Meine Top Apps 2013 für Mac OS X und iOS

Vor gut einem Jahr hatte ich das letzte Mal die Liste meiner meistgenutzten Apps hier vorgestellt. Im Laufe dieses Jahres ergaben sich nur wenige Veränderungen.

DEVONthink und Things bilden nach wie vor das Rückgrat meiner Workflows, verstärkt durch Trello. Trello hat sich sehr schnell nahezu unentbehrlich gemacht.

Artikel für denkenswert schreibe ich inzwischen meistens direkt im Browser. Der WordPress Editor ist funktional und macht das Schreiben bequem. Für größere Artikel benutze ich aber immer noch Scrivener, ebenso für den Entwurf anderer umfangreicher Texte.

Da ich mich in letzter Zeit wieder etwas mehr mit wissenschaftlichen Themen beschäftige, die auch Mathematik benötigen, installierte ich vor einigen Monaten MacTeX. Auf der Liste ist es noch nicht, dafür nutze ich es noch nicht regelmäßig genug. Zu MacTeX werde ich wahrscheinlich bei Gelegenheit einen eigenen Artikel schreiben.

Drafts hat es dieses Jahr auf meine Liste geschafft; es ist schnell und praktisch. Ebenso Scapple. Dazu hatte ich ja bereits einige Artikel geschrieben.

Heraus gefallen ist nur Due. Ich hatte öfter Probleme mit der Zuverlässigkeit gehabt. Solange ich nur einen Timer brauche, reicht die iOS-Uhr.

Byword und Writeroom benutze ich immer noch beide gerne. Für Writeroom habe ich wohl einfach eine Schwäche 🙂

Und hier folgt schließlich die aktuelle Liste:

  • Mail (Mac OS X und iOS, sync via iCloud)
  • Safari (Mac OS X und iOS)
  • Kalender (Mac OS X und iOS, sync via iCloud)
  • Things (Mac OS X und iOS, sync via Things-Cloud)
  • DEVONthink (Mac OS X und iOS, sync nach iOS via Bonjour, sync zwischen Macs via direct link)
  • Trello (Web App, clients für iOS)
  • Scrivener (Mac OS X)
  • BywordWriteroom (Mac OS X und iOS, sync via iCloud bzw. Dropbox)
  • Drafts (iOS)
  • Circus Ponies Notebook  (Mac OS X und iOS, sync via Dropbox)
  • Numbers  (Mac OS X und iOS, sync via iCloud)
  • TextExpander  (Mac OS X und iOS, sync via iCloud)
  • Outbank  (Mac OS X und iOS)
  • Mindnode  (Mac OS X und iOS)
  • Scapple (MacOS X)
  • 1Password  (Mac OS X und iOS, sync via Dropbox)
  • DropboxiCloud, Photostream – Infrastruktur im Hintergrund, aber allgegenwärtig

Auch dieses Jahr habe ich speziellere Anwendungen wie Photoshop, Xcode und Eclipse aussen vor gelassen. 

So sieht jetzt das Dock meines iPad aus:

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Und zu guter Letzt: Mein Whiteboard ist auch eine große Hilfe. Es ist zwar keine App, aber wer wollte da kleinlich sein? 🙂

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Meine aktuellen Top-Apps für Mac OS X und iOS

Vor einem Jahr hatte ich das letzte Mal die Liste meiner meistgenutzten Apps hier vorgestellt. Wenn ich sie jetzt noch einmal durchsehe, gibt es eigentlich erst einmal wenig Veränderungen.

Allerdings ist Scrivener inzwischen gesetzt; vor einem Jahr war ich mir noch nicht sicher, ob das für mich passt. Da ich aber inzwischen wieder mehr schreibe, auch umfangreichere Texte, weiß ich die Stärken von Scrivener zu schätzen. Außerdem konnte ich feststellen, dass Scrivener mir nie im Weg stand – das ist keine Selbstverständlichkeit bei so einer umfangreichen Anwendung.

Für einfache Texte wie diesen hier bevorzuge ich Byword und Writeroom. In Kombination mit Markdown ist es mit Byword sehr einfach, die entstandenen Texte in andere Formate zu exportieren. Besonders nutze ich dies, um meine Artikel zu schreiben und sie im HTML-Format direkt nach WordPress in den Browser zu kopieren. Umfangreiche und aufwendige Artikel schreibe ich allerdings auch gern in Scrivener.

DEVONthink und Things bilden nach wie vor das Rückgrat meiner Workflows. Wenn DEVONtechnologies jetzt noch das neue Synchronisationsmodul liefert, bin ich damit (erst einmal ;-)) richtig zufrieden.

Natürlich nutze ich auch Vorschau und Goodreader noch regelmäßig, aber sie sind nicht mehr so zentral. Das hat nichts mit den Tools selbst zu tun, sondern ergibt sich einfach aus meiner Arbeit.Firefox verwende ich nur noch selten, dann wegen der plug-ins. Ansonsten nutze ich Safari. Das hat nicht wirklich tiefere Gründe.

Ooomwriter hat es doch nicht in die Liste geschafft. Grund ist, dass er nicht den Lion-Vollbildmodus unterstützt. Bei der Arbeit mit mehreren Spaces empfand ich das als störend.

Und hier folgt schließlich die aktuelle Liste:

  • Mail (Mac OS X und iOS, sync via iCloud)
  • Safari (Mac OS X und iOS)
  • Kalender (Mac OS X und iOS, sync via iCloud)
  • Things (Mac OS X und iOS, sync via Things-Cloud)
  • DEVONthink (Mac OS X und iOS, sync via Bonjour 😦 )
  • Scrivener (Mac OS X)
  • Byword, Writeroom (Mac OS X und iOS, sync via iCloud bzw. Dropbox)
  • Circus Ponies Notebook  (Mac OS X und iOS, sync via Dropbox)
  • Numbers  (Mac OS X und iOS, sync via iCloud)
  • TextExpander  (Mac OS X und iOS, sync via iCloud)
  • (i)Outbank  (Mac OS X und iOS)
  • Mindnode  (Mac OS X und iOS)
  • 1Password  (Mac OS X und iOS, sync via Dropbox)
  • Due (iOS)
  • DropboxiCloud, Photostream – Infrastruktur im Hintergrund, aber allgegenwärtig

Auch dieses Jahr habe ich speziellere Anwendungen wie Photoshop und Eclipse aussen vor gelassen. Drafts könnte vielleicht nächstes Jahr in der Liste auftauchen – wir werden sehen.

Eine wesentliche Entwicklung ist die bessere Unterstützung der Synchronisation. Hier hat sich mit Einführung der iCloud, aber auch durch weiteren Support für die Dropbox viel getan. Dies erleichtert die tägliche Arbeit erheblich, weil man eben nicht mehr selbst darum kümmern muss alle benötigten Dateien dabei zu haben, wenn man das Haus verlässt.

Und zum Schluss noch das Dock meines iPad – Drafts hat aktuell Safari verdrängt:

Circus Ponies Notebook für die tägliche Arbeit

Circus Ponies Notebook ist eine Applikation, die ein Notizbuch nachbildet. Diese Metapher zieht sich sehr konsequent durch die ganze Anwendung. Dies beginnt mit der Darstellung auf dem Bildschirm, die ein Notizbuch inklusive Ringbindung darstellt, die es erlaubt, visuelle Lesezeichen zu setzen, zu blättern, Seiten auszureissen, Seiten aus einem anderen Notizbuch einzuheften, Dokumente in das Notizbuch zu übernehmen und darin Anmerkungen vorzunehmen, auf einer Seite zu zeichnen und Diagramme zu erzeugen, und vieles mehr.

Wie man an dieser Auflistung sehen kann, handelt es sich um ein sehr umfangreiches und mächtiges Werkzeug. Ich will hier gar nicht versuchen, die Anwendung komplett vorzustellen, diese Information findet man auf der Webseite des Herstellers. Mir geht es hier um die Verwendung des Werkzeugs in meinem Workflow.

Strukturieren

Hauptsächlich benutze ich Circus Ponies Notebook in meiner täglichen Arbeit für Notizen zu den gerade aktuellen Projekten. Für jedes Projekt wird eine Sektion angelegt. In dieser Sektion gibt es eine Seite mit den wesentlichen Projektinformationen und zwei Subsektionen für Meeting- bzw. Telefonnotizen und für Notizen zu konkreten Aufgaben. Das sieht ungefähr so aus:

Projektstruktur

Jeder dieser Punkte verweist auf eine Seite im Notizbuch. Die Seiten für Notizen und Aufgaben sind selbst wieder solche Verzeichnisseiten für die darin enthaltenen Seiten. Das ganze hat also eine hierarchische Struktur, die beliebig tief sein kann. Die Strukturen können auf- und zugeklappt werden, um den Überblick zu erleichtern.

Die Seiten für den eigentlichen Inhalt können aus verschiedenen Vorlagen erzeugt werden. Wichtig ist für mich vor allen Dingen die Vorlage zur Erzeugung von Outlines. Damit lässt sich auf jeder Seite ein Outline, also eine hierarchische Struktur, aufbauen. Zieht man für seine Notizen ein freieres Format vor, ist das natürlich auch kein Problem. Ich mag die hierarchische Struktur, weil es einfach ist, einzelne Zweige zuzuklappen und damit die Detailierung je nach Bedarf zu steuern.

Einzelne Einträge der Struktur können als Task definiert werden. Sie erhalten dann eine Checkbox. Ist die zugehörige Aufgabe erledigt, kann man einen Haken in die Checkbox setzen; der Eintrag wird dann als erledigt dargestellt. Das ist praktisch, um schnell Teilschritte festzulegen und diese systematisch abzuarbeiten.

Beispiel für eine Notizbuchseite mit Aufgaben

Suchen und finden

Die Suchfunktion von Circus Ponies Notebook ist wirklich mächtig und dabei sehr elegant. So lassen sich jedem Eintrag Schlüsselworte und Icons zuweisen, nach denen dann sehr elegant gesucht werden kann. Beispielsweise kann man Telefonnummern, die man bei einem Meeting erfährt, oder einer mail entnimmt, ein kleines Telefonicon zuordnen. Damit lassen sich einfach alle im Notizbuch vermerkten Telefonnummern schnell auffinden, egal wie tief sie in irgendwelchen Strukturen versteckt sind. Das gleiche lässt sich natürlich auch mit jeglicher anderer Information machen.

Natürlich gibt es auch eine Volltextsuche und eine ganze Reihe weiterer nützlicher Suchmöglichkeiten. Die folgende Abbildung zeigt die entsprechenden Verzeichniseinträge.

Multidex

Wie bereits in anderen Artikeln beschrieben, nutze ich Circus Ponies Notebook auch auf dem iPad. Durch die Synchronisation via Dropbox habe ich meine Notizen auch dann dabei, wenn ich keinen Laptop bei mir habe. Ergänze ich unterwegs etwas, finde ich es zuhause an meinem Mac sofort wieder vor. Das ist natürlich sehr komfortabel. Das Einbinden von Dateien, ob Bilder oder pdf, kann direkt auf der Seite erfolgen. Die Dokumente können auch mit Kommentaren versehen werden. Links können direkt aus dem Browser auf die Notizseite gezogen werden.

Eine interessante Frage ist die Abgrenzung zwischen Circus Ponies Notebook und DEVONthink.

Das passende Werkzeug wählen

Kurzfristig wichtige Informationen stecke ich in Circus Ponies Notebook; Informationen, die projektübergreifend wichtig sind, landen in DEVONthink. Externe Dokumente können natürlich problemlos in beiden Werkzeugen archiviert werden. Größere Dokumente wie Handbücher werden allerdings in DEVONthink indiziert. Sie würden das Notizbuch zu sehr aufblähen und unhandlich machen.

Die Strategie ist also Circus Ponies Notebook für das Tages(projekt)geschäft zu nutzen. Hier lassen sich auch kleine Informationsschnipsel gut unterbringen, für die ein eigenes Dokument in DEVONthink unpraktisch wäre. Dadurch habe ich alle relevanten Informationen zu einem Projekt an einer Stelle. Projektergebnisse werden dann – soweit sinnvoll – aufbereitet und in DEVONthink verfügbar gemacht, um auch mittel- und langfristig verfügbar zu sein. Dadurch erreiche ich eine Trennung zwischen kurzfristig wichtigen Dingen und Details (Circus Ponies Notebook) und aufbereiteter, essentieller Information (DEVONthink). Diese Aufteilung hat sich in der täglichen Arbeit gut bewährt.

Notizbücher können nach Projektende natürlich zusätzlich archiviert werden, um bei Bedarf auch Details aus Telefonnotizen oder ähnliches zur Verfügung zu haben. Für die Archivierung bietet sich DEVONthink an, womit dann letztlich doch wieder alles an einer Stelle ist.

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