DEVONthink Datenbanken optimal strukturieren

Mitte 2011 beschrieb ich hier meine Verwendung von DEVONthink. Seit dieser Zeit hat sich einiges getan: ich habe Erfahrungen gesammelt und natürlich sind meine Datenbanken gewachsen.

Eine wesentliche Erkenntnis war, dass es letztlich doch praktischer ist, meine Daten auf mehrere, spezialisierte Datenbanken zu verteilen. Natürlich gibt es Dokumente, die in mehreren dieser Datenbanken gut aufgehoben wären. Deshalb ist es wichtig, bei der Definition der Datenbanken klar festzulegen was hineingehört und was nicht. Grenzfälle wird es trotzdem noch geben, meiner Erfahrung nach aber wenige. Diese Dokumente können dann auch einfach in mehrere Datenbanken gepackt werden. Das funktioniert gut für Dokumente, die lediglich gelesen werden.  Will man sie auch bearbeiten, kann es leicht zu einem Versionschaos führen – was Dokumentenmanagement ja gerade vermeiden helfen soll. Solche Konflikte sollten allerdings extrem selten sein. Hat man öfter damit zu kämpfen, empfiehlt es sich, die Definitionen der Zuständigkeiten der Datenbanken neu zu überdenken.

Mehrere kleine, spezialisierte Datenbanken zu haben hat mehrere Vorteile:

  • Datenbanken sind schneller zu öffnen
  • die Suche geht schneller – bzw. das Finden😉
  • die Datensicherung geht schneller, weil nur geänderte Datenbanken gesichert werden müssen
  • die Synchronisation mit DEVONthink für iOS lässt sich besser steuern
  • das automatische Einordnen funktioniert besser

Folgende Fragen können als Startpunkt einer Analyse dienen:

  • Welche Dokumente will ich ablegen? Ergebnis sollte eine Liste mit Klassen von Dokumenten sein (z.B. Versicherungsunterlagen, Angebote, Projektdokumentation, Finanzdaten, Know How).
  • Nach welchen Kriterien will ich suchen können? Z.B. im Projektkontext, fachliches Know How generell, alle Rechnungen für ein Jahr
  • Welchen Lebenszyklus haben die verschiedenen Dokumente? Projektdokumentation kann vielleicht nach Abschluss des Projekts archiviert werden und muss nicht mehr im direkten Zugriff stehen.

Es wird nicht immer leicht fallen, auf Anhieb den optimalen Zuschnitt zu finden. Deshalb ist es sinnvoll, nach einigen Monaten noch einmal kritisch zu prüfen, ob die Erwartungen erfüllt werden.

4 Responses to DEVONthink Datenbanken optimal strukturieren

  1. derue sagt:

    Gegen viele Datenbanken spricht jedoch, das eine Suche immer nur auf der aktuellen DB erfolgt?

    Ich bin auch hin- und hergerissen und suche noch den Idealweg zwischen einer und vier DBs. Jetzt habe ich 2.

    • sbraun58 sagt:

      Diese Einschränkung macht es auch so wichtig, sich vor der Aufteilung einer Datenbank Gedanken über die erwarteten Abfragen zu machen.

      Momentan komme ich mit meinen Datenbanken gut zurecht, aber es gibt schon hier und da
      das Problem, dass ich in mehreren Datenbanken suchen muss. Aus diesem Grund habe ich mich auch lange gegen eine Aufteilung gesträubt.
      Zur Zeit bin ich bei neun Datenbanken, wobei einige allerdings sehr spezifisch sind. Vier haben allerdings – zumindest potentiell – eine gewisse thematische Überlappung.

      Letzten Endes geht es halt, wie so oft, um den besten Kompromiss.

  2. Lutz sagt:

    Devonthink – zumindest in der Pro Office-Version – sucht über alle geöffneten Datenbanken hinweg. Allerdings nicht im Suchfensterchen oben rechts, sondern über die Suchmaske »Werkzeuge > Finden (cmd-shift-F)«.

    • sbraun58 sagt:

      Danke für den Hinweis – die Suche mittels cmd-shift-F ist generell wesentlich mächtiger. Bei ‚einfachen‘ Suchen denke ich allerdings leider oft nicht daran:-/

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