Rückblick auf ein Jahr Dokumentenablage nach dem Verfahren von Noguchi

Nach einem Jahr mit meiner Dokumentenablage nachNoguchi ist es an der Zeit, ein Resumé zu ziehen.

Ein paar Worte zu der zugrundeliegenden Fragestellung und der Methode selbst.

Bei der Ablage stolpert man immer wieder über Dokumente, die einfach nicht in die benutzte Systematik passen wollen. Das können z.B. Einzelstücke sein, für die es sich nicht lohnt, einen Ordner anzulegen, oder die durch ihr Format nicht in einen Ordner passen. In manchen Fällen ist das Hantieren mit Locher oder Prospekthüllen auch einfach zu aufwändig.

Für solche Fälle bietet sich die von Noguchi vorgeschlagene Methode an. Nach dieser Methode steckt man jedes Dokument, oder mehrere zusammengehörige, in einen C4-Umschlag und beschriftet diesen mit sinnvollen Stichworten. Die Umschläge werden dann in ein Regal gestellt. Dabei stellt man den jeweils neuesten Umschlag immer ganz links neben die vorhandenen. Wird ein Umschlag entnommen, um etwas nachzuschauen, oder zu ergänzen, stellt man diesen wieder ganz links hin.

Was ist nun das Besondere an dieser Methode?

Die Ablage geht sehr schnell und einfach; Umschlag nehmen, Dokument rein, beschriften und ab ins Regal. Dabei ist es praktisch, einen Vorrat an leeren Umschlägen griffbereit im Regal zu haben.

Erstaunlicherweise funktioniert auch das Auffinden von Dokumenten gut. Da diese Ablage nicht für alle Dokumente benutzt wird, bleibt die Größe überschaubar. Durch geschickt angebrachte Etiketten ist es einfach, durch die Umschläge zu blättern und das Gesuchte zu finden. Da häufig gebrauchte Umschläge immer wieder links eingestellt werden, findet man diese auch immer schnell.

Durch das benutzte Ordnungsprinzip sammeln sich mit der Zeit rechts die Umschläge, die lange nicht benutzt worden sind. So lassen sich potentielle ‚Karteileichen‘ recht einfach finden und entsorgen.

Zuguterletzt ist diese Ablage auch sehr preisgünstig und Platz sparend.

Resumé

Wie bereits vor einem Jahr beschrieben habe ich mich nicht an die ‚reine Lehre‘ gehalten, alle Dokumente in ein einziges Archiv zu packen. Die Aufteilung in ein allgemeines Archiv und ein weiteres für Handbücher, Garantieunterlagen, Produkt DVDs und ähnliches hat sich gut bewährt. Für mich ist immer klar, in welchem Archiv ich etwas ablegen und wieder suchen muss. Eine klare Definition ist hier natürlich entscheidend.

Nach kurzer Zeit hat sich die Größe des Archivs eingependelt. Da ich die meisten Dokumente digitalisere und in einer Dokumentendatenbank verwalte, hält sie sich sehr in Grenzen. Die Suche ist dadurch völlig unproblematisch.

Vor allen Dingen weiß ich allerdings die Ablage zu schätzen! Hatte ich früher oft Dokumente längere Zeit herumliegen, weil ich nicht recht wusste, wohin damit, werden diese heute sofort abgelegt. Dieses Versprechen hat sich also erfüllt.
Auch konnte ich jetzt bereits die ersten ‚Leichen‘ finden und aussortieren.

Ich bin mit diesem System sehr zufrieden.

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