Wie ich DEVONthink heute benutze

Die meisten meiner Dokumente sind inzwischen in meiner DEVONthink Dokumentendatenbank abgelegt. Papierdokumente hebe ich nur noch auf, wenn dies aus formalen Gründen notwendig ist. Ausnahmen bestätigen, wie so oft, die Regel. Diese Dokumente landen in einem Ordner oder meiner chaotischen Ablage nach Noguchi.

Kommt ein Dokument per Post wird es gescannt und, mit Schlagworten versehen, archiviert. Das Original landet im Reisswolf oder Papierkorb. Mit interessanten Zeitschriftenartikel verfahre ich ähnlich; hier gibt es ja inzwischen schon oft die Möglichkeit zum Download.

In einigen Fällen indiziere ich ganze Ordner. Dies bietet sich z. B. für Projektinformationen an, die häufiger ausserhalb der Datenbank überarbeitet werden. Vorteil ist hier die Nutzung der Volltextsuche auch über solche Dokumente, ohne immer wieder alles importieren zu müssen; einfach schnell synchronisieren und der aktuelle Stand ist verfügbar.

Andere Dokumente erzeuge ich gleich direkt in DEVONthink.

Dokumente und Informationen zu finden wird damit sehr einfach.

Um auch von unterwegs auf meine Dokumente zugreifen zu können, nutze ich DEVONthink to go auf iPad und iPhone.

Die relevanten Dokumente werden in DEVONthink zum Synchronisieren freigegeben und können dann per WLAN auf die mobilen Geräte geladen werden. Änderungen, die unterwegs gemacht werden, landen auf diesem Wege auch wieder in der Datenbank. Das funktioniert soweit gut.

Ein Problem bei der Nutzung mehrerer mobiler Geräte ist die Granularität mit der festgelegt werden kann, welche Dokumente synchronisiert werden soll.

Auf dem Mac kann diese Festlegung auf Dokumentenebene getroffen werden; man repliziert ein Dokument in den Sync-Ordner. Auf den mobilen Geräten ist die Granularität auf Datenbankebene beschränkt; ich kann also nur wählen, ob ich alle freigegebenen Dokumente einer Datenbank komplett haben will oder keine.

Das ist kein wirkliches Problem solange genug Speicherplatz auf den Geräten verfügbar ist. Ist dies bei einem Gerät nicht mehr der Fall, bleibt nur die Beschränkung der Freigaben auf weniger Dokumente, oder aber die Aufspaltung der Datenbank.

Der beschränkte Speicherplatz auf meinem iPhone hat mich dazu gebracht meine Datenbank aufzuteilen. Glücklich bin ich damit nicht. Es gibt immer wieder Dokumente, die in mehreren Kontexten sinnvoll untergebracht wären. Bisher war das bei einer Datenbank kein Problem, weil ich einfach mehrere passende Tags vergeben, bzw. das Dokument replizieren konnte. Durch die Aufteilung der Datenbanken geht das nicht mehr so einfach. Bei der Suche habe ich natürlich das gleiche Problem; im Zweifelsfall muss ich mehrere Datenbanken durchsuchen.

Bei DEVONtechnologies denkt man zur Zeit über eine bessere Möglichkeit zum Steuern der Synchronisation nach. Es ist also zu hoffen, dass es bald ein entsprechendes Update gibt und ich meine Datenbanken wieder zusammenführen kann.

7 Responses to Wie ich DEVONthink heute benutze

  1. Seit gut zwei Jahren arbeite ich auch mit Devonthink und bin sehr zufrieden. Ich nutze DT sowohl im Büro auf einem Server als auch in einer zweiten Version auf meinem Macbook. Seitdem es DT to Go gibt arbeite ich auch mit dem iPad und kann die weitgehend positiven Erfahrungen bestätigen, mit einer Ausnahme. Auf dem Mac gehört das Verfahreb, Mails direkt in Projektordnern zu speichern mit zu den wichtigsten Besonderheiten für mich.
    Und genau diese eml-Dateien erkennt DT ToGo nicht!
    Anscheinend ist es nicht so einfach eml Dateien in iOS in anderen Apps zu integrieren. Ich kenne nur PrintBureau und PrintCentral, die das können…
    Bleibt die Hoffnung, dass das nächste Update von DT ToGo Verbesserungen bringt.
    Auf dem Mac ist es mit Filemaker, das wichtigste Programm für mich!

