Was gibt es heute noch über Taskmanagement zu schreiben?

Es gibt wohl kaum ein Thema im Bereich persönlicher Produktivität, das so ausgiebig diskutiert wurde und wird wie Task Management. Woran liegt das?

Offensichtlich haben viele von uns das Bedürfnis ihre Arbeit geregelt und ohne unnötigen Stress erledigt zu bekommen. Stress entsteht meist dann, wenn Aufgaben vergessen wurden und jetzt schnell erledigt werden müssen, oder wenn sich einfach zu viel angesammelt hat. Aber auch, weil wir in Dringlichem und Aufdringlichem zu ertrinken drohen, während Wichtiges liegenbleibt und aufgeschoben wird.

Abhilfe versprechen die Methoden im Kern meist durch auflisten und priorisieren der Aufgaben. Eine der gängigsten Methoden, die uns den Stress durch das Management unserer Aufgaben nehmen will, ist beispielsweise Getting Things Done (GTD) von David Allen, über das ich bereits hier geschrieben habe. Aber auch jeder etwas bessere Kalender oder Timer hat Vorlagen für ToDo-Listen. Das Angebot an Software für das Task Management ist unüberschaubar.

Dass es so ein großes Angebot gibt und immer wieder Neues dazukommt zeigt, dass es wohl noch nicht die ultimative Lösung für die adressierten Probleme gibt. Die Lösungen ähneln sich allerdings auch sehr; sie helfen zu organisieren und zu planen. So organisieren und planen also eine Menge Menschen ihre täglichen Aufgaben. Der eine eher spontan, wenn es gar nicht mehr anders zu gehen scheint, der andere systematisch mit großer Konsequenz.

Die Listen wachsen, es werden Häkchen gemacht, oder auch nicht. Und doch bleibt oft ein fader Beigeschmack zurück. Ist man wