Das alte Thema mit den Notizen

Wer kennt nicht die Situation, dass sich plötzlich die Notwendigkeit ergibt, etwas zu notieren. Oft kritzelt man das Ganze schnell auf einen Zettel, die sagenumwobene Serviette, oder in eine Datei, die dann irgendwo gespeichert wird. Der ein oder andere hat auch sein Notizbuch dabei und ist erst einmal fein raus. Allerdings muss auch dann die Information später wieder gefunden werden.
Natürlich gibt es auch Situationen, in denen man auf das Notieren vorbereitet ist; Meetings sind ein typischer Fall, oder geplante Telefongespräche. Dann ist auch der Kontext der Notiz klar und sie kann gezielt abgelegt werden.
Es gibt also mindestens zwei Klassen von Notizen: spontane und systematische. Orthogonal dazu kann noch zwischen Notizen unterschieden werden, die längerfristig von Interesse sind und solchen, die nur kurzfristig wichtig sind. Letztere will ich hier nicht betrachten.
Für spontane Notizen verwende ich inzwischen ziemlich konsistent DEVONthink. Ich schreibe die Notiz und lege sie erst einmal im Eingang ab. Später kann ich dann den Eingang durchsehen und die Notizen auswerten, oder einfach an die passende Stelle schieben. Unterwegs geht das mit DEVONthink to go auf iPhone und iPad genau so; zuhause wird synchronisiert und aufbereitet.
Ergibt sich aus einer Notiz eine Task, wird diese direkt aus DEVONthink in Things erzeugt und mit der Notiz verlinkt. So geht nicht so leicht etwas verloren.
Um in Meetings zu protokollieren, benutze ich meist Circus Ponies Notebook. Es hat einen schönen Outliner und erlaubt auch, einfach Skizzen in einer Notiz zu machen und Dokumente oder Bilder direkt in das Notizbuch einzubinden. Auch Notebook ist für das iPad verfügbar, so dass nicht immer ein Laptop gebraucht wird.
Zwei Werkzeuge für zumindest sehr ähnliche Aufgaben zu verwenden, ist immer etwas heikel. Es ist schwer, eine klare Grenze für die Benutzung zu ziehen und es erschwert den Umgang mit den entstehenden Ergebnissen. In meinem Beispiel muss ich beim Suchen wissen, ob ich eine Notiz in DEVONthink oder in Notebook gemacht habe. Schöner wäre genau ein Werkzeug und genau eine Ablage.
Immerhin gibt es aber die Möglichkeit, Teile von Notebook als PDF-Dokument zu exportieren, genauer gesagt zu drucken. Diese Dokumente können dann wieder in DEVONthink archiviert werden. Umgekehrt erlaubt Notebook das Einbinden von Dateien in ein Notizbuch. Somit lässt sich immer eine konsistente Sicht schaffen; allerdings eben mit Aufwand und einer gewissen Redundanz.
Sowohl DEVONthink als auch Notebook haben sehr mächtige Suchfunktionen und Strukturierungsmöglichkeiten. Das Auffinden von Informationen innerhalb der Werkzeuge ist also auch bei größeren Datenmengen kein Problem.
Trotzdem wünsche ich mir noch eine Vereinheitlichung. DEVONthink hat momentan Schwächen beim Erfassen von Notizen. Es gibt zwar Templates, die einiges an Möglichkeiten bieten, solange aber DEVONthink to go nur Textnotizen bearbeiten kann (kein RTF), hilft mir das nur begrenzt.
Wie zu hören ist, können wir hier allerdings mit einem Update rechnen. Hoffentlich dann auch mit Unterstützung für Templates.

One Response to Das alte Thema mit den Notizen

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