Emails projektbezogen archivieren

Verwaltet man seine Projektdokumente in einem Dokumenten-Managementsystem kommt schnell der Wunsch auf, eine möglichst vollständige Übersicht über alle Vorgänge zu einem Projekt zu haben.

Typischerweise wird ein Teil der Kommunikation mittels Email abgewickelt. Die mails können dann in der Mailanwendung innerhalb eines Projektordners archiviert werden. Üblicherweise sind sie dort durchsuchbar und somit wird die gewünschte Information auch meist wieder gefunden.

Schöner wäre allerdings, wenn alle Projektdokumente an einer Stelle abgelegt und auffindbar wären. DEVONthink bietet mehrere Möglichkeiten Emails in die Dokumentendatenbank aufzunehmen. So können einzelne Emails importiert werden, oder auch ganze Email-Accounts.
Über den Menüpunkt Ablage/Importieren/Email… lassen sich komplette Email-Accounts, aber auch einzelne Ordner nach DEVONthink importieren.
Einzelne Emails können einfach mit der Maus aus der Mail-Applikation direkt in einen Ordner in DEVONthink gezogen werden1.

Für den hier betrachteten Fall bietet sich der Import einzelner Emails an, die dann zum Beispiel in einer eigenen Gruppe innerhalb des Projekts abgelegt werden können. Damit ist der Projektbezug gegeben, was eine Suche natürlich vereinfacht. Außerdem ist es so auch einfach, nach Beendigung des Projekts die nicht mehr benötigten Emails aus der Datenbank zu entfernen.

Nicht mehr relevante Emails zu entfernen ist durchaus sinnvoll. Viele beziehen sich nach meiner Erfahrung auf Vorgänge, die lediglich kurzfristig von Interesse sind. Terminabsprachen, aber auch manche Detaildiskussionen gehören dazu. Entfernt man diese Emails aus dem Archiv, wird man später leichter wieder die eigentlich wichtigen Informationen finden, ohne sich durch Berge irrelevanter Emails arbeiten zu müssen. Ist man im Zweifel, kann es Sinn machen, eine aufbereitete Zusammenfassung eines Mail-Austauschs zu schreiben.

Die Archivierung von Emails in DEVONthink ist einfach und praktisch. Damit können Informationen noch leichter wiedergefunden werden.


  1. Übrigens können Emails mit der Maus auch in die Notiz einer Things-Task gezogen werden. Damit hat man sie beim erledigen der Task gleich zur Hand. ↩

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