Information zugänglich machen – Einsatz von Wikis

Im Laufe der Zeit sammeln sich eine Menge Informationen an. Wir schreiben Notizen, sammeln links auf Webseiten, erhalten mails und Dokumente. Meist werden diese Informationen an unterschiedlichen Stellen archiviert, z.B. im Mailarchiv, als Browserlesezeichen, im Dateisystem, oder in speziellen Applikationen für Notizen. Das macht natürlich das Auffinden dieser Informationen schwer.

Ein erster Schritt zu einer besseren Organisation ist die Verwendung eines einheitlichen Archivs. Zu diesem Thema hatte ich hier bereits einen Artikel geschrieben. Weiterhin habe ich das Dokumentenmanagementsystem DEVONthink kurz vorgestellt, mit dem ich gute Erfahrungen gemacht habe.

Ein Dokumentenmanagementsystem erlaubt unter anderem die Vergabe von Schlüsselwörtern für Dokumente, und erlaubt damit eine mehrdimensionale Strukturierung. Damit lassen sich Dokumente gezielt wiederfinden.

In manchen Fällen ist es aber wünschenswert, innerhalb eines Textes direkt auf ein anderes Dokument zu referenzieren. Wir alle kennen das aus Webseiten.

Solche direkten links auf ein anderes Dokument sind oft z.B. bei Notizen hilfreich, die somit in einen größeren Kontext gestellt werden können. Gerade Notizen entstehen ja aus der Situation heraus, sind knapp gehalten und eng fokusiert. Dies macht sie im Nachhinein oft schwer zu verstehen. Deshalb ist es notwendig, wichtige Notizen später aufzuarbeiten und sie somit zugänglich zu machen. Erst durch die Integration in einen Kontext mit anderen Informationen gewinnen sie an Wert. Von besonderer Bedeutung ist dies, wenn die Informationen von mehreren Personen genutzt werden sollen.

Eine gängige Methode zur Aufbereitung von Notizen ist die Benutzung eines Wiki. Das Konzept von Wikis kennen wir wohl alle von Wikipedia.

DEVONthink bietet die Möglichkeit Dokumente zu verlinken. Das funktioniert zur Zeit für RTF-Dokumente. Damit können auf einfache Weise Notizen miteinander oder auch mit anderen Dokumenten, wie PDF, Word, usw., miteinander verlinkt werden. Auf diese Weise wird aus isolierten Informationen ein Wissensnetz. Diese Verlinkung geht über den Gebrauch von Schlüsselwörtern hinaus, weil sie viel gezielter erfolgt und direkt aus dem aktuellen Kontext abrufbar und nachvollziehbar ist.

Leider lassen sich in der iPad-App für DEVONthink gegenwärtig nur Notizen als einfache Texte anlegen, also nicht als RTF-Dokumente. Diese lassen sich allerdings später in der Desktop-Applikation entsprechend in RTF konvertieren und dann auch verlinken. Da meist sowieso eine Nachbereitung von Notizen nötig wird, ist dies also keine allzu große Einschränkung.

Natürlich gibt es auch eine Menge alleinstehender Wiki-Applikationen; große und mächtige wie Mediawiki, auf dem Wikipedia basiert, aber auch sehr kompakte wie WikiTouch, das auch auf einem iPhone oder iPad läuft.

Ist DEVONthink zu groß für die eigenen Anforderungen, ist man mit WikiTouch gut bedient, um Notizen zu erfassen und diese zu vernetzen.

2 Responses to Information zugänglich machen – Einsatz von Wikis

  1. Treysse sagt:

    Geht das mit MS One Note nicht ebenso gut? Nur für Notizen ist m. E. eine Wiki nicht notwendig.

    Gruß
    H. Treysse

    • sbraun58 sagt:

      Es gibt sicher mehrere Wege, um zum Ziel zu kommen. Gerade wenn es um Produktivität geht, sind die Präferenzen und Anforderungen doch so weit gestreut, dass es wohl keine einheitliche Lösung gibt.

      Der Vorteil eines Wiki ist m. E., dass ich meine Notizen auch mit (fast) beliebig anderen Informationen verzeigern kann, nicht nur mit Notizen. Das können Auszüge aus Dokumenten, Webseiten, Bilder, Audiomitschnitte, oder irgend etwas anderes sein, was für ein Projekt interessant ist. Notizen sind in meiner Betrachtungsweise lediglich kleine Schnipsel an Informationen, die typischerweise nur im Projektkontext Sinn ergeben – eine schnelle Idee unterwegs, ein Zitat, oder das Ergebnis einer Diskussion.
      Der Begriff Projekt ist dabei durchaus großzügig auszulegen.

      Das Thema Notizen ist ein gutes Beispiel für die Vielfalt von Anforderungen und Vorlieben. Das sieht man schon allein an der Anzahl an Anwendungen und Apps zu diesem Thema.

      Herzliche Grüße,
      Stefan Braun

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