DEVONthink Server – Dokumente über das Netz

DEVONthink ist eine praktische Dokumentendatenbank die Ablage, Organisation und Suche von Dokumenten einfach und effektiv macht. Am Besten funktioniert sie für einzelne Anwender, da es sich um eine Desktop-Anwendung handelt. Diese Eigenschaft legt die Nutzung der Applikation erst einmal als lokal zu einem Computer fest.
Durch Synchronisations-Mechanismen lässt sich DEVONthink auch zusammen mit iOS-Geräten nutzen und macht damit die Dokumente für unterwegs nutzbar. Die Mächtigkeit von DEVONthink to go ist allerdings schon durch das Design von iOS eingeschränkt.

Wirklich störend ist manchmal, dass der Zugriff von anderen Computern nicht möglich ist. Für solche Zwecke hat DEVONtechnologies einen Web-Server in DEVONthink integriert. Dieser erlaubt zumindest eingeschränkten Zugriff auf die Datenbank. Bei entsprechender Konfiguration ist damit auch der Zugriff über das Internet möglich.

Legt man die Dokumente zum Beispiel auf eine DropBox und indiziert sie von DEVONthink lediglich, lässt sich auch gut im Team mit DEVONthink arbeiten: Dokumente werden auf der DropBox bearbeitet, für die Suche nach Informationen wird DEVONthink Server eingesetzt.

Im Folgenden beschreibe ich, wie ein Server konfiguriert und benutzt werden kann.

Konfiguration des Servers

Die Konfiguration des Servers ist sehr einfach. In den Einstellungen von DEVONthink gibt es eine spezielle Seite dafür (siehe Bild 1a).

Bild 1a – Einstellungsdialog für die Server-Konfiguration


Datenbanken können für den Zugriff über den Server freigeschaltet werden. Dies erreicht man durch Anklicken von Datenbank-Sharing im Dialog für die Eigenschaften der entsprechenden Datenbank (siehe Bild 2). Zu diesem Dialog gelangt man durch Rechtsklick auf die Datenbank (unter Offene Datenbanken) und Auswahl von Datenbank-Eigenschaften aus dem Kontextmenü.

Bild 2 – Freigabe einer Datenbank


Start des Servers

Ein Klick auf die Start-Schaltfläche startet den Server. Am unteren Rand des Dialogs wird jetzt die URL dargestellt, über die der Server ansprechbar ist (siehe Bild 1b).

Bild 1b – Einstellungsdialog nach dem Start des Servers


Auch über das Kontextmenü im Dock lässt sich der Server starten (siehe Bild 3).

Bild 3 – Kontextmenü im Dock


Zugriff mittels Browser

Läuft der Server, kann im Browser mittels der URL, die in den Einstellungen angegeben wurde, oder direkt über Bonjour (siehe Bild 4) auf die Anwendung zugegriffen werden. Bonjour-Anwendungen können in Safari als Lesezeichen angezeigt und ausgewählt werden.

Bild 4 – Start per Bonjour

Die laufende Anwendung ist in Bild 5 zu sehen. Die Bedienung ist einfach und intuitiv. Natürlich stehen auch nicht alle Möglichkeiten der Desktop-Anwendung zur Verfügung.

Bild 5 – So sieht DEVONthink im Browser aus

Damit lassen sich Dokumente herunterladen, neue Dokumente anlegen (siehe Bild 6), sowie Dokumente in die Datenbank hochladen (siehe Bild 7).

Bild 6 – Dialog für eine neue Notiz


Bild 7 – Dialog zum Hochladen eines neuen Dokuments


Zugriff über das Internet

Durch entsprechende Konfiguration des Routers (Port forwarding) kann auf eine Applikation direkt aus dem Internet zugegriffen werden. Eine feste IP-Adresse für den Server zu haben ist hilfreich.
Da bei einer direkten Verbindung mit dem Internet immer Vorsicht geboten ist, sollte dieses ‘Freischalten’ nur von jemanden gemacht werden, der Erfahrung mit den notwendigen Sicherheitsvorkehrungen hat! Deshalb werde ich hier auch nicht näher auf dieses Thema eingehen.

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