Wie ich mein Task Management betreibe

Papierbasierte Listen empfand ich immer als unübersichtlich oder aber nur aufwändig zu pflegen. Deshalb war ich schon vor langer Zeit auf der Suche nach elektronischen Hilfsmitteln. Listen im Computer zu halten und bei Bedarf auszudrucken, war ein erster und unbefriedigender Versuch.

Ende der 90er Jahre kam der Palm Pilot. Mit dem Palm war es mir damals zum ersten Mal möglich, immer und überall meine Taskliste nutzen und pflegen zu können. Neue Aufgaben konnte ich sofort eintragen, bestehende anschauen und abhaken.

Das ist nun schon über 10 Jahre her. Der Palm Pilot wurde durch ein Mobiltelefon ersetzt. Sonst hat sich nicht viel geändert.

Vor einigen Monaten habe ich mich wieder etwas mehr um das Thema gekümmert. Anlass etwas zu ändern war David Allens Buch zu seiner Methode Getting Things Done.

Diese Methode beschreibt einen Prozess, der über das reine Task Management hinausgeht. Unter anderem wird der Umgang mit mehreren Listen zur besseren Strukturierung empfohlen. Entscheidend für mich war aber die Art und Weise, wie Tasks beschrieben werden sollen (ergebnisorientiert) und wie sie systematisch entstehen (immer die nächsten konkreten Schritte planen) und bei Bedarf überarbeitet werden (regelmäßige Reviews).

Eigentlich nichts Neues, aber gut beschrieben und in sich stimmig.

Heute basiert mein Task Management auf  Getting Things Done.

Es gibt eine Menge Software für diese Methode. Allerdings stellt man schnell fest, dass ein Teil davon wohl nur auf dieser Welle mitreitet.

Nach einigem Umschauen und Ausprobieren bin ich bei Things von Cultured Code hängen geblieben. Things ist eine Anwendung für Apple-Plattformen. Es gibt Varianten für Mac, iPhone und iPad. Die Eigenschaften der jeweiligen Plattform wurden beim Design berücksichtigt, was zu einer guten Benutzbarkeit führt. Durch eine einfache und reibungslose Synchronisation ist es einfach, die Daten auf den Geräten synchron zu halten und so auf dem jeweils praktischsten Gerät arbeiten zu können.

Reviews mache ich am liebsten am Mac. Größere Umstrukturierungen gehen so am bequemsten. Während der Arbeit, auch am Schreibtisch, nutze ich gerne das iPad. Unterwegs habe ich zumindest immer mein iPhone dabei, um auch spontan neue Tasks aufnehmen zu können, oder die notwendigen Informationen für Tasks bei mir zu haben, die ich außer Haus erledige.

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