Gtdagenda – web basiertes GTD-Tool

GTDGetting Things Done – nach David Allen ist nach wie vor beliebt und verbreitet. Eine Menge Werkzeuge unterstützen GTD mehr oder weniger gut. Eine gut durchdachte Implementierung der Methode ist bei Gtdagenda zu finden. Gtdagenda ist eine Web-basierte Applikation. Damit ist sie mit jedem Betriebssystem zu verwenden und erfordert keine Installation.

Neben einem kostenfreien Account sind auch mehrere kostenpflichtige Varianten verfügbar, die  von der Funktionalität im Wesentlichen  gleich sind, aber entsprechend mehr Speicherplatz und ähnliches bieten. Dan Baluta, der Gründer von Gtdagenda, hat mir freundlicherweise für meine Tests einen Premium-Account freigeschaltet, auf den sich der folgende Bericht demzufolge auch bezieht.

Features

Gtdagenda bietet eine Menge gut aufeinander abgestimmter Features. Diese machen es nicht nur für GTD nutzbar, sondern zum Beispiel auch für die 7 Habits von  Stephen R. Covey und Leo Babauta’s Zen To Done. Auf der Webseite finden sich gut gemachte Beschreibungen für die Umsetzung dieser Methoden mit Gtdagenda und weitere Anwendungen. Diese Seiten geben gleichzeitig auch einen guten Eindruck von der verfügbaren Funktionalität.

Hier kann und will ich nur einen kurzen Überblick bieten und meinen Eindruck wiedergeben.

Wie zu erwarten ist Gtdagenda ein Werkzeug für das Taskmanagement. Tasks lassen sich in einer Hierarchie von Zielen und Projekten gruppieren und strukturieren. Ziele anstelle von Verantwortungsbereichen zu nutzen gefällt mir; es kommt meiner Herangehensweise näher. Dies mag nicht für jeden gelten. Verantwortungsbereiche können ebenfalls – in Form von Kategorien – definiert werden, sind allerdings kein primäres Strukturierungsmittel.

Eine gute Sache ist auch das hervorheben von Projekten, wenn für diese keine Nächste Aktion definiert ist.

Ziele

Ziele

Projekte

Projekte

Neben dieser hierarchischen Struktur können Tasks auch noch als Memo, oder Meeting gekennzeichnet werden. Dies hat allerdings keine (für mich erkennbare) Auswirkung.

Tasks haben neben Titel und Status optional ein Fälligkeitsdatum, eine Notiz, einen Kontext und sie können als zyklisch definiert werden. Kontext ist dabei wie von GTD bekannt zu verstehen: ein Ort oder eine Resource als Voraussetzung für die Erledigung einer Task.

Eine Task

Eine Task

Für die Taskansicht lassen sich Filter definieren. Zwei Filter – Inbox und Next Action – sind bereits vordefiniert.

Editor zur Definition von Filtern

Editor zur Definition von Filtern

In der folgenden Abbildung sind weitere Filter zu sehen, die ich mit dem Editor erzeugt habe.

Filterliste zur Auswahl einer Ansicht

Filterliste zur Auswahl einer Ansicht

Damit lassen sich bereits recht komfortabel Ziele, Projekte und Aufgaben verwalten. Als besonderes Feature gibt es allerdings auch noch sogenannte Checklisten. Diese können für regelmäßig anfallende Aufgaben angelegt werden. Möglich sind sich wöchentlich, monatlich und jährlich wiederholende Tasks. Diese können nach Erledigung einfach abgehakt werden. Das ist sehr nützlich für Routineaufgaben.

Die folgende Abbildung zeigt zwei Checklisten mit wöchentlichem Zyklus.

Checklisten

Checklisten

Neben dieser Kernfunktionalität gibt es weitere Funktionen:

  • Fällige Aufgaben können per e-mail geschickt werden.
  • Für Ziele können motivierende Bilder auf einem sogenannten Visionboard angelegt werden.
  • Aufgaben können aus Outlook, Remember the Milk und Basecamp importiert werden.
  • Aufgaben lassen sich per e-mail anlegen.
  • Aufgaben können an andere Personen vergeben und von diesen empfangen werden.

Der Funktionsumfang von Gtdagenda und seine Einsatzmöglichkeiten können sich also sehen lassen. Natürlich greifen auch die üblichen Probleme von Web-Apps: die Daten liegen auf einem fremden Server, ohne Internetzugang kommt man nicht an die Daten heran.

Beobachtungen

Die Einarbeitung verlief wie erwartet ohne große Probleme. Die meisten Funktionen sind intuitiv benutzbar. Allerdings gibt es auch ein paar Dinge, die mir nicht so gut gefallen haben. Eines davon ist die Performance: es dauert häufig recht lange, bis die Anwendung auf eine Eingabe reagiert. Dadurch fühlt sich die Arbeit etwas zäh an. Für ein Produktivitätswerkzeug ist das nicht gut. Verwunderlich ist auch, dass die Ausgaben nicht direkt nach einer Änderung aktualisiert werden. Dies kann man zum Beispiel auf dem Screenshot zu den Checklisten sehen: für Mittwoch habe ich bereits ein Häkchen gesetzt, die Graphik zeigt dies aber noch nicht an. Das ist irritierend und eigentlich nicht state of the art für aktuelle Web-Apps.

Fazit

Gtdagenda enthält eine Menge guter Ideen. Leider hakt es bei der Umsetzung hier und da noch etwas. Diese Problemchen sollten aber ohne allzu großen Aufwand behebbar sein.

