Datenbanken in DEVONthink

DEVONthink benutze ich nun seit mehreren Jahren recht intensiv. Wie es so ist, ändern sich mit der Zeit die Anforderungen, die Datenbanken wachsen und im besten Fall lernt man auch dazu. 2011 hatte ich meine Datenbank zähneknirschend in kleinere Datenbanken aufgeteilt. Zähneknirschend, weil einiges einfach umständlicher war, zum Beispiel die Suche. Aber auch bei der Ablage müssen mehr Entscheidungen getroffen werden. Näheres dazu ist in diesem Artikel nachzulesen, den ich damals verfasst habe.

Vor einem Jahr hatte ich dann den Schritt gemacht, meine Datenbanken bewusster zu strukturieren. Meine Gedanken dazu hatte ich ebenfalls hier in einem Artikel niedergelegt.

Inzwischen hat sich die Zahl meiner Datenbanken noch einmal deutlich erhöht. Es kamen einige neue dazu, aber auch bestehende wurden weiter aufgeteilt und spezialisiert; jetzt sind es fünfzehn.

Meine Gedanken von 2012 haben sich in der Praxis bestätigt: Die Vorteile kleiner, spezialisierter Datenbanken überwiegen. Nur selten habe ich Probleme, mich bei der Ablage zwischen mehreren Datenbanken entscheiden zu müssen.

Für die Auflösung solcher Konflikte haben sich zwei Ansätze bewährt:

  • Statische Dokumente, also solche, die nicht mehr geändert werden, lege ich im Konfliktfall in allen relevanten Datenbanken ab.
  • Dokumente, die bearbeitet werden, sollten besser nicht als Kopien existieren, weil sonst die Pflege zum Alptraum wird. Also lege ich diese Dokumente nur einmal ab. In die anderen relevanten Datenbanken kommt lediglich ein Platzhalter-Dokument, das auf das Original verweist.

Platzhalter mit Verweisen lassen sich natürlich auch für statische Dokumente nutzen. Sinn macht das aber nur, wenn diese sehr groß sind.

Das automatische Einordnen neuer Dokumente funktioniert jetzt mit wesentlich höherer Trefferquote; so ist es eine wirkliche Hilfe.

Ein weiterer Vorteil ist die Geschwindigkeit der Synchronisation. Brauche ich eine Datenbank unterwegs auf dem Laptop, kann ich sie jetzt ohne Stress in ein paar Sekunden synchronisieren.

Nur die Suche ist noch ein kleiner Wermutstropfen. Die ‚einfache Suche über das Suchfenster bezieht lediglich die aktuelle Datenbank ein. Also muss auf die erweiterte suche zurückgegriffen werden (Werkzeuge/Finden…, bzw. ⇧⌘F). Damit lässt sich zwar flexibel und gut suchen, aber auch nur in den geöffneten Datenbanken. Vergesse ich also vor der Suche aller relevanten Datenbanken zu öffnen, gehen mir eventuell wichtige Treffer durch die Lappen.

Das ist aber zugegebenermaßen Jammern auf hohem Niveau😉

3 Responses to Datenbanken in DEVONthink

  1. lutz_ sagt:

    Hallo! Wie kann ich denn in DTPO eine „etwas groß geratenen Gruppe“ in eine eigene Datenbank überführen?

    • sbraun58 sagt:

      Hallo Lutz,
      du legst die neue Datenbank an und öffnest sie. Dann gehst du in die Datenbank mit der großen Gruppe. Im Kontextmenü der Gruppe (Rechtsklick) wählst du „Verschieben“ und dann die neue Datenbank als Ziel.

  2. Pingback: DEVONthink Datenbanken splitten | Denkenswert

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