Strukturiertes Taskmanagement – Tags

Im ersten Teil dieser kleinen Serie beschrieb ich die hierarchische Strukturierung meiner Tasks basierend auf Verantwortungsbereichen und Projekten. Diese Struktur gibt mir bereits einen guten inhaltlichen Überblick.

Nun gibt es aber auch Such- und Sortierkriterien, die in dieser hierarchischen Struktur nicht umsetzbar sind, weil sie orthogonal zur Hierarchie sind.

Um das Suchen und Sortieren nach diesen Kriterien zu ermöglichen, verwende ich Tags.

Hier will ich ein paar typische Anwendungsfälle zeigen.

Prioritäten

Ist die Heute-Liste wieder einmal etwas länger geworden, will ich mir alle Tasks mit hoher Priorität anzeigen lassen. Andere Tasks sollen weggefiltert werden.

Um meine Tasks zu priorisieren orientiere ich mich an der Eisenhower-Matrix. Dazu habe ich für jeden Quadranten ein Tag definiert. Diese Tags sind in einer Gruppe zusammengefasst.

Bild 1 - Tags für Prioritäten

Sind in der Heute-Liste Aufgaben mit solchen Prioritäts-Tags vorhanden, kann ich jetzt einfach die Gruppe auswählen und es werden alle priorisierten Tasks angezeigt. Will ich nur Tasks einer bestimmten Priorität sehen, wähle ich diese Priorität aus, um mein Filter zu verfeinern.
In Things erreiche ich das mit einem Klick in die Filter-Leiste. Dort sind immer nur die Tags zu sehen, die Tasks in der aktuellen Ansicht zugeordnet sind. So bleibt die Leiste übersichtlich.

Bild 2 - Die Filterleiste

Damit kann ich auch in einer langen Liste ohne viel Aufwand meinen Fokus auf die wichtigsten Tasks richten.

Erwartete Aufwände

Habe ich zwischendurch noch eine Stunde Zeit, setze ich einen Filter auf die geschätzten Aufwände und lasse mir alle Tasks zeigen, die innerhalb einer Stunde erledigt werden können.

Auch dies lässt sich mit ein paar Tags einfach erledigen. Diese Tags sind ebenfalls in einer eigenen Gruppe zusammengefasst. Im Gegensatz zu den Prioritäten sind sie aber auch selbst noch hierarchisch gegliedert. So sind kleinere Aufwände unterhalb größerer Aufwände eingeordnet.

Bild 3 - Tags für geschätzte Aufwände

Warum dies? Weil ich damit auch alle Tasks mit einem niedrigeren Aufwand als dem gesuchten sehen kann. Das heißt bei meiner Suche nach Tasks mit einer Stunde Aufwand bekomme ich auch die Tasks mit weniger als einer Stunde zu Gesicht. Das funktioniert, weil der Filtermechanismus in Things Hierarchien berücksichtigt. Im oben angeführten Beispiel erhalte ich so alle Tasks, für die weniger als eine Stunde geschätzt wurde. Wären die Tags nicht hierarchisch, müsste ich erst nach einer Stunde filtern, dann nach einer halben Stunde usw.

Was aber, wenn ich nur die Tasks mit einem Aufwand von einer Stunde sehen will? Dann habe ich mit diesem Ansatz ein Problem. Leider sortiert Things die gefilterten Tasks auch nicht anhand der Hierarchie (hier also nach Dauer).

Dies ist ein gutes Beispiel dafür, dass die geplante Nutzung der Tags wichtig für deren Definition ist. Solche Vorüberlegungen zahlen sich schnell aus. Stellt sich heraus, dass es dann doch nicht passt, lässt sich dies mit etwas Aufwand natürlich jederzeit wieder beheben.

Wie in Bild 3 zu sehen ist, schätze ich die Aufwände meist in Pomodoros. Natürlich lassen sich hier auch Minuten oder Stunden benutzen.

Weitere Anwendungen

Wenn ich Aufgaben nur an einem bestimmten Ort erledigen kann, definiere ich ein Tag für diesen Ort und kann so immer schnell die entsprechenden Tasks finden, wenn ich da bin. Der Ort kann eine Stadt sein, ein Kunde, oder auch Zug und Flugzeug. Für die Suche benutze ich die Suchfunktion von Things. Wichtig ist, diese auf Tags einzuschränken. Dies lässt sich im Suchfenster erreichen.

Bild 4 - Den Suchraum einschränken

Ein schon klassisches Tag ist das ‘Telefon’. Damit lassen sich alle Anrufe taggen, um sie dann gebündelt abzuarbeiten.

Interessant zu wissen ist auch, dass Tags in Things vererbt werden. Setzt man also ein Tag für einen Bereich, wird dieses für alle dort definierten Tasks benutzt. Dies gilt auch entsprechend für Projekte. Dadurch kann dann zum Beispiel innerhalb der Heute-Liste nach einem Bereich oder Projekt gefiltert werden. Das ist praktisch, um den Fokus auf die Aufgaben des Projekts zu lenken, an dem man gerade arbeitet.

Natürlich gibt es beliebig viele andere Möglichkeiten Tags zu nutzen. Wichtig ist dabei aber immer, dass sie einen konkreten Nutzen bringen. Struktur um der Struktur willen erzeugt nur Aufwand und Frust.

2 Responses to Strukturiertes Taskmanagement – Tags

  1. Pingback: Strukturiertes Taskmanagement – Zeitabhängige Tasks « Denkenswert

  2. Pingback: Nachschlag zu Strukturiertes Taskmanagement – Personenbezogene Tasks in Things nutzen « Denkenswert

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