Dokumentenmanagement für unterwegs

Jedes gute Dokumentenmanagementsystem sollte ermöglichen, relevante Dokumente schnell verfügbar zu haben. Spannend wird es, wenn der Zugriff auf die Dokumente von unterwegs aus erfolgen soll. DEVONthink bietet dafür mehrere Ansätze.

Die einfachste und triviale Variante ist das Exportieren und Kopieren der benötigten Dokumente. Diese ist ausreichend, wenn man hier und da das ein oder andere Dokument mitnehmen will. Änderungen an den Dokumenten erfordern dann allerdings wieder eine manuelle Synchronisation mit dem Archiv. Dies ist zumindest fehlerträchtig.

Die High End-Variante bietet DEVONthink Professional Office mit einem integrierten web server. Damit ist der Zugriff auf das ganze Archiv gewährleistet. Der Einsatz eines web servers außerhalb der eigenen Firewall erfordert allerdings ein gewisses Know How bei der Konfiguration. Speziell die Sicherheit ist hier natürlich zu beachten.

Mit DEVONthink to go wird eine Erweiterung der Produktfamilie für iPad und iPhone angeboten. Damit lassen sich Teile des Archivs mit den mobilen Plattformen synchronisieren. Dafür müssen in DEVONthink einfach die benötigten Ordner oder Dokumente in einen Sync-Ordner repliziert werden. Dies erlaubt einen einfachen Abgleich. Auf den mobilen Plattformen lassen sich auch Dokumente anlegen, die bei der nächsten Synchronisation automatisch in das Archiv übernommen werden.

Die Dokumente können entweder direkt in DEVONthink gelesen werden, oder aber an andere Applikationen wie GoodReader, Pages oder iBook weitergeleitet werden. Mit Air Sharing lassen sich auch Dokumente exportieren.

Leider lassen sich nicht alle Formate lesen, obwohl die nötige Applikation installiert ist. Dies liegt wohl an der Architektur von iOS, die Applikationen aus Sicherheitsgründen voneinander abschottet. Kommunikation muss deshalb speziell implementiert werden.

Das Editieren von Dokumenten ist zur Zeit leider auf reine Textdokumente beschränkt; RTF-Dokumente können nicht bearbeitet werden. Diese Einschränkung sollte hoffentlich bald entfallen.

Die ideale Methode zur Verwaltung meiner Dokumente für unterwegs habe ich also noch nicht gefunden. Alle Ansätze bringen noch starke Einschränkungen mit sich. Mit DEVONthink to go geht es allerdings bereits in die richtige Richtung.

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