Wie man einfach Ordnerstrukturen in DEVONthink anlegen kann

Vor einiger Zeit schrieb mich ein Leser wegen eines Problems mit DEVONthink an. Er wollte für jeden neuen Kunden in DEVONthink eine Ordnerstruktur anlegen. Im Ergebnis sollte es so aussehen:

  • Kunden
    • Ordner 1
    • Ordner 2

Diese Struktur für jeden Kunden immer wieder manuell anzulegen ist natürlich auf Dauer lästig. Deshalb wünschte sich der Leser eine automatisierte Lösung.

Mein Vorschlag war, dies mit einem Template zu lösen. Außer reinen Dokumenten-Templates erlaubt DEVONthink schließlich auch den Einsatz von AppleScript in Templates, was die Möglichkeiten erheblich erweitert.

Wer sich die mitgelieferten Vorlagen schon einmal genauer angesehen hat, kennt wahrscheinlich das Projekt-Template. Der Zweck dieses Templates ist die Erzeugung einer Ordnerhierarchie in DEVONthink; also genau das, was für unser Problem gebraucht wurde.

Also baute ich ein neues Template auf Basis des Projekt-Templates, das die speziellen Anforderungen des Lesers erfüllte. Da sich diese Fragestellung sicher öfter ergibt, will ich hier beschreiben, wie das Projekt-Template an eigene Erfordernisse angepasst werden kann.

Probieren Sie das Projekt-Template einfach einmal aus:
– Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie die neue Struktur anlegen wollen (z.B. ‘Kunden’), damit er aktiv ist.
– Gehen Sie zum Menü Daten / Neu mit Vorlage und wählen Sie die Vorlage Projekt (siehe Bild unten)
– Nach kurzer Zeit erscheint ein Dialog
– Geben Sie dort einen Namen ein (z. B. ‘Stefan Braun’, aber bitte achten Sie darauf, dass es diesen Ordner noch nicht gibt!)

Jetzt werden Sie unter ‘Kunden’ einen Ordner ‘Stefan Braun’ mit verschiedenen Unterordnern finden.

Das sind natürlich (noch) nicht die Unterordner die Sie brauchen, aber durch eine kleine Änderung der Vorlage lässt sich dies erreichen. Bitte löschen Sie diese Ordner wieder.

Die Vorlage selbst finden Sie am einfachsten, indem Sie im Menü Daten / Neu mit Vorlage den ersten Punkt: Vorlagenordner öffnenwählen. Die Vorlage selbst heißt Project.templatescriptd.

  • Machen Sie eine Kopie davon, z.B. Neukunde.templatescriptd.
  • Dann öffnen Sie die Vorlage (Klick mit rechter Maustaste auf die neue Vorlage, Paketinhalt anzeigen wählen).
  • Jetzt öffnen Sie den Ordner Contents, anschließend Resources
  • In diesem Ordner finden sich Ordner für mehrere Sprachen. Ich gehe hier davon aus, dass Sie lediglich Deutsch brauchen (für die anderen Sprachen funktioniert das aber natürlich entsprechend). Öffnen Sie den Ordner de.lproj, dann Neues Projekt
  • Hier sehen Sie eine Hierarchie von Ordnern.
  • Löschen Sie die Ordner, die sie nicht brauchen und legen Sie die gewünschten Ordner an.
  • Schließen Sie das Finder-Fenster
  • Beenden Sie DEVONthink und starten Sie es wieder neu (erst so werden neue Vorlagen erkannt!)
  • Klicken Sie in DEVONthink auf Ihren Ordner, z.B. Kunden
  • Wählen Sie im Menü Daten / Neu aus Vorlage Ihre neue Vorlage Neukunde
  • Geben Sie im Dialog den Namen eines neuen Kunden ein …. und schon werden die entsprechenden Ordner angelegt.

Falls Sie genauer verstehen wollen, wie das funktioniert, finden Sie im Handbuch zu DEVONthink weitere Informationen. Wie einfache Templates angelegt werden habe ich bereits hier beschrieben.

Das Kontext-Menü mit Einträgen für die Vorlagen Projekt und Neukunde

2 Responses to Wie man einfach Ordnerstrukturen in DEVONthink anlegen kann

  1. Sebastian sagt:

    Hallo,
    ich würde gern in DevonThink eine eigene Ordnerstruktur für Jahre anlegen. Die Ausführungen hier waren schon sehr hilfreich, wie kann ich jedoch die Tags der Ordner schon vorgelegen bzw. wie bekomme ich (bspw. bei der existierenden Vorlage „Register>Monate“) den Titel der Vorlage, welcher als übergeordneter Ordner nach der Verwendung der Vorlage existiert, weg?

    Vielen Dank für den hilfreichen Artikel und hoffentlich weiter hilfreichen Support!

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