„Ich kann nicht anfangen, weil ich nicht so recht weiss, was eigentlich zu tun ist …“

Diesen Satz kennen wahrscheinlich die meisten von uns in irgendeiner Form.

Manchmal schieben wir Aufgaben vor uns her, weil wir gar nicht so recht wissen, was wir damit eigentlich konkret erreichen wollen. Das kann passieren, wenn wir uns selbst etwas vornehmen; wir haben eine Idee, wollen etwas tun. Oder wir bekommen eine Aufgabe in einem Projekt. Also schreiben wir dies auf unsere Todo-Liste. So weit, so gut. Dort steht es jetzt, wir sehen es jeden Tag … und schieben es auf morgen.

Warum? Weil wir eben nicht wissen, was eigentlich wirklich zu tun ist! Die Aufgabe ist nicht konkret, nicht direkt umsetzbar. Dieses Problem ist recht häufig zu beobachten. Die meisten von uns haben es wohl auch schon selbst erlebt.

Die Ursache für das Problem liegt oft darin, dass nicht klar ist, was genau das Ergebnis der Aufgabe sein soll. Die Aufgabe ist vielleicht einfach zu groß, um sie als einzelne Task abzuarbeiten. Was also tun?

Wie so oft, liegt die Lösung des Problems bereits in der Frage: Es gilt, die nötige Klarheit zu schaffen, wie das gewünschte Ergebnis aussehen soll. Gehen wir davon aus, dass die Arbeit nicht in einem Schritt erledigt werden kann, empfiehlt es sich, die Aufgabe hierarchisch zu strukturieren. In Things legen wir dafür ein Projekt an, in dem die Teilaufgaben gesammelt werden. So ist immer klar, in welchem Kontext eine Aufgabe steht, ohne dass der Titel unnötig gesprächig werden muss. Andere Taskmanager bieten ähnliche Konstrukte.

Die erste Teilaufgabe sollte dann sein, festzulegen, welches Ergebnis wir erzielen wollen. Ergebnisse sollen hier greifbare Artefakte sein. Dabei kann es sich um Dokumente handeln, eine Banktransaktion, Bilder, eine Torte, was auch immer. Ein schlechtes Beispiel für eine Task wäre z.B. „Gedanken zu xyz machen.“ (kein greifbares Ergebnis!); besser „Gedanken zu xyz in mindmap festhalten“ (konkretes, greifbares Ergebnis).

Wichtig ist, dass ein Artefakt klar definiert ist. Lassen wir diese Definition im Unklaren, werden wir nicht in der Lage sein, sinnvolle Aufgaben zur Erreichung unseres Ziels festzulegen. Kann diese Klarheit zu diesem Zeitpunkt noch nicht gewonnen werden, müssen wir für die weitere Klärung eine Task im Projekt anlegen.

Wenn wir erst einmal genau verstehen, was erreicht werden soll, ist es meist gar nicht mehr so schwierig, die dafür notwendigen Teilschritte zu definieren und in Form von Tasks in unserem Projekt festzuhalten. Diese Tasks sollten immer einen klar definierten Beitrag zu unseren Artefakten liefern.

Ein Beispiel

Soll beispielsweise ein technisches Konzept geliefert werden, kann das Ergebnis ein Dokument sein, das unser Problem umreisst, Lösungsansätze diskutiert und eine konkrete Lösung empfiehlt. Dazu kann ein Prototyp kommen, der die Machbarkeit demonstriert. Außerdem können Risiken und Aufwände benannt werden.

Mögliche Tasks wären dann:

  • Dokument anlegen und Struktur festlegen
  • Problem beschreiben
  • Lösungsansätze beschreiben
  • Lösungsansätze bewerten und Bewertung dokumentieren
  • Empfohlene Lösung detailliert beschreiben
  • Prototyp entwickeln
  • Aufwände abschätzen und im Dokument aufführen
  • Risiken auflisten und bewerten

Resümee

Es scheint trivial, dass Klarheit nötig ist, um ein Ziel zu erreichen. Trotzdem treffen wir immer wieder auf das beschriebene Problem. Mit etwas Methodik lässt sich dies jedoch, wie gezeigt, leicht überwinden.

Der beschriebene Ansatz beruht auf der Idee, vom Ergebnis her zu denken. Das Ergebnis ist hier durch die entstehenden Artefakte beschrieben. Ist dieses Ergebnis erst klar vor unseren Augen, ist eine wesentliche Anfangshürde aus dem Weg geräumt und wir können konstruktiv und zielgerichtet an unserer Aufgabe arbeiten.

Anzumerken ist hier noch, dass wir dieses Problem im Falle einer Delegation natürlich schon im Vorfeld vermeiden können, indem wir diese Arbeit vorwegnehmen. Dies erspart unter Umständen einigen Frust auf beiden Seiten😉

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