DEVONthink – Duplikate in Replikate konvertieren

Pflegt man größere Mengen an Dokumenten in DEVONthink kommt es hin und wieder vor, dass Duplikate in die Datenbank kommen. Das kann einfach durch mehrfaches archivieren passieren, oder weil statt zu replizieren kopiert wurde. Duplikate werden von DEVONthink erkannt und als solche markiert:  

Duplikate können mit dem Skript Dupes To Replicants automatisch in Replikate gewandelt werden. Dabei werden die Duplikate gelöscht und die Datenbank dadurch entlastet. Dieses Skript kann von DEVONtechnologies geladen werden.

Dazu wird in DEVONthink mittels Hilfe / Einführungen ein Dialog geöffnet (Bild 1). Am unteren Rand ist ein hellgrauer link Extras installieren zu finden. Jetzt werden eine ganze Reihe an Erweiterungen eingeblendet, die einfach per Mausklick installiert werden können. Sie tauchen dann im Scriptmenü von DEVONthink auf (Bild 2).

Die Erkennung von Duplikaten ist eine feine Sache. Dabei werden Inhalte verglichen. Es werden also auch Dateien als Duplikate erkannt, die verschiedene Namen haben, solange der Inhalt übereinstimmt. Dabei gilt es allerdings vorsichtig zu sein, da auch leicht unterschiedliche Dateien als Duplikat erkannt werden. Das kann so gewünscht sein, muss es allerdings nicht.

Ausprobieren lässt sich dieses Verhalten ganz einfach:

  • Man erzeuge eine kleine Textdatei mit Namen Ein Text.txt  und dem Inhalt:

Ein einfacher Text.

  • Dann kopiere man diese Datei und nenne die Kopie Der fast gleiche Text.txt.
  • Jetzt werden beide Dateien in DEVONthink importiert. DEVONthink wird trotz unterschiedlicher Dateinamen ein Duplikat erkennen.
  • Jetzt ändert man den Text einer der Dateien leicht (Ausrufezeichen statt Punkt):

Ein einfacher Text!

  • DEVONthink erkennt die Dateien weiterhin als Duplikate.

Dieser Umgang mit Unschärfe bei der Erkennung wird in vielen Fällen hilfreich sein und ist ja auch eine Stärke von DEVONthink. In Verbindung mit dem Skript Dupes To Replicants kann es allerdings zu unerfreulichen Verlusten kommen. Deshalb ist es wichtig zu prüfen, ob wirklich Duplikate im Sinne des Anwenders vorliegen, bevor Replikate erzeugt werden.

Wie in Bild 2 zu sehen, gibt es auch ein Skript, das eine Gruppe mit Duplikaten erzeugt. So lassen sich die Duplikate leicht vergleichen, auch wenn sie   in verschiedenen Ordnern abgelegt sind.

Bild 1 - Hilfemenü

Bild 1 – Hilfemenü

Bild 2 - Skriptmenü

Bild 2 – Skriptmenü

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