Annotieren von Dokumenten in DEVONthink

Manchmal will man sich zu einem archivierten Dokument Anmerkungen machen. Dann ist eine Möglichkeit, diese Anmerkung in das Dokument zu schreiben. Dies ist aber sicher nicht in allen Fällen gewünscht. In diesem Fall bietet sich eine externe Notiz an. Diese sollte allerdings mit dem Dokument verknüpft sein, um eine klare Zuordnung zu gewährleisten und die Notiz bei Bedarf auch schnell zu finden.

In DEVONthink lässt sich dies mittels der Funktion „Annotation“ erreichen. Zu finden ist sie über das Kontextmenü (Rechtsklick oder CTRL-klick)
Neu mit Vorlage / Annotation (siehe Bild 1) oder die Tastenkombination <alt><shift><cmd>A.

Bild 1: Kontextmenü

Externe Notizen werden in Form von rtf-Dateien erzeugt. Damit lassen sich also auch etwas längere Notizen strukturiert schreiben. Die Anmerkungen enthalten einen link auf das Dokument, so dass es direkt aus der Notiz heraus geöffnet werden kann.

Bild 2: Notiz mit link auf das Dokument

Umgekehrt referenziert das Dokument auch die Notiz durch einen Eintrag im Feld URL seiner Dateiinformation. Über den Knopf rechts des Feldes lässt sich auch die Notiz direkt öffnen.

Bild 3: Dateiinformation des Dokuments

Die Anmerkung wird als Notiz im gleichen Ordner wie das annotierte Dokument abgelegt. Als Name wird der Dateiname des Dokuments um die Bezeichnung “ (Annotation)“ erweitert (siehe Bild 4). Die Zusammengehörigkeit ergibt sich also auch durch den Namen. Der Name kann allerdings geändert werden, ohne die Verbindung zwischen Dokument und Notiz zu brechen. Das ist ein Vorteil einer Datenbank basierten Anwendung.

Bild 4: Dokumentenliste

Existiert zu einem Dokument bereits eine Anmerkung, wird über den oben genannten Menüpunkt keine neue Anmerkung erzeugt, sondern die bestehende geöffnet. Es kann also nur jeweils eine Notiz zu einem Dokument geben. (Falls ich hier etwas übersehen haben sollte, würde ich mich über einen Hinweis freuen!)

Damit bietet DEVONthink eine gute Unterstützung für Notizen zu Dokumenten. Die Einschränkung auf eine Notiz war für mich bisher kein Problem.

2 Responses to Annotieren von Dokumenten in DEVONthink

  1. Rolando Christiani sagt:

    Deine Information zu DevonThink hat mir sehr geholfen! Das Programm ist super aber derart umfangreich, dass man für diese guten Hinweise dankbar ist.

  2. sbraun58 sagt:

    Es freut mich, dass dir mein Artikel geholfen hat. DEVONthink bietet wirklich eine Menge Möglichkeiten, die sich nicht sofort erschließen, oder eben einfach in der Masse untergehen. Es lohnt sich, immer mal wieder ein wenig ‚herumzuforschen‘ und Dinge auszuprobieren.

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