    • sbraun58 sagt:

      Auch für mich ist DT eines der wichtigsten Programme, das ich nicht missen will. Ein wichtiger Aspekt ist ebenfalls das Speichern von mails bei den anderen Projektdaten. Auf dem iPad mache ich die mails per imap verfügbar; ist aber natürlich nur ein work-around.

      Was mich interessieren würde ist, wie (ob?) Du die Datenbanken auf dem Server und auf dem Laptop synchronisierst. Hier habe ich noch keine gute Lösung gefunden. Allerdings ist wohl gerade etwas derartiges im Betatest; bin gespannt!

  2. abacusfilm sagt:

    Ja, das ist vielleicht etwas umständlich, aber bisher habe ich trotz vieler Versuche keinen besseren Weg gefunden.
    Also: ich nutze Dropbox und zwar einen kostenpflichtigen 50 GB Account, da viele Apps auf dem iPad auch auf die Daten zugreifen können. Diejenigen Ordner, in denen die Daten gesammelt werden und mit denen mehrere Mitarbeiter arbeiten sind für diejenigen Nutzer freigegeben (allerdings geht das kostenlos nur bis 2GB). Auf dem Server sind aber alle Ordner aus der Dropbox verfügbar und zusätzlich die, in denen ältere Daten gespeichert sind.
    In DT sind nun alle diese Ordner indiziert. Im internen Netzwerk können alle Mitarbeiter auf diese Ordner direkt zugreifen und extern nutzen alle Berechtigten die DevonThink Serverfunktion (unser Server hat eine feste IP).
    Nachteil: während sich die Daten in der Dropbox auf allen Rechnern automatisch synchronisieren muss man ca. 1x am Tag DT eine Synchronisierung durchführen lassen. Und ebenfalls wichtig: auf dem Server werden die Daten niemals direkt mittels DT importiert, denn bei der Synchronisierung mit einem indizierten Ordner funktioniert das nicht, es ist eine Einbahnstraße, bei der nur die Daten des Ordners in DT eingelesen bzw. aktualisiert werden.

    Um die Fähigkeiten von DT nutzen zu können, läuft eine zweite Lizenz auf meinem Macbook. Dort indiziere ich z.T. dieselben Dropbox Ordner und diese Datenbank exportiere ich dann auch auf das iPad.

    Das alles klingt vielleicht etwas mühsam, aber es ist noch die beste Methode, um alle wichtigen Dateien sowohl zentral zu verwalten, als auch (ohne ftp etc.) zugänglich zu machen. Auf der DT Server Datenbank sind das immerhin 33.000 Dateien mit 20 GB und da ist die Suchfunktion in DT unschlagbar.

    Hoffen wir auf ein Update, dass das Synchronisieren von DT-Datenbanken vereinfacht…

    • sbraun58 sagt:

      Danke für die ausführliche Beschreibung!

      Das klingt nach einem guten Ansatz. Über die Dropbox hat man alle Dateien im direkten Zugriff, kann durch die Indizierung aber eben auch die Vorteile von DT nutzen. Der Server mit fester IP-Adresse ist natürlich eine feine Sache für unterwegs.

      Schade ist nur, dass bei der doppelten Indizierung (auf Server und Laptop) Tags nicht zwischen den beiden DT-Instanzen abgeglichen werden können. Aber da kann hoffentlich DEVONtechnologies mit einem Update helfen. Dropboxunterstützung ist wohl in Arbeit.

  3. Pingback: Struktur durch Gruppen und Tags « Denkenswert

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  5. Pingback: Datenbanken in DEVONthink | Denkenswert

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