Circus Ponies Notebook für die tägliche Arbeit

Circus Ponies Notebook ist eine Applikation, die ein Notizbuch nachbildet. Diese Metapher zieht sich sehr konsequent durch die ganze Anwendung. Dies beginnt mit der Darstellung auf dem Bildschirm, die ein Notizbuch inklusive Ringbindung darstellt, die es erlaubt, visuelle Lesezeichen zu setzen, zu blättern, Seiten auszureissen, Seiten aus einem anderen Notizbuch einzuheften, Dokumente in das Notizbuch zu übernehmen und darin Anmerkungen vorzunehmen, auf einer Seite zu zeichnen und Diagramme zu erzeugen, und vieles mehr.

Wie man an dieser Auflistung sehen kann, handelt es sich um ein sehr umfangreiches und mächtiges Werkzeug. Ich will hier gar nicht versuchen, die Anwendung komplett vorzustellen, diese Information findet man auf der Webseite des Herstellers. Mir geht es hier um die Verwendung des Werkzeugs in meinem Workflow.

Strukturieren

Hauptsächlich benutze ich Circus Ponies Notebook in meiner täglichen Arbeit für Notizen zu den gerade aktuellen Projekten. Für jedes Projekt wird eine Sektion angelegt. In dieser Sektion gibt es eine Seite mit den wesentlichen Projektinformationen und zwei Subsektionen für Meeting- bzw. Telefonnotizen und für Notizen zu konkreten Aufgaben. Das sieht ungefähr so aus:

Projektstruktur

Jeder dieser Punkte verweist auf eine Seite im Notizbuch. Die Seiten für Notizen und Aufgaben sind selbst wieder solche Verzeichnisseiten für die darin enthaltenen Seiten. Das ganze hat also eine hierarchische Struktur, die beliebig tief sein kann. Die Strukturen können auf- und zugeklappt werden, um den Überblick zu erleichtern.

Die Seiten für den eigentlichen Inhalt können aus verschiedenen Vorlagen erzeugt werden. Wichtig ist für mich vor allen Dingen die Vorlage zur Erzeugung von Outlines. Damit lässt sich auf jeder Seite ein Outline, also eine hierarchische Struktur, aufbauen. Zieht man für seine Notizen ein freieres Format vor, ist das natürlich auch kein Problem. Ich mag die hierarchische Struktur, weil es einfach ist, einzelne Zweige zuzuklappen und damit die Detailierung je nach Bedarf zu steuern.

Einzelne Einträge der Struktur können als Task definiert werden. Sie erhalten dann eine Checkbox. Ist die zugehörige Aufgabe erledigt, kann man einen Haken in die Checkbox setzen; der Eintrag wird dann als erledigt dargestellt. Das ist praktisch, um schnell Teilschritte festzulegen und diese systematisch abzuarbeiten.

Beispiel für eine Notizbuchseite mit Aufgaben

Suchen und finden

Die Suchfunktion von Circus Ponies Notebook ist wirklich mächtig und dabei sehr elegant. So lassen sich jedem Eintrag Schlüsselworte und Icons zuweisen, nach denen dann sehr elegant gesucht werden kann. Beispielsweise kann man Telefonnummern, die man bei einem Meeting erfährt, oder einer mail entnimmt, ein kleines Telefonicon zuordnen. Damit lassen sich einfach alle im Notizbuch vermerkten Telefonnummern schnell auffinden, egal wie tief sie in irgendwelchen Strukturen versteckt sind. Das gleiche lässt sich natürlich auch mit jeglicher anderer Information machen.

Natürlich gibt es auch eine Volltextsuche und eine ganze Reihe weiterer nützlicher Suchmöglichkeiten. Die folgende Abbildung zeigt die entsprechenden Verzeichniseinträge.

Multidex

Wie bereits in anderen Artikeln beschrieben, nutze ich Circus Ponies Notebook auch auf dem iPad. Durch die Synchronisation via Dropbox habe ich meine Notizen auch dann dabei, wenn ich keinen Laptop bei mir habe. Ergänze ich unterwegs etwas, finde ich es zuhause an meinem Mac sofort wieder vor. Das ist natürlich sehr komfortabel. Das Einbinden von Dateien, ob Bilder oder pdf, kann direkt auf der Seite erfolgen. Die Dokumente können auch mit Kommentaren versehen werden. Links können direkt aus dem Browser auf die Notizseite gezogen werden.

Eine interessante Frage ist die Abgrenzung zwischen Circus Ponies Notebook und DEVONthink.

Das passende Werkzeug wählen

Kurzfristig wichtige Informationen stecke ich in Circus Ponies Notebook; Informationen, die projektübergreifend wichtig sind, landen in DEVONthink. Externe Dokumente können natürlich problemlos in beiden Werkzeugen archiviert werden. Größere Dokumente wie Handbücher werden allerdings in DEVONthink indiziert. Sie würden das Notizbuch zu sehr aufblähen und unhandlich machen.

Die Strategie ist also Circus Ponies Notebook für das Tages(projekt)geschäft zu nutzen. Hier lassen sich auch kleine Informationsschnipsel gut unterbringen, für die ein eigenes Dokument in DEVONthink unpraktisch wäre. Dadurch habe ich alle relevanten Informationen zu einem Projekt an einer Stelle. Projektergebnisse werden dann – soweit sinnvoll – aufbereitet und in DEVONthink verfügbar gemacht, um auch mittel- und langfristig verfügbar zu sein. Dadurch erreiche ich eine Trennung zwischen kurzfristig wichtigen Dingen und Details (Circus Ponies Notebook) und aufbereiteter, essentieller Information (DEVONthink). Diese Aufteilung hat sich in der täglichen Arbeit gut bewährt.

Notizbücher können nach Projektende natürlich zusätzlich archiviert werden, um bei Bedarf auch Details aus Telefonnotizen oder ähnliches zur Verfügung zu haben. Für die Archivierung bietet sich DEVONthink an, womit dann letztlich doch wieder alles an einer Stelle ist.

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