Dokumentenmanagement mit DEVONthink

Für die Ablage und natürlich das Wiederfinden von digitialisierten Dokumenten braucht man ein Dokumentenmanagementsystem. Im einfachsten Fall nutzt man das Dateisystem mit einer geeigneten Ordnerstruktur und sprechenden Dateinamen. Hat man viele Dokumente, stößt man damit aber schnell an die Grenzen.

In diesem Fall bietet sich der Einsatz eines speziellen Dokumentenmanagementsystems an. Die Bandbreite der verfügbaren Lösungen ist sehr hoch; ein internationaler Konzern hat eben andere Anforderungen als ein SOHO (small office, home office).

Meine Anforderungen liegen im SOHO-Bereich. Deshalb war ich auf der Suche nach einer kleinen Lösung. Dabei bin ich auf DEVONthink gestoßen. DEVONthink ist eine Produktfamilie mit den Mitgliedern DEVONthink Personal, DEVONthink Professional und DEVONthink Professional Office. Außerdem gibt es noch DEVONthink To Go für iPhone und iPad.

DEVONthink erlaubt die Archivierung von Dokumenten in einer Datenbank. Dabei kann für jedes Dokument entschieden werden, ob es in die Datenbank kopiert, oder  lediglich indiziert werden soll. Im Falle des Kopierens kann das Dokument anschließend aus dem Dateisystem gelöscht werden – eine Sicherheitskopie kann aber nicht schaden😉. Entscheidet man sich für die reine Indizierung bleibt das Dokument im Dateisystem und es werden lediglich die Metadaten in der Datenbank angelegt. Dies macht den Zugriff auf das Dokument mit den üblichen Verfahren möglich, also zum Beispiel aus dem Finder heraus.

Hat man nun ein Dokument erfasst, können Tags (Schlagwörter) zugeordnet werden.

In DEVONthink lässt sich eine hierarchische Struktur für die Dokumente definieren, wie man sie auch vom Dateisystem her kennt. Dies erlaubt eine systematische Ablage, was besonders für zusammengehörende Dateien sinnvoll sein kann. Die Hierarchieebenen werden ebenfalls als Tag an ein Dokument gehängt. Letztendlich sind sie, aus Sicht von DEVONthink, nichts anderes.

Die Suche nach einem Dokument kann nun auf Basis der Metadaten sowie des Dokumententextes erfolgen. DEVONthink erlaubt komplexe Suchkriterien, die auch abgespeichert werden können. Sie erscheinen dann als dynamische Ordner im Übersichtsfenster.

DEVONthink bietet einige Funktionen, die bei der Suche oder auch der Einordnung eines Dokuments helfen. Anhand verschiedener Kriterien zeigt es zum Beispiel Dokumente, die Ähnlichkeit zu dem ausgewählten Dokument aufweisen. Der Grad der Ähnlichkeit wird graphisch angegeben.

Da ich möglichst viele meiner Dokumente in digitialisierter Form archivieren will, habe ich mich für DEVONthink Professional Office entschieden; es bietet eine sehr gute Scannereinbindung. Ich muss lediglich ein Dokument in meinen Scanner legen und den Scann starten. Das Scanergebnis wird dann automatisch von DEVONthink gelesen, mit einer OCR-Software in ein durchsuchbares pdf Dokument konvertiert und im Eingangskorb abgelegt. Anschließend ordne ich die Dokumente ein und verschlagworte sie.

Dokumente können auch automatisch von DEVONthink einsortiert werden, diese Funktionalität habe ich allerdings noch nicht benutzt.

Für die Einarbeitung in DEVONthink kann ich das Buch Take Control of Getting Started with DEVONthink 2 sehr empfehlen. Es führt anwendungsorientiert durch DEVONthink und erleichtert damit die schnelle Nutzung sehr.

9 Responses to Dokumentenmanagement mit DEVONthink

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