Scannen von Dokumenten – Dokumentenscanner

Für das effiziente Scannen von Dokumenten ist der Einsatz eines speziellen Dokumentscanners unumgänglich. Die Benutzung von Flachbettscannern funktioniert zwar technisch, ist aber sehr umständlich und langsam. Dies gilt insbesondere für doppelseitige Dokumente.

Ein Dokumentenscanner sollte einen Einzug für mehrere Blätter haben und diese auch in einem Durchgang doppelseitig scannen. Die Ausgabe sollte in einem pdf-Dokument erfolgen, das möglichst durchsuchbar ist.

Welcher Scanner der Richtige ist, hängt natürlich von einigen Kriterien ab. Ein wesentliches Kriterium ist die Menge an Dokumenten, die gescannt werden soll. Je mehr Dokumente, desto schneller sollte der Scanner ein. Ein anderer wesentlicher Aspekt ist die Anzahl der Seiten pro Dokument. Danach richtig sich die Größe des Papiereinzugs.

Weiterhin sollte die Integration des Scanners in den Arbeitsablauf beachtet werden. Die Anzahl Schritte vom Scannen eines Dokuments bis zu seiner Archivierung sollte minimiert werden. Dazu muss der Scanner möglichst gut mit dem Dokumentenmanagementsystem zusammenarbeiten.

Für die Arbeit mit DEVONthink Professional Office werden die ScanSnap-Scanner von Fujitsu empfohlen. Diese arbeiten sehr eng mit der Anwendung zusammen; die Dokumente landen direkt im Eingang, bzw. können sogar anhand von Heuristiken direkt abgelegt werden.

Ich habe mich für den ScanSnap 1300 entschieden. Er ist kompakt, nimmt also wenig Platz auf dem Schreibtisch in Anspruch. Scangeschwindigkeit und Papiereinzug sind für meine Bedürfnisse (wenige Dokumente pro Tag) absolut ausreichend.

Will ich ein neues Dokument archivieren, lege ich es in den Scanner und drücke die Starttaste. Der Scanner zieht Seite für Seite durch und liefert das Ergebnis an DEVONthink. Dieses erzeugt ein durchsuchbares Dokument und bringt dann einen Dialog hoch, in dem ich Dateinamen und Schlagworte eingeben kann. Dann landet das Dokument im Eingang. Von dort schiebe ich es schließlich an die gewünschte Stelle im Archiv. Die Automatik nutze ich zur Zeit nicht.

Der Workflow ist so einfach und bequem, dass das Archivieren von Dokumenten effizient möglich ist.

3 Responses to Scannen von Dokumenten – Dokumentenscanner

  1. Pingback: Wie ich DEVONthink heute benutze « Denkenswert

  2. Pingback: Rückblick auf ein Jahr Dokumentenablage nach dem Verfahren von Noguchi « Denkenswert

  3. Pingback: Erweiterter Scanner Support für DEVONthink « Denkenswert

Schreibe einen Kommentar

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: