Strukturiertes Taskmanagement – Zeitabhängige Tasks

Den dritten und letzten Teil meiner kleinen Artikelreihe (Bereiche, Projekte, TasksTags) zur Strukturierung von Tasks will ich allein der Zeit widmen. Beim Taskmanagement kommt der Zeit schließlich eine ganz spezielle Bedeutung zu.

Manche Aufgaben müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein. Für diese werden wir in Things das Fälligkeitsdatum setzen. Damit tauchen sie automatisch an diesem Tag in unserer Heute-Liste auf. Um die Terminabhängigkeit deutlich zu machen, werden diese Tasks bei Fälligkeit rot markiert. Manchmal ist es wichtig, bereits früher auf solche zeitkritischen Aufgaben hingewiesen zu werden, weil die Bearbeitung aufwendiger ist; auch dies lässt sich entsprechend definieren. In Bild 1 ist das Fälligkeitsdatum bereits gesetzt. Ein Klick auf das Feld mit dem Datum öffnet einen Kalender, in dem das Datum geändert werden kann. Löschen lässt sich das Datum mit einem Klick auf das kleine Kreuz neben dem Datumsfeld.

Bild 1 - Fälligkeitsdatum setzen und Tasks zyklisch machen

Das Fälligkeitsdatum sollte nach Möglichkeit nur verwendet werden, wenn es sich um ein hartes Endedatum handelt. Halten wir uns an diese Regel, ist die rote Markierung ein guter Indikator für dringende Aufgaben, die heute zu erledigen sind. Übrigends lässt sich auch für ein Projekt ein Fälligkeitsdatum setzen. Dieses wird dann automatisch an alle Tasks im Projekt vererbt.

Wollen oder können wir eine Aufgabe erst an einem bestimmten Tag anfangen, sollten wir dafür nicht das Fälligkeitsdatum benutzen, sondern sie in die Geplant-Liste eintragen.
Hier lässt sich ein Datum angeben, zu dem diese Task in der Heute-Liste auftauchen soll. In diesem Fall wird die Task nicht rot markiert, sondern gelb, wie alle ‘normalen’ Tasks. Die rote Markierung bleibt also wirklich auf die zeitkritischen Aufgaben beschränkt.

Damit haben wir schon zwei Arten von Zeitpunkten: Start- und Endetermine. Eine Spezialisierung davon sind zyklisch zu erledigende Tasks. In diese Kategorie fällt zum Beispiel der Monatsabschluss, der zu einem fixen Zeitpunkt (z.B. letzter Tag im Monat) zu machen ist. Es gibt aber auch Aufgaben, die eine bestimmte Zeit nach der letzen Bearbeitung wieder zu erledigen sind, vielleicht das Entkalken der Espresso-Maschine.

Zyklische Aufgaben werden über den Planungs-Dialog (Bild 1 rechts, Bild 2 und Bild 3) angelegt. Hier können Intervalle, z.b. alle zwei Tage, angegeben werden, Zeitpunkte, z.B. letzter Tag im Monat, oder Intervalle bezogen auf das Abhaken der Aufgabe.

Bild 2 - Zyklische Tasks definieren

Bild 3 - Zyklus festlegen

Zyklische Aufgaben werden in die Geplant-Liste gelegt. Immer wenn eine neue Task benötigt wird, also ein Zyklus abgelaufen ist, wird in der Heute-Liste eine Kopie der Task erzeugt.

Damit bietet Things eine breite Palette an Möglichkeiten für die Definition zeitabhängiger Aufgaben. Zusammen mit den Strukturierungsmöglichkeiten, die ich in den ersten beiden Artikeln beschrieben habe, lassen sich wohl nahezu alle Anforderungen an das Taskmanagement abdecken.

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