Struktur durch Gruppen und Tags

Das strukturierte Ablegen von Dokumenten ist keine einfache Sache. Viele Dokumente lassen sich nicht eindeutig Kategorien zuordnen. Sie beinhalten verschiedene Aspekte und sollen deshalb in verschiedenen Kontexten auftauchen.

Durch Volltextsuche lässt sich manches Problem (auch ohne Struktur) schnell und einfach lösen. Mit Werkzeugen wie Spotlight funktioniert das gut und performant auf Dateisystemebene.

Die Volltextsuche stößt aber spätestens dann an Grenzen, wenn einfache Begriffe oder Kombinationen daraus nicht ausreichen. Nur ein Beispiel dafür sind Dokumente, die in verschiedenen Sprachen verfasst wurden.

Deshalb ist es nach wie vor sinnvoll, eine Struktur in seine Dokumentenablage zu bringen. Ein Dokumentenmanagementsystem wie DEVONthink bietet dafür verschiedene Hilfsmittel. Neben der Volltextsuche, die natürlich auch unterstützt wird, bietet es Gruppen und Tags zur Strukturierung der Dokumente.

Gruppen erlauben die Ablage von Dokumenten in einer hierarchischen Struktur, wie man sie von Dateisystemen oder auch Aktenordnern kennt. Damit lassen sich bestimmte Aspekte der Archivierung einfach und effektiv vornehmen. Allerdings stößt man an Grenzen, wenn ein Dokument in mehreren dieser Gruppen gut aufgehoben wäre.

Natürlich ließen sich Kopien des Dokuments anlegen. Dann müssten Änderungen allerdings in jeder Kopie vorgenommen werden; das funktioniert nicht so gut. Außerdem würden Kopien unnötig Speicherplatz verbrauchen und die Datenbank aufblähen.

DEVONthink löst dieses Problem durch Replikate; so lässt sich ein Dokument in mehrere Ordner replizieren. Aus Sicht des Anwenders scheint das Dokument mehrfach vorhanden zu sein, allerdings verweisen alle Replikate auf ein einziges Dokument. Nehmen wir in einem der Replikate eine Änderung vor, wird diese in allen Replikaten sichtbar.
Das Löschen eines Replikats führt lediglich zur Löschung der Referenz, nicht des Dokuments.

Nun gibt es aber Querschnittsaspekte, für die man nicht unbedingt Gruppen anlegen will. Diese lassen sich durch sogenannte Tags, das sind einfach Schlüsselworte, abdecken. Damit lassen sich dann auch einfach Suchanfragen formulieren, die unabhängig von der Gruppenstruktur sind.

Im Grunde kann man das Problem mit Gruppen oder mit Tags lösen. Beide sind gleichwertig. So wäre es möglich alle Dokumente in den Hauptordner einer Datenbank zu legen und diese lediglich durch die Vergabe von Tags strukturieren. Ebenso ist die konsequente Verwendung von Gruppen denkbar. Aus meiner Sicht führen aber beide Ansätze nicht zu einer klaren Struktur. Deshalb ziehe ich die gemischte Verwendung vor. Dadurch wird die grobe Struktur der Datenbank durch die Gruppenhierarchie schnell sichtbar. Trotzdem können sehr detaillierte Strukturen durch die Verwendung von Tags darüber gelegt werden.

Es erfordert etwas Zeit und Analyse, um die passende Struktur zu finden. Eine allgemeingültige Empfehlung kann es hier nicht geben, weil die Struktur für die Art der Dokumente passen und vor allen Dingen für die Suchanfragen optimiert sein sollte.

Wie sieht so etwas nun konkret aus?

Ein Beispiel ist die Ablage von Versicherungsdokumenten. Ich habe eine Gruppe Versicherungen, die für jede Versicherung eine Untergruppe enthält, z.B. Krankenversicherung.  Alle Dokumente für eine Versicherung kommen in die entsprechende Untergruppe.

Will ich jetzt alle Verträge sehen, könnte ich eine Gruppe Verträge anlegen, in der Replikate der entsprechenden Dokumente liegen. Wenn allerdings nun eine Versicherung gekündigt wird und ich die entsprechende Gruppe lösche, würde das Replikat das Vertrags in der Gruppe Verträge erhalten bleiben. Das will ich aber natürlich nicht, weil es keine Relevanz mehr hat.

Daher ziehe ich hier die Verwendung von Tags vor; jedes Dokument, das einen Vertrag darstellt, bekommt ein Tag namens Vertrag. Mit einem Klick auf das Tag kann ich jetzt alle Verträge sehen – ähnlich einer Gruppe. Lösche ich jetzt aber ein Vertragsdokument, wird es auch nicht mehr unter dem Tag Vertrag auftauchen. Das ist der wesentliche Unterschied zwischen Gruppen und Tags.

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