Zeitbewusstsein in Meetings

Es ist schon viel erreicht, wenn man seine eigene Zeit effektiv nutzt. Aber gerade dann wird noch bewusster, dass in Meetings oft jegliches Zeitbewusstsein verloren geht. Diskussionen mäandern durch Raum und Zeit und man verliert sich – bevorzugt in einem Randthema.

Ein altbekanntes Mittel gegen dieses Problem ist die Benennung eines Moderators, vielleicht sogar eines dedizierten Zeitnehmers. Dieser hat dann die Aufgabe, die Diskussion so zu steuern, dass sie sich nicht zu weit vom Thema entfernt und darauf zu achten, dass die Zeiten für die einzelnen Agenda-Punkte sowie für das gesamte Meeting eingehalten werden.

Das kann aber nur funktionieren, wenn der Betreffende nicht selbst in das Thema involviert ist. In vielen Fällen kann und will man diesen Aufwand nicht treiben. Deshalb kann es hilfreich sein, einen Timer zu stellen, der die restliche Zeit anzeigt und darauf hinweist, wenn sie abgelaufen ist.

Sinnvollerweise sollte der Timer ein paar Minuten vor Ablauf der Zeit warnen. So ist noch Gelegenheit das Thema geordnet  abzuschließen.

Solche Timer gibt es viele. Jedes Mobiltelefon hat wohl inzwischen einen Timer eingebaut.

Will man die Agenda ganz straff und konsequent einhalten, lohnt sich ein Blick auf http://nextup.info/. Diese Seite erlaubt die Eingabe von Meetingtitel und Agendapunkten mit der jeweils angesetzten Zeit. Wird das Meeting gestartet, wird der erste Punkt der Agenda hervorgehoben und der zugehörige Timer gestartet. Ist der Timer abgelaufen, wird automatisch zum nächsten Punkt der Agenda übergegangen. Ein akustisches Signal gibt es leider nicht.

Für meinen Geschmack ist die Umsetzung schon etwas zu konsequent, da sie keinen Spielraum lässt. Für manche Meetings, z.B. standardisierte Status Stand-ups,  kann dies aber durchaus sinnvoll sein.

Schön wäre jetzt noch ein tool, das dabei hilft, Meetings pünktlich zu beginnen😉

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