Strukturiertes Taskmanagement – Bereiche, Projekte, Tasks

Ungefähr einmal im Jahr nehme ich mir etwas Zeit und werfe einen kritischen Blick auf mein Taskmanagement. Im Laufe der Zeit ändern sich Verantwortlichkeiten und Arbeitsschwerpunkte. Auch die generelle Effektivität und Effizienz des Prozesses regelmäßig zu hinterfragen ist wichtig.

Um den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zu behalten, ist eine Strukturierung sinnvoll. Die Aufgaben können dabei nach verschiedenen Kriterien geordnet werden. Dies können (Verantwortungs-)Bereiche, Projekte, geschätzte Aufwände, Fälligkeit, benötigte Resourcen, oder beliebige andere sein. Der erste Schritt sollte also die Wahl sinnvoller Ordnungskriterien sein.

Was sinnvoll ist, kann nur jeder für sich selbst entscheiden; es hängt von den eigenen Anforderungen ab. Die wesentliche Frage, die man sich dabei stellen sollte ist: Nach welchen Kriterien will ich später suchen und sortieren können?

Und hieraus folgt dann auch schon wieder eine Motivation für regelmäßiges Reflektieren. Dabei sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Waren die gemachten Annahmen richtig?
  • Sind diese Annahmen weiterhin sinnvoll?
  • Nutze ich all die vorgesehenen Möglichkeiten?
  • Musste ich öfter umständlich suchen, weil meine Suchkriterien nicht gepasst haben?

Für mich hat sich eine Hierarchie aus Bereichen (Verantwortlichkeiten), Projekten und Tasks bewährt.

Bei der Festlegung der Bereiche mache ich mir Gedanken darüber, welche relevanten Verantwortlichkeiten ich habe. Unter Verantwortlichkeiten verstehe ich hier Rollen. Verantwortlichkeiten sind thematisch umrissen, aber nicht unbedingt zeitlich begrenzt.
Beispiele für Bereiche sind Geschäft, Gesundheit, Familie, Verein, usw.

Projekte sind, anders als Verantwortlichkeiten, thematisch und zeitlich klar umrissen. Sie haben ein definiertes Ergebnis und ein geplantes Endedatum. Das Schreiben dieses Artikels, Kundenprojekte, ein Umzug, oder eine Reiseplanung fallen in diese Kategorie.

Da Projekte selbst wieder recht umfangreich werden können, wäre es schön, Unterprojekte anlegen zu können. Da Things diese nicht unterstützt, stelle ich die Teilprojekte einfach nebeneinander, vielleicht mit einem gemeinsamen Präfix im Namen. Handelt es sich um ein langlaufendes Projekt, kann dafür natürlich auch wieder ein Bereich angelegt werden.
Tasks lege ich sowohl in Projekten, als auch direkt in Bereichen an.

Das Wichtigste bei der Festlegung von Bereichen und Projekten ist allein der Nutzen, den man daraus zieht. Es gibt keine ‘richtigen’ oder ‘falschen’ Kriterien, nur praktische und unpraktische. Letztere können einfach korrigiert werden. Deshalb lohnt sich ein gelegentliches Review. Oberste Prämisse sollte immer sein, das System so einfach wie möglich zu halten.

Orthogonal zu dieser Hierachie benutze ich noch Tags, Fälligkeitsdaten und geplante Startzeitpunkte. Darauf werde ich in weiteren Artikeln gesondert eingehen.

2 Responses to Strukturiertes Taskmanagement – Bereiche, Projekte, Tasks

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