Zu erledigende Dokumente im Überblick mit DEVONthink

Wenn sich in der Datenbank immer wieder Dokumente ansammeln, die noch bearbeitet werden müssen, kann man sich das leichter machen, indem diese Dokumente an einer zentralen Stelle zusammengefasst werden. In der Praxis werden sie allerdings meist über verschiedene Ordner verteilt vorliegen.

Eine einfache und elegante Methode dieses Problem anzugehen sind Etiketten in Zusammenarbeit mit ‚intelligenten Gruppen‘. Dazu gibt man jedem der Dokumente ein Etikett (rechter Mausklick auf Datei, dann Etikett wählen). Etiketten können in DEVONthink beliebig benannt werden (siehe Bild 1); für unsere Zwecke würde sich z.b. zu erledigen anbieten.

Hat man nun ein Dokument vor sich, das noch gelesen oder bearbeitet werden soll, z. B. im Eingang, weist man diesem das Etikett zu erledigen zu. Damit ist das Dokument schon einmal farblich gekennzeichnet; im Beispiele nach Bild 1 blau hinterlegt.

Im nächsten Scritt legen wir auf der obersten Ebene in DEVONthink eine intelligente Gruppe an. Als Filterkriterium wählen wir unser Etikett (s. Bild 2). In dieser Gruppe sind jetzt alle Dokumente zu finden, die mit dem Etikett zu bearbeiten versehen sind. Sind wir mit dem Dokument fertig, entfernen wir das Etikett und es verschwindet automatisch aus unserer Gruppe. Die Gruppe ist lediglich eine Ansicht auf unsere Dokumente ähnlich Replikaten; die Dokumente liegen nach wie vor in ihren ‚Heimat-Ordnern‘.

Bild 1 – Etiketten benennen in den Einstellungen

Bild 2 – Definition des intelligenten Ordners

Wollen wir diese Gruppe auf iPad oder iPhone replizieren, werden wir feststellen, dass das nicht geht. Intelligente Gruppen sind eigentlich nur Abfragen auf die Dokumentendatenbank; sie enthalten selbst keine Dokumente. Wollen wir unsere Dokumente trotzdem unterwegs dabei haben, hilft uns ein kleiner Trick: wir legen unter Mobile sync einen Ordner an – z.B. zu erledigen, markieren alle Dateien in unserer intelligenten Gruppe und replizieren diese in zu erledigen. Damit können wir die Dateien auf iPhone oder iPad unterwegs bearbeiten und anschließend wieder in die Datenbank synchronisieren.

Jetzt müssen wir nur noch im Kopf behalten, den mobilen Ordner immer wieder zu aktualisieren. So funktioniert das ganz gut, wenn es auch nicht optimal ist.

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