DEVONthink Datenbanken splitten

Nach meinem Artikel zu Datenbanken in DEVONthink wurde die Frage gestellt, wie denn eine bestehende Datenbank aufgeteilt werden könne.

Um dies zu zeigen, lege ich eine Datenbank TestDB-1 an, die zwei Gruppen mit je zwei Dateien enthält (Bild 1). Will ich jetzt Gruppe 2 in eine andere Datenbank verschieben, gehe ich folgendermaßen vor:

  • Falls ich eine neue Zieldatenbank haben will, muss ich diese zuerst in DEVONthink anlegen: TestDB-2.
  • Die Zieldatenbank öffnen. Wenn wir sie gerade neu erzeugt haben, ist sie bereits geöffnet.
  • In der Quelldatenbank die Gruppe markieren, die verschoben werden soll (Bild 2).
  • Mit Rechtsklick das Kontextmenü dieser Gruppe öffnen und Verschieben auswählen.
  • Es öffnet sich ein weiteres Menü, in dem das Ziel für den Verschiebevorgang bestimmt werden kann. Hier sehen wir auch unsere Zieldatenbank (Bild 2).
  • Zieldatenbank auswählen, bzw. bei Bedarf eine Gruppe innerhalb dieser Datenbank und durch Anklicken bestätigen.
  • Die Gruppe verschwindet in der Quelldatenbank und taucht in der Zieldatenbank auf (Bilder 3 und 4).

Dies funktioniert natürlich nicht nur mit Gruppen, sondern auch mit einzelnen Dokumenten.

In manchen Fällen wird ein Dokument in mehreren Datenbanken benötigt. Dann kann statt Verschieben einfach Duplizieren benutzt werden (Bild 5). Replizieren in eine andere Datenbank ist nicht möglich, das funktioniert prinzipiell nur innerhalb einer Datenbank.

Verschiebt man Dateien mit Tags, werden diese ebenfalls in die Zieldatenbank kopiert. In der Quelldatenbank bleiben die Tags allerdings erhalten und können gelöscht werden, falls sie nicht mehr benötigt werden.

Das Verschieben und Kopieren von Dokumenten zwischen Datenbanken in DEVONthink ist also ganz einfach. Ein Grund mehr, die Struktur gewachsener Datenbanken immer wieder einmal zu optimieren.

Bild 1 - Testdatenbank TestDB-1

Bild 1 – Testdatenbank TestDB-1

Bild 2 - Kontextmenü für Verschieben

Bild 2 – Kontextmenü für Verschieben

Bild 3 - Die Gruppe ist aus der Quelldatenbank verschwunden

Bild 3 – Die Gruppe ist aus der Quelldatenbank verschwunden

Bild 4 - Zieldatenbank mit verschobener Gruppe

Bild 4 – Zieldatenbank mit verschobener Gruppe

Bild 5 - Eine Gruppe kopieren

Bild 5 – Eine Gruppe kopieren

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