Dokumente in DEVONthink verlinken

Die Dokumente in einer Dokumentendatenbank sind im Allgemeinen keine Inseln, sondern stehen in Beziehung zueinander. Diese Beziehungen drücken sich in DEVONthink durch Gruppen und Tags aus. Damit lassen sich zusammen gehörende Dokumente einfach und effizient gruppieren und finden. Oft besteht aber auch der Wunsch Dokumente zu referenzieren, die in einem anderen Kontext abgelegt sind, vielleicht sogar in einer anderen Datenbank. Zu diesem Zweck bietet DEVONthink links an.

Links kennen wir aus HTML-Seiten im Web. Sie verknüpfen zwei Resourcen, Webseiten oder auch Dateien, und man kann mit ihrer Hilfe durch einen ganzen Wald an Seiten navigieren.

In DEVONthink liegt uns in erster Linie daran, unsere Dokumente miteinander verknüpfen zu können, aber natürlich sind auch links ins Intra- oder Internet wichtig.

DEVONthink bietet verschiedene Möglichkeiten Dokumente aus anderen Dokumenten zu referenzieren. Sie sind im Kontextmenü der Dokumente zu finden (Bild 1).

  • Link erzeugen  Diese Funktion erzeugt mit dem markierten Text einen link auf ein Dokument mit dem Namen des markierten Textes. Gibt es dieses Dokument noch nicht, wird es angelegt und mit dem Text verlinkt.
  • Link hinzufügen… Erlaubt markierten Text mit einem beliebigen link zu hinterlegen. Der link kann in einem Eingabefeld eingegeben werden.
  • Verknüpfen mit   Hiermit lässt sich der markierte Text mit einem link auf ein anderes Dokument hinterlegen. Das Zieldokument kann aus einem Menü ausgewählt werden. Es sind auch links auf Dokumente in anderen Datenbanken möglich (Bild 2).
  • Verknüpfung einfügen  Ist kein Text markiert, kann mit dieser Funktion ein link auf ein anderes Dokument erzeugt werden. Das Zieldokument wird wie oben aus einem Menü ausgewählt. Der link wird mit dem Namen des Zieldokuments erzeugt.

Nicht jeder Dokumententyp bietet alle Möglichkeiten. Tabelle 1 gibt einen Überblick (ohne Anspruch auf Vollständigkeit).

Tabelle 1 - Unterstützte Dateiformate

Tabelle 1 – Unterstützte Dateiformate

Bewegt man die Maus über einen link in einer Formatierten Notiz, wird das Ziel in der Statuszeile des Dokuments angezeigt (Bild 3). In PDF-Dokumenten konnte ich zwar links setzen und auch benutzen, allerdings waren sie leider nicht mehr sichtbar 😦

Links in DEVONthink bieten gute Möglichkeiten Zusammenhänge zwischen Dokumenten aufzuzeigen und die Navigation zu erleichtern. Besonders interessant ist die Möglichkeit Dokumente in anderen Datenbanken referenzieren zu können.

Bild 1 - Kontextmenü

Bild 1 – Kontextmenü

Bild 2 - Kontextmenü Dokumente

Bild 2 – Kontextmenü Dokumente

Bild 3 - Hinweis für link

Bild 3 – Hinweis für link

DEVONthink Datenbanken splitten

Nach meinem Artikel zu Datenbanken in DEVONthink wurde die Frage gestellt, wie denn eine bestehende Datenbank aufgeteilt werden könne.

Um dies zu zeigen, lege ich eine Datenbank TestDB-1 an, die zwei Gruppen mit je zwei Dateien enthält (Bild 1). Will ich jetzt Gruppe 2 in eine andere Datenbank verschieben, gehe ich folgendermaßen vor:

  • Falls ich eine neue Zieldatenbank haben will, muss ich diese zuerst in DEVONthink anlegen: TestDB-2.
  • Die Zieldatenbank öffnen. Wenn wir sie gerade neu erzeugt haben, ist sie bereits geöffnet.
  • In der Quelldatenbank die Gruppe markieren, die verschoben werden soll (Bild 2).
  • Mit Rechtsklick das Kontextmenü dieser Gruppe öffnen und Verschieben auswählen.
  • Es öffnet sich ein weiteres Menü, in dem das Ziel für den Verschiebevorgang bestimmt werden kann. Hier sehen wir auch unsere Zieldatenbank (Bild 2).
  • Zieldatenbank auswählen, bzw. bei Bedarf eine Gruppe innerhalb dieser Datenbank und durch Anklicken bestätigen.
  • Die Gruppe verschwindet in der Quelldatenbank und taucht in der Zieldatenbank auf (Bilder 3 und 4).

Dies funktioniert natürlich nicht nur mit Gruppen, sondern auch mit einzelnen Dokumenten.

In manchen Fällen wird ein Dokument in mehreren Datenbanken benötigt. Dann kann statt Verschieben einfach Duplizieren benutzt werden (Bild 5). Replizieren in eine andere Datenbank ist nicht möglich, das funktioniert prinzipiell nur innerhalb einer Datenbank.

Verschiebt man Dateien mit Tags, werden diese ebenfalls in die Zieldatenbank kopiert. In der Quelldatenbank bleiben die Tags allerdings erhalten und können gelöscht werden, falls sie nicht mehr benötigt werden.

Das Verschieben und Kopieren von Dokumenten zwischen Datenbanken in DEVONthink ist also ganz einfach. Ein Grund mehr, die Struktur gewachsener Datenbanken immer wieder einmal zu optimieren.

Bild 1 - Testdatenbank TestDB-1

Bild 1 – Testdatenbank TestDB-1

Bild 2 - Kontextmenü für Verschieben

Bild 2 – Kontextmenü für Verschieben

Bild 3 - Die Gruppe ist aus der Quelldatenbank verschwunden

Bild 3 – Die Gruppe ist aus der Quelldatenbank verschwunden

Bild 4 - Zieldatenbank mit verschobener Gruppe

Bild 4 – Zieldatenbank mit verschobener Gruppe

Bild 5 - Eine Gruppe kopieren

Bild 5 – Eine Gruppe kopieren

DEVONthink 2.7.1und DEVONthink to go 1.4 sind da

Heute wurde DEVONthink 2.7.1 released. Im Wesentlichen werden die beiden Probleme behoben, die mit Version 2.7 aufgetreten sind.

DEVONthink to go hat auch noch einmal ein Update auf Version 1.4 bekommen, bevor dann hoffentlich Version 2 kommen wird. Laut dem Blog von DEVONtechnologies gibt es in Version 1.4 noch einen Fehler. Dessen Behebung ist gerade in Arbeit – also vielleicht mit dem Update noch etwas warten.

%d Bloggern gefällt das: