Struktur durch Gruppen und Tags

Das strukturierte Ablegen von Dokumenten ist keine einfache Sache. Viele Dokumente lassen sich nicht eindeutig Kategorien zuordnen. Sie beinhalten verschiedene Aspekte und sollen deshalb in verschiedenen Kontexten auftauchen.

Durch Volltextsuche lässt sich manches Problem (auch ohne Struktur) schnell und einfach lösen. Mit Werkzeugen wie Spotlight funktioniert das gut und performant auf Dateisystemebene.

Die Volltextsuche stößt aber spätestens dann an Grenzen, wenn einfache Begriffe oder Kombinationen daraus nicht ausreichen. Nur ein Beispiel dafür sind Dokumente, die in verschiedenen Sprachen verfasst wurden.

Deshalb ist es nach wie vor sinnvoll, eine Struktur in seine Dokumentenablage zu bringen. Ein Dokumentenmanagementsystem wie DEVONthink bietet dafür verschiedene Hilfsmittel. Neben der Volltextsuche, die natürlich auch unterstützt wird, bietet es Gruppen und Tags zur Strukturierung der Dokumente.

Gruppen erlauben die Ablage von Dokumenten in einer hierarchischen Struktur, wie man sie von Dateisystemen oder auch Aktenordnern kennt. Damit lassen sich bestimmte Aspekte der Archivierung einfach und effektiv vornehmen. Allerdings stößt man an Grenzen, wenn ein Dokument in mehreren dieser Gruppen gut aufgehoben wäre.

Natürlich ließen sich Kopien des Dokuments anlegen. Dann müssten Änderungen allerdings in jeder Kopie vorgenommen werden; das funktioniert nicht so gut. Außerdem würden Kopien unnötig Speicherplatz verbrauchen und die Datenbank aufblähen.

DEVONthink löst dieses Problem durch Replikate; so lässt sich ein Dokument in mehrere Ordner replizieren. Aus Sicht des Anwenders scheint das Dokument mehrfach vorhanden zu sein, allerdings verweisen alle Replikate auf ein einziges Dokument. Nehmen wir in einem der Replikate eine Änderung vor, wird diese in allen Replikaten sichtbar.
Das Löschen eines Replikats führt lediglich zur Löschung der Referenz, nicht des Dokuments.

Nun gibt es aber Querschnittsaspekte, für die man nicht unbedingt Gruppen anlegen will. Diese lassen sich durch sogenannte Tags, das sind einfach Schlüsselworte, abdecken. Damit lassen sich dann auch einfach Suchanfragen formulieren, die unabhängig von der Gruppenstruktur sind.

Im Grunde kann man das Problem mit Gruppen oder mit Tags lösen. Beide sind gleichwertig. So wäre es möglich alle Dokumente in den Hauptordner einer Datenbank zu legen und diese lediglich durch die Vergabe von Tags strukturieren. Ebenso ist die konsequente Verwendung von Gruppen denkbar. Aus meiner Sicht führen aber beide Ansätze nicht zu einer klaren Struktur. Deshalb ziehe ich die gemischte Verwendung vor. Dadurch wird die grobe Struktur der Datenbank durch die Gruppenhierarchie schnell sichtbar. Trotzdem können sehr detaillierte Strukturen durch die Verwendung von Tags darüber gelegt werden.

Es erfordert etwas Zeit und Analyse, um die passende Struktur zu finden. Eine allgemeingültige Empfehlung kann es hier nicht geben, weil die Struktur für die Art der Dokumente passen und vor allen Dingen für die Suchanfragen optimiert sein sollte.

Wie sieht so etwas nun konkret aus?

Ein Beispiel ist die Ablage von Versicherungsdokumenten. Ich habe eine Gruppe Versicherungen, die für jede Versicherung eine Untergruppe enthält, z.B. Krankenversicherung.  Alle Dokumente für eine Versicherung kommen in die entsprechende Untergruppe.

Will ich jetzt alle Verträge sehen, könnte ich eine Gruppe Verträge anlegen, in der Replikate der entsprechenden Dokumente liegen. Wenn allerdings nun eine Versicherung gekündigt wird und ich die entsprechende Gruppe lösche, würde das Replikat das Vertrags in der Gruppe Verträge erhalten bleiben. Das will ich aber natürlich nicht, weil es keine Relevanz mehr hat.

Daher ziehe ich hier die Verwendung von Tags vor; jedes Dokument, das einen Vertrag darstellt, bekommt ein Tag namens Vertrag. Mit einem Klick auf das Tag kann ich jetzt alle Verträge sehen – ähnlich einer Gruppe. Lösche ich jetzt aber ein Vertragsdokument, wird es auch nicht mehr unter dem Tag Vertrag auftauchen. Das ist der wesentliche Unterschied zwischen Gruppen und Tags.

Rückblick auf ein Jahr Dokumentenablage nach dem Verfahren von Noguchi

Nach einem Jahr mit meiner Dokumentenablage nachNoguchi ist es an der Zeit, ein Resumé zu ziehen.

Ein paar Worte zu der zugrundeliegenden Fragestellung und der Methode selbst.

Bei der Ablage stolpert man immer wieder über Dokumente, die einfach nicht in die benutzte Systematik passen wollen. Das können z.B. Einzelstücke sein, für die es sich nicht lohnt, einen Ordner anzulegen, oder die durch ihr Format nicht in einen Ordner passen. In manchen Fällen ist das Hantieren mit Locher oder Prospekthüllen auch einfach zu aufwändig.

Für solche Fälle bietet sich die von Noguchi vorgeschlagene Methode an. Nach dieser Methode steckt man jedes Dokument, oder mehrere zusammengehörige, in einen C4-Umschlag und beschriftet diesen mit sinnvollen Stichworten. Die Umschläge werden dann in ein Regal gestellt. Dabei stellt man den jeweils neuesten Umschlag immer ganz links neben die vorhandenen. Wird ein Umschlag entnommen, um etwas nachzuschauen, oder zu ergänzen, stellt man diesen wieder ganz links hin.

Was ist nun das Besondere an dieser Methode?

Die Ablage geht sehr schnell und einfach; Umschlag nehmen, Dokument rein, beschriften und ab ins Regal. Dabei ist es praktisch, einen Vorrat an leeren Umschlägen griffbereit im Regal zu haben.

Erstaunlicherweise funktioniert auch das Auffinden von Dokumenten gut. Da diese Ablage nicht für alle Dokumente benutzt wird, bleibt die Größe überschaubar. Durch geschickt angebrachte Etiketten ist es einfach, durch die Umschläge zu blättern und das Gesuchte zu finden. Da häufig gebrauchte Umschläge immer wieder links eingestellt werden, findet man diese auch immer schnell.

Durch das benutzte Ordnungsprinzip sammeln sich mit der Zeit rechts die Umschläge, die lange nicht benutzt worden sind. So lassen sich potentielle ‚Karteileichen‘ recht einfach finden und entsorgen.

Zuguterletzt ist diese Ablage auch sehr preisgünstig und Platz sparend.

Resumé

Wie bereits vor einem Jahr beschrieben habe ich mich nicht an die ‚reine Lehre‘ gehalten, alle Dokumente in ein einziges Archiv zu packen. Die Aufteilung in ein allgemeines Archiv und ein weiteres für Handbücher, Garantieunterlagen, Produkt DVDs und ähnliches hat sich gut bewährt. Für mich ist immer klar, in welchem Archiv ich etwas ablegen und wieder suchen muss. Eine klare Definition ist hier natürlich entscheidend.

Nach kurzer Zeit hat sich die Größe des Archivs eingependelt. Da ich die meisten Dokumente digitalisere und in einer Dokumentendatenbank verwalte, hält sie sich sehr in Grenzen. Die Suche ist dadurch völlig unproblematisch.

Vor allen Dingen weiß ich allerdings die Ablage zu schätzen! Hatte ich früher oft Dokumente längere Zeit herumliegen, weil ich nicht recht wusste, wohin damit, werden diese heute sofort abgelegt. Dieses Versprechen hat sich also erfüllt.
Auch konnte ich jetzt bereits die ersten ‚Leichen‘ finden und aussortieren.

Ich bin mit diesem System sehr zufrieden.

Dokumentenmanagement mit DEVONthink

Für die Ablage und natürlich das Wiederfinden von digitialisierten Dokumenten braucht man ein Dokumentenmanagementsystem. Im einfachsten Fall nutzt man das Dateisystem mit einer geeigneten Ordnerstruktur und sprechenden Dateinamen. Hat man viele Dokumente, stößt man damit aber schnell an die Grenzen.

In diesem Fall bietet sich der Einsatz eines speziellen Dokumentenmanagementsystems an. Die Bandbreite der verfügbaren Lösungen ist sehr hoch; ein internationaler Konzern hat eben andere Anforderungen als ein SOHO (small office, home office).

Meine Anforderungen liegen im SOHO-Bereich. Deshalb war ich auf der Suche nach einer kleinen Lösung. Dabei bin ich auf DEVONthink gestoßen. DEVONthink ist eine Produktfamilie mit den Mitgliedern DEVONthink Personal, DEVONthink Professional und DEVONthink Professional Office. Außerdem gibt es noch DEVONthink To Go für iPhone und iPad.

DEVONthink erlaubt die Archivierung von Dokumenten in einer Datenbank. Dabei kann für jedes Dokument entschieden werden, ob es in die Datenbank kopiert, oder  lediglich indiziert werden soll. Im Falle des Kopierens kann das Dokument anschließend aus dem Dateisystem gelöscht werden – eine Sicherheitskopie kann aber nicht schaden ;-). Entscheidet man sich für die reine Indizierung bleibt das Dokument im Dateisystem und es werden lediglich die Metadaten in der Datenbank angelegt. Dies macht den Zugriff auf das Dokument mit den üblichen Verfahren möglich, also zum Beispiel aus dem Finder heraus.

Hat man nun ein Dokument erfasst, können Tags (Schlagwörter) zugeordnet werden.

In DEVONthink lässt sich eine hierarchische Struktur für die Dokumente definieren, wie man sie auch vom Dateisystem her kennt. Dies erlaubt eine systematische Ablage, was besonders für zusammengehörende Dateien sinnvoll sein kann. Die Hierarchieebenen werden ebenfalls als Tag an ein Dokument gehängt. Letztendlich sind sie, aus Sicht von DEVONthink, nichts anderes.

Die Suche nach einem Dokument kann nun auf Basis der Metadaten sowie des Dokumententextes erfolgen. DEVONthink erlaubt komplexe Suchkriterien, die auch abgespeichert werden können. Sie erscheinen dann als dynamische Ordner im Übersichtsfenster.

DEVONthink bietet einige Funktionen, die bei der Suche oder auch der Einordnung eines Dokuments helfen. Anhand verschiedener Kriterien zeigt es zum Beispiel Dokumente, die Ähnlichkeit zu dem ausgewählten Dokument aufweisen. Der Grad der Ähnlichkeit wird graphisch angegeben.

Da ich möglichst viele meiner Dokumente in digitialisierter Form archivieren will, habe ich mich für DEVONthink Professional Office entschieden; es bietet eine sehr gute Scannereinbindung. Ich muss lediglich ein Dokument in meinen Scanner legen und den Scann starten. Das Scanergebnis wird dann automatisch von DEVONthink gelesen, mit einer OCR-Software in ein durchsuchbares pdf Dokument konvertiert und im Eingangskorb abgelegt. Anschließend ordne ich die Dokumente ein und verschlagworte sie.

Dokumente können auch automatisch von DEVONthink einsortiert werden, diese Funktionalität habe ich allerdings noch nicht benutzt.

Für die Einarbeitung in DEVONthink kann ich das Buch Take Control of Getting Started with DEVONthink 2 sehr empfehlen. Es führt anwendungsorientiert durch DEVONthink und erleichtert damit die schnelle Nutzung sehr.

%d Bloggern gefällt das: