PomodoroHelper

Eine Alternative zum “klassischen” GTD  ist die Pomodoro-Methode von Francesco Cirillo. Mehr zu dieser Methode ist in diesem Artikel zu finden.

Für die Umsetzung werden lediglich Papier, Bleistift und ein Timer benötigt. Natürlich gibt es aber auch für die Pomodoro-Methode Applikationen, die das Leben leichter machen. Die mit Abstand komfortabelste und vollständigste mir bekannte Anwendung ist PomodoroHelper.

PomodoroHelper ist eine Webanwendung, die den kompletten Prozess vom Anlegen der Aufgaben über die Erledigung, bis hin zur statistischen Auswertung unterstützt. Es ist meines Wissens nur eine englischsprachige Version verfügbar.

Die Anwendung

Planen

Aufgaben haben eine Reihe von Attributen: Titel, Notiz, geschätzter Aufwand, Dringlichkeit, Termin, Farbe. Sie können auch Projekten zugeordnet werden. Verwaltet werden die Aufgaben in Listen. Es gibt eine Liste für unerledigte Aufgaben und eine für die geplanten (aktuell zu bearbeitende Tasks).

Bild 1 – Projekte und Aufgaben

Arbeiten

Will man eine Aufgabe in Angriff nehmen, startet man diese mit einem Klick auf den grünen Startknopf (siehe Bild 2). Daraufhin öffnet sich die Timeransicht (siehe Bild 3).
Hier sieht man die Uhr und eine Reihe von Schaltern für Unterbrechungen, das schnelle Anlegen neuer Aufgaben, und den Abbruch des laufenden Pomodoro. Ist ein Pomodoro abgelaufen, läutet der Timer. Das lange Läuten des Timers ist etwas nervend. Dei Anzahl erfolgreicher Pomodoros wird für jede Aufgabe angezeigt.
Ist eine Aufgabe abgeschlossen, klickt man den OK-Button rechts an.

Bild 2 – Todo-Liste

Bild 3 – Timer

Analysieren

Will man sehen, wie gut die Arbeit über die Zeit so gelaufen ist, kann man eine Reihe von Statistiken visualisieren. Bild 4 zeigt nur einige davon. Die Daten lassen sich für weitere Auswertungen auch nach Excel exportieren.

Bild 4 – Statistiken

Das Drumherum

Für die Arbeit mit PomodoroHelper ist eine Anmeldung nötig; sonst wären natürlich die Daten nach Ende einer Sitzung nicht mehr verfügbar. Die Anmeldung ist einfach und kostenfrei. Dafür wird dezente Werbung eingeblendet.
Wie bei allen Webanwendungen sollte man sich darüber im klaren sein, dass die Daten auf einem fremden Server liegen, der irgendwo auf der Welt steht.
Es ist nicht klar, wie aktiv PomodoroHelper entwickelt wird. Das letzte Update unter News ist von September 2011, das Wiki ist praktisch leer. Dadurch empfiehlt sich das Produkt nicht unbedingt für den ernsthaften Einsatz. Allerdings sind Konzept und Umsetzung so gut, dass es sich lohnt, seine weitere Entwicklung zu verfolgen.

Fazit

PomodoroHelper ist eine sehr schöne Anwendung für einfaches Taskmanagement. Die technische Umsetzung ist gut gelungen und macht die Arbeit mit dem Programm sehr angenehm und intuitiv.
PomodoroHelper ist nicht vergleichbar mit Things oder ähnlich kompletten Lösungen, aber das will es eben auch gar nicht.
Wer mehr von PomodoroHelper sehen will, sollte die “geführte Tour” durch die Anwendung nehmen.

Die Pomodoro Technik von Francesco Cirillo

Wie bereits in einem älteren Beitrag erwähnt, hilft gutes Task Management zwar dabei zu wissen, was getan werden muss, bietet aber keine methodische Unterstützung für die Umsetzung.

Natürlich wird es kaum eine Methode geben können, die uns die Arbeit selbst abnimmt. Aber oft hält uns ja „nur“ ein Mangel an Konzentration – oder ein Übermaß an Ablenkung – davon ab, unsere Aufgaben zügig zu erledigen.

Francesco Cirillo hat sich bereits in den 80er Jahren mit diesem Problem auseinandergesetzt. Das Ergebnis seiner Überlegungen war die Pomodoro Technik.

Die Idee dahinter ist einfach: Stelle einen Küchenwecker (zum Beispiel in Form einer Tomate = Pomodoro 😉 auf 25 Minuten ein und arbeite konzentriert, bis der Wecker läutet. Dann mach 5 Minuten Pause und stelle den Wecker für die nächste Runde. Nach 4 Runden (auch Pomodoros genannt) mache eine längere Pause von 20 Minuten.

Und wie funktioniert das? Das Stellen des Weckers ist der Start einer Phase konzentrierter Arbeit. Durch das Ticken wird man daran erinnert, dass ein Pomodoro aktiv ist; das hält das Bewusstsein dafür wach, dass man konzentriert arbeiten will. Nach einiger Zeit führt die regelmäßige Anwendung dazu, dass wir entsprechend konditioniert sind. Das Einstellen des Weckers führt schon zu der notwendigen Ruhe und Fokusierung. Das Ticken hört man nicht mehr bewusst. Irgendwann ist das Zeitgefühl so ausgeprägt, dass die 25 Minuten richtig ‚gefühlt‘ werden.

Natürlich ist die Welt auch mit der schönsten Methode nicht ideal. So wird es immer wieder zu Unterbrechungen kommen, während ein Pomodoro aktiv ist. Ziel der Methode ist, diese Unterbrechungen in den Griff zu bekommen und zu minimieren. Der erste Schritt dazu ist die Dokumentation solcher Unterbrechungen.

Immer wenn eine Unterbrechung eintritt notiert man sich dies (einfache Strichliste). Dabei wird zwischen internen und externen Unterbrechungen unterschieden. Interne Unterbrechungen kommen aus uns selbst; wir holen etwas zu trinken, gießen schnell mal die Blumen usw. Externe Unterbrechungen kommen von aussen; das Telefon läutet, ein Kollege kommt herein.

Unterbrechungen führen zum Abbruch eines Pomodoro, wenn sie länger als ein paar Sekunden sind. In der ersten Zeit schafft man es so kaum, auch nur ein Pomodoro am Tag abzuschließen.

Cirillo gibt einige Tips, wie die Anzahl der Unterbrechungen reduziert und damit die Produktivität erhöht werden kann.

In seinem Buch arbeitet Cirillo die Methode weiter aus in Richtung Taskplanung, Aufwandsabschätzung und Tracking. Dort erläutert er die Pomodoro Technik sehr detailliert. Auf der Pomodoro Webseite kann das Buch kostenlos herunter geladen werden.

Für die Pomodoro Technik wurden eine ganze Menge Programme und Apps entwickelt. Beispiele sind Pomodoro für den Mac, PomodoroPro für das iPhone und Pomodoro für das iPad. Die ersten beiden sind in erster Linie einfache Timer mit ein paar Erweiterungen.

Pomodoro für das iPad bietet mehr Unterstützung für die Pomodoro Technik. Es erlaubt die Pflege einer Aufgabenliste mit Aufwandsabschätzungen und die Abarbeitung dieser Aufgaben. Dabei können auch Unterbrechungen erfasst werden.

Für mich ist diese Methode eine gute Ergänzung zu GTD. Aus diesem Grund nutze ich auch nur die Aufwandsabschätzung in Pomodoros (Vielfachen von 25 Minuten) und die eigentliche Abarbeitung mit dem Timer als Fokus Booster. Natürlich macht es nicht für alle Ausgaben Sinn diesen „Aufwand“ zu treiben. Hilfreich ist es aber für Aufgaben, die man konzentriert machen muss.

Was gibt es heute noch über Taskmanagement zu schreiben?

Es gibt wohl kaum ein Thema im Bereich persönlicher Produktivität, das so ausgiebig diskutiert wurde und wird wie Task Management. Woran liegt das?

Offensichtlich haben viele von uns das Bedürfnis ihre Arbeit geregelt und ohne unnötigen Stress erledigt zu bekommen. Stress entsteht meist dann, wenn Aufgaben vergessen wurden und jetzt schnell erledigt werden müssen, oder wenn sich einfach zu viel angesammelt hat. Aber auch, weil wir in Dringlichem und Aufdringlichem zu ertrinken drohen, während Wichtiges liegenbleibt und aufgeschoben wird.

Abhilfe versprechen die Methoden im Kern meist durch auflisten und priorisieren der Aufgaben. Eine der gängigsten Methoden, die uns den Stress durch das Management unserer Aufgaben nehmen will, ist beispielsweise Getting Things Done (GTD) von David Allen, über das ich bereits hier geschrieben habe. Aber auch jeder etwas bessere Kalender oder Timer hat Vorlagen für ToDo-Listen. Das Angebot an Software für das Task Management ist unüberschaubar.

Dass es so ein großes Angebot gibt und immer wieder Neues dazukommt zeigt, dass es wohl noch nicht die ultimative Lösung für die adressierten Probleme gibt. Die Lösungen ähneln sich allerdings auch sehr; sie helfen zu organisieren und zu planen. So organisieren und planen also eine Menge Menschen ihre täglichen Aufgaben. Der eine eher spontan, wenn es gar nicht mehr anders zu gehen scheint, der andere systematisch mit großer Konsequenz.

Die Listen wachsen, es werden Häkchen gemacht, oder auch nicht. Und doch bleibt oft ein fader Beigeschmack zurück. Ist man wirklich effektiver geworden? Hat man mehr Freude gewonnen? Ist man entspannter?

Die Antwort auf diese Fragen fällt wahrscheinlich bei jedem etwas anders aus. Es gibt Menschen, die mit dieser Methode sehr gut zurecht kommen und erfolgreich sind. Sie brauchten lediglich ein Werkzeug, um ihre Arbeit besser zu überblicken und zu planen.

Andere sind eher frustriert, weil sie jetzt noch mehr vor Augen geführt bekommen, was sie alles nicht tun, was sie vor sich herschieben. Wieder andere kommen vor lauter Organisation gar nicht mehr zum Arbeiten.

Für sie ist dies offensichtlich nicht die Lösung. Vielleicht tun sie sich schwer, ihre Arbeit erst einmal so weit zu strukturieren, dass sie sinnvolle Aufgaben ableiten können. Vielleicht fehlt ihnen der Antrieb, diese Aufgaben dann auch abzuarbeiten.

Wenn die Struktur fehlt, können wieder Methoden und Werkzeuge helfen. Mindmaps können dabei unterstützen Klarheit über Zusammenhänge und Abhängigkeiten zu geben und Überblick zu verschaffen. Outliner, auch Gliederungseditoren genannt, können dies für Menschen leisten, die eher textuell denn graphisch orientiert sind.

Dann bleibt noch der Antrieb, die geplanten Tasks auch umzusetzen. Spätestens jetzt wird es schwierig. Das Abarbeiten der Listen wird oft einfach vorausgesetzt. Es ist aber nicht immer einfach. Da sind Ablenkungen, Unsicherheit und andere Hemmschwellen, die meist in uns selbst stecken. Wie diese überwunden werden können, ist nicht mehr so einfach in Methoden zu gießen und zu vermitteln.

Dennoch wurden sich natürlich auch darüber schon viele Gedanken gemacht. Die Überwindung von Ablenkungen wird zum Beispiel von Francesco Cirillos Pomodoro-Methode adressiert. Darüber werde ich hier bald noch mehr schreiben.

Unsicherheit kommt oft daher, dass nicht klar ist, was erreicht werden soll, oder was dafür getan werden muss. Versucht man eine Aufgabe zu bearbeiten, die man noch nicht ganz verstanden hat, arbeitet man drauf los und verliert sich in den Fragen, die dauernd hoch kommen. Dem kann begegnet werden, indem die erste Aufgabe eines Projekts genau die Klärung dieser Fragen ist. Zielsetzung und die Schritte zum Ziel werden herausgearbeitet. Dann können diese Schritte Stück für Stück umgesetzt werden. Das klare Ziel vor Augen hilft dabei anstehende Entscheidungen zu treffen.

Wenn dann immer noch Tasks liegen bleiben, oder immer weiter geschoben werden, sollten wir uns fragen, ob diese überhaupt wichtig sind. Vielleicht sind es auch einfach die falschen Aufgaben für uns. Wenn sie sich delegieren lassen, dann sollten wir das tun. Aber auch streichen kann eine gute Lösung sein.

Durch Hinterfragen und Priorisieren können Aufgaben oft schon verworfen werden, bevor sie uns belasten und unsere Listen verstopfen. Deshalb sollte jede Aufgabe daraufhin geprüft werden, ob sie uns unseren Zielen näher bringt, oder einfach notwendig ist. Ist dies nicht der Fall, sollte die Aufgabe wohl einfach gestrichen werden.

Wenn wir uns auf Aufgaben konzentrieren, die notwendig sind und uns weiterbringen, ist das der wichtigste Schritt auf dem Weg zu mehr Effektivität.

Task Management muss also mehr sein als das Verwalten von ToDo-Listen, auf das es leider oft reduziert wird. Jeder von uns hat seine eigenen Bedürfnisse und braucht deshalb auch seine individuelle Methode. Task Management soll schließlich zu Effektivität führen, nicht zu Frust.

Bei all diesem Streben sollten wir darauf achten, dass es auch Bereiche im Leben geben muss, die nicht von Effektivität geprägt sein sollten.

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