten Bild zu sehen ist, können Tasks auch per RSS verteilt werden.

Erweitertes Menü

Erweitertes Menü

Dialog mit URL

Dialog mit URL

 

Kalendereintrag

Kalendereintrag

 

 

Gtdagenda – web basiertes GTD-Tool

GTDGetting Things Done – nach David Allen ist nach wie vor beliebt und verbreitet. Eine Menge Werkzeuge unterstützen GTD mehr oder weniger gut. Eine gut durchdachte Implementierung der Methode ist bei Gtdagenda zu finden. Gtdagenda ist eine Web-basierte Applikation. Damit ist sie mit jedem Betriebssystem zu verwenden und erfordert keine Installation.

Neben einem kostenfreien Account sind auch mehrere kostenpflichtige Varianten verfügbar, die  von der Funktionalität im Wesentlichen  gleich sind, aber entsprechend mehr Speicherplatz und ähnliches bieten. Dan Baluta, der Gründer von Gtdagenda, hat mir freundlicherweise für meine Tests einen Premium-Account freigeschaltet, auf den sich der folgende Bericht demzufolge auch bezieht.

Features

Gtdagenda bietet eine Menge gut aufeinander abgestimmter Features. Diese machen es nicht nur für GTD nutzbar, sondern zum Beispiel auch für die 7 Habits von  Stephen R. Covey und Leo Babauta’s Zen To Done. Auf der Webseite finden sich gut gemachte Beschreibungen für die Umsetzung dieser Methoden mit Gtdagenda und weitere Anwendungen. Diese Seiten geben gleichzeitig auch einen guten Eindruck von der verfügbaren Funktionalität.

Hier kann und will ich nur einen kurzen Überblick bieten und meinen Eindruck wiedergeben.

Wie zu erwarten ist Gtdagenda ein Werkzeug für das Taskmanagement. Tasks lassen sich in einer Hierarchie von Zielen und Projekten gruppieren und strukturieren. Ziele anstelle von Verantwortungsbereichen zu nutzen gefällt mir; es kommt meiner Herangehensweise näher. Dies mag nicht für jeden gelten. Verantwortungsbereiche können ebenfalls – in Form von Kategorien – definiert werden, sind allerdings kein primäres Strukturierungsmittel.

Eine gute Sache ist auch das hervorheben von Projekten, wenn für diese keine Nächste Aktion definiert ist.

Ziele

Ziele

Projekte

Projekte

Neben dieser hierarchischen Struktur können Tasks auch noch als Memo, oder Meeting gekennzeichnet werden. Dies hat allerdings keine (für mich erkennbare) Auswirkung.

Tasks haben neben Titel und Status optional ein Fälligkeitsdatum, eine Notiz, einen Kontext und sie können als zyklisch definiert werden. Kontext ist dabei wie von GTD bekannt zu verstehen: ein Ort oder eine Resource als Voraussetzung für die Erledigung einer Task.

Eine Task

Eine Task

Für die Taskansicht lassen sich Filter definieren. Zwei Filter – Inbox und Next Action – sind bereits vordefiniert.

Editor zur Definition von Filtern

Editor zur Definition von Filtern

In der folgenden Abbildung sind weitere Filter zu sehen, die ich mit dem Editor erzeugt habe.

Filterliste zur Auswahl einer Ansicht

Filterliste zur Auswahl einer Ansicht

Damit lassen sich bereits recht komfortabel Ziele, Projekte und Aufgaben verwalten. Als besonderes Feature gibt es allerdings auch noch sogenannte Checklisten. Diese können für regelmäßig anfallende Aufgaben angelegt werden. Möglich sind sich wöchentlich, monatlich und jährlich wiederholende Tasks. Diese können nach Erledigung einfach abgehakt werden. Das ist sehr nützlich für Routineaufgaben.

Die folgende Abbildung zeigt zwei Checklisten mit wöchentlichem Zyklus.

Checklisten

Checklisten

Neben dieser Kernfunktionalität gibt es weitere Funktionen:

  • Fällige Aufgaben können per e-mail geschickt werden.
  • Für Ziele können motivierende Bilder auf einem sogenannten Visionboard angelegt werden.
  • Aufgaben können aus Outlook, Remember the Milk und Basecamp importiert werden.
  • Aufgaben lassen sich per e-mail anlegen.
  • Aufgaben können an andere Personen vergeben und von diesen empfangen werden.

Der Funktionsumfang von Gtdagenda und seine Einsatzmöglichkeiten können sich also sehen lassen. Natürlich greifen auch die üblichen Probleme von Web-Apps: die Daten liegen auf einem fremden Server, ohne Internetzugang kommt man nicht an die Daten heran.

Beobachtungen

Die Einarbeitung verlief wie erwartet ohne große Probleme. Die meisten Funktionen sind intuitiv benutzbar. Allerdings gibt es auch ein paar Dinge, die mir nicht so gut gefallen haben. Eines davon ist die Performance: es dauert häufig recht lange, bis die Anwendung auf eine Eingabe reagiert. Dadurch fühlt sich die Arbeit etwas zäh an. Für ein Produktivitätswerkzeug ist das nicht gut. Verwunderlich ist auch, dass die Ausgaben nicht direkt nach einer Änderung aktualisiert werden. Dies kann man zum Beispiel auf dem Screenshot zu den Checklisten sehen: für Mittwoch habe ich bereits ein Häkchen gesetzt, die Graphik zeigt dies aber noch nicht an. Das ist irritierend und eigentlich nicht state of the art für aktuelle Web-Apps.

Fazit

Gtdagenda enthält eine Menge guter Ideen. Leider hakt es bei der Umsetzung hier und da noch etwas. Diese Problemchen sollten aber ohne allzu großen Aufwand behebbar sein.

Kanban und GTD

In den letzten Monaten habe ich mich immer wieder mit Kanban beschäftigt. Dabei stand, neben generellem Interesse, die Frage im Hintergrund: Kann ich mit Kanban meine Organisation verbessern? Diese Frage konnte ich schon recht früh mit einem klaren Wahrscheinlich! beantworten. Visuelle Ansätze funktionieren für mich generell gut. Kanban hat diesbezüglich natürlich einen Vorteil gegenüber dem listenbasierten Ansatz von GTD.

Eine zentrale Frage bei der Verwendung von Kanban ist – wie bei jedem System – die Struktur. Benutze ich ein Board für alles? Oder doch lieber mehrere Boards? Ein zentrales Board hat den großen Vorteil, dass alle Tasks auf einen Blick zu sehen sind. Leider sieht man aber eventuell vor lauter Tasks gar nichts mehr.

Der Einsatz mehrerer projektspezifischer Boards erlaubt einen für jedes Projekt angepassten Workflow und natürlich den Fokus auf eben dieses Projekt. Dafür ist es eben schwieriger den Gesamtüberblick zu behalten.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Granularität der Tasks. Eine zu kleine Granularität erhöht den Aufwand drastisch und kostet durch die schiere Masse auch Übersichtlichkeit. Macht man die Tasks zu groß, fällt es schwer Fortschritte zu erkennen und den Status sichtbar zu machen. Hier ist also experimentieren gefragt.

Zur Zeit arbeite ich mit mehreren Boards. Das funktioniert in der Praxis gut. Die Anzahl sollte sich allerdings in Grenzen halten und der Zuständigkeitsbereich jeden Boards muss natürlich auch klar umrissen und intuitiv sein.

Eine weitere wichtige Entscheidung ist die zwischen einem Whiteboard an der Wand, oder einem virtuellen Board. Das Whiteboard ist immer im Blick und auch das haptische Element ist nicht zu unterschätzen. Allerdings lässt es sich nicht so gut transportieren. Bei virtuellen Boards steht immer noch ein Stück Technik zwischen mir und dem Board – das ist manchmal lästig. Dafür ist es überall verfügbar und kann auch aktiv unterstützen, z.B. an fällige Tasks erinnern.

Aktuell habe ich mich für die virtuelle Variante entschieden. Konkret nutze ich Trello. Es ist sehr gut nutzbar und bietet eine Menge nützlicher Funktionalität. Außerdem funktioniert es auch für (virtuelle) Teams sehr gut.
Natürlich gibt es auch Nachteile: als Webanwendung ist eine funktionierende Internetanbindung erforderlich. Das ist im allgemeinen kein Problem, aber wie uns Sandy gezeigt hat, ist es eben auch keine Selbstverständlichkeit. Darüber hinaus sind natürlich die üblichen Aspekte wie bei allen Webanwendungen in Betracht zu ziehen: die Daten liegen auf einem fremden Server, und der Dienst kann jederzeit eingestellt werden. Deshalb muss so eine Entscheidung sehr bewusst getroffen werden.

Nach den ersten Erfahrungen hat sich das Wahrscheinlich für mich also zu einem Ja hinbewegt. Allerdings nicht uneingeschränkt. Kanban nutze ich für Projekte, nicht für all die kleinen täglichen Dinge. Für solche generellen Tasks nutze ich weiterhin Things. Außerdem pflege ich sämtliche zyklisch zu erledigenden Tasks in Things; es bietet dafür einfach die bessere Unterstützung.
Nur für größere Projekte lege ich ein Board an. Dieses bietet mir dann allerdings einen klaren fokusierten Blick auf das jeweilige Projekt. Außerdem kann das Board genau auf den jeweiligen Workflow zugeschnitten werden.

Somit habe ich für mich erst einmal eine Balance zwischen Kanban und GTD gefunden. Ob sie sich auf Dauer bewährt, muss sich zeigen.

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