Dokumentenmanagement – Ablage und Auffinden von Dokumenten

Dokumente liegen in den verschiedensten Ausprägungen vor. Grob lassen sich diese in papierbasiert und computerlesbar klassifizieren.

Darüber hinaus gibt es Dokumente, die auf Dauer wichtig für uns sind und solche, die wir nur für einen bestimmten Zweck brauchen, oder nur begrenzte Zeit aufheben müssen.
Einige dieser Dokumente brauchen wir täglich, andere nur alle paar Jahre.
Zu allem Überfluss gibt es auch noch Dokumente, die sich schwer in klassischen Ordner basierten Systemen ablegen lassen, weil die Zuordnung schwierig ist.

Für all diese Anforderungen ein geeignetes Ablagesystem zu finden, ist eine Herausforderung.

Meine Dokumente lege ich auf verschiedene Arten ab. Fast alles wird digitalisiert und in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
Wichtige Originale werden natürlich aufgehoben. Diese wandern in einen Ordner, falls sie einfach zuzuordnen und von längerfristigem Interesse sind. Dies gilt zum Beispiel für Versicherungsunterlagen und Verträge. Andere Dokumente lege ich nach dem Verfahren von Noguchi ab. Darunter fallen Dinge wie Rechnungen für die Krankenkasse, Garantieurkunden und Ähnliches.

Die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems erlaubt eine einfache Suche über die Dokumente. Außerdem kann ich leicht einzelne Dokumente auf mein iPhone oder iPad laden und so jederzeit zugreifbar haben. Da die Dokumente großteils als pdf vorliegen, ist es auch einfach möglich, Anmerkungen und Hervorhebungen zu nutzen.

Das vielleicht wichtigste Kriterium für eine Dokumentenverwaltung ist der Aufwand für die Ablage eines Dokuments. Am wichtigsten deshalb, weil es sonst nicht richtig genutzt werden wird und somit nur begrenzten Wert haben kann.
Natürlich muss es auch sinnvoll möglich sein, Dokumente wieder zu finden. Je häufiger wir ein Dokument benötigen, desto einfacher und schneller muss der Zugriff darauf sein.

Für die Ablage meiner Dokumente verwende ich DEVONthink pro Office. Papierdokumente werden gescannt, computerlesbare Dokumente direkt importiert. Mit Hilfe von Schlagworten und Volltextsuche ist das Auffinden von Dokumenten einfach und schnell.

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