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Zen To Done

Methoden zur Steigerung der Produktivität gibt es einige. Die wichtigsten der letzten Zeit sind GTD (Getting Things Done) von David Allen und 7-Habits von Stephen R. Covey.

David Allen fokusiert sein GTD stark auf das Taskmanagement. Den Kopf frei zu bekommen, Übersicht über zu erledigende Aufgaben zu haben und diese Schritt für Schritt zu erledigen, ist das erklärte Ziel.

Stephen R. Covey geht dagegen mit einem weiten Blick an die Problematik heran. Für ihn ist entscheidend, die richtigen Dinge zu tun. Dabei setzt er bei der Definition von Lebenszielen und Werten an. Daraus ergibt sich dann die Grundlage für die Priorisierung von Aufgaben.

Beide Ansätze schreien geradezu danach, vereinigt zu werden; die wichtigen Aufgaben effektiv erledigen. Genau dies hat Leo Babauta mit seinem Zen To Done in Angriff genommen.

Leo versucht, diesen Prozess einfacher zu machen. Dazu hat er die Methoden stark vereinfacht und auf das Wesentliche konzentriert. Dieses Vorgehen ist gleichzeitig auch Kern seiner Methode. Er rät, Methoden und Werkzeuge immer weiter zu vereinfachen. Ziel ist schließlich das effektive Erledigen unserer wichtigen Aufgaben; Methoden und Werkzeuge sind Mittel zum Zweck, kein Selbstzweck.

Die oben erwähnten Methoden setzen voraus, dass wir uns viele neue Gewohnheiten aneignen und andere ablegen. Gewohnheiten zu ändern ist aber hart. Auch hiermit hat Leo sich auseinander gesetzt. Er empfiehlt, sich jeweils immer nur eine Gewohnheit zu erarbeiten. 30 Tage sieht er als notwendig und hinreichend für das Einschleifen einer Gewohnheit an. Mir scheint das etwas knapp, um etwas Neues wirklich in Fleisch und Blut übergehen zu lassen, aber das mag bei jedem etwas anders sein.

Wichtig ist jedenfalls, dass dieses Vorgehen dabei hilft, sich immer auf genau eine neue Gewohnheit zu konzentrieren. Das steigert die Erfolgschance erheblich! In einem Jahr können wir so das komplette Zen To Done verinnerlichen. Durch den Aufbau der Methode werden wir aber schon sehr schnell einen Fortschritt und praktischen Nutzen erleben.

Was mir gut gefällt, ist das Prinzip der ständigen Vereinfachung, die Teil der Methode ist. Es ist kein statisches System, sondern passt sich immer wieder an unsere Bedürfnisse an.

Natürlich ist auch Zen To Done keine Universallösung. Wie bei jeder Methode müssen wir schauen, was für uns funktioniert und was nicht.

Eine deutsche Übersetzung von Leos Buch Zen To Done kann hier als ebook geladen werden. Leo schreibt regelmäßig in seinem Blog zen habits.

Wie ich mein Task Management betreibe

Papierbasierte Listen empfand ich immer als unübersichtlich oder aber nur aufwändig zu pflegen. Deshalb war ich schon vor langer Zeit auf der Suche nach elektronischen Hilfsmitteln. Listen im Computer zu halten und bei Bedarf auszudrucken, war ein erster und unbefriedigender Versuch.

Ende der 90er Jahre kam der Palm Pilot. Mit dem Palm war es mir damals zum ersten Mal möglich, immer und überall meine Taskliste nutzen und pflegen zu können. Neue Aufgaben konnte ich sofort eintragen, bestehende anschauen und abhaken.

Das ist nun schon über 10 Jahre her. Der Palm Pilot wurde durch ein Mobiltelefon ersetzt. Sonst hat sich nicht viel geändert.

Vor einigen Monaten habe ich mich wieder etwas mehr um das Thema gekümmert. Anlass etwas zu ändern war David Allens Buch zu seiner Methode Getting Things Done.

Diese Methode beschreibt einen Prozess, der über das reine Task Management hinausgeht. Unter anderem wird der Umgang mit mehreren Listen zur besseren Strukturierung empfohlen. Entscheidend für mich war aber die Art und Weise, wie Tasks beschrieben werden sollen (ergebnisorientiert) und wie sie systematisch entstehen (immer die nächsten konkreten Schritte planen) und bei Bedarf überarbeitet werden (regelmäßige Reviews).

Eigentlich nichts Neues, aber gut beschrieben und in sich stimmig.

Heute basiert mein Task Management auf  Getting Things Done.

Es gibt eine Menge Software für diese Methode. Allerdings stellt man schnell fest, dass ein Teil davon wohl nur auf dieser Welle mitreitet.

Nach einigem Umschauen und Ausprobieren bin ich bei Things von Cultured Code hängen geblieben. Things ist eine Anwendung für Apple-Plattformen. Es gibt Varianten für Mac, iPhone und iPad. Die Eigenschaften der jeweiligen Plattform wurden beim Design berücksichtigt, was zu einer guten Benutzbarkeit führt. Durch eine einfache und reibungslose Synchronisation ist es einfach, die Daten auf den Geräten synchron zu halten und so auf dem jeweils praktischsten Gerät arbeiten zu können.

Reviews mache ich am liebsten am Mac. Größere Umstrukturierungen gehen so am bequemsten. Während der Arbeit, auch am Schreibtisch, nutze ich gerne das iPad. Unterwegs habe ich zumindest immer mein iPhone dabei, um auch spontan neue Tasks aufnehmen zu können, oder die notwendigen Informationen für Tasks bei mir zu haben, die ich außer Haus erledige.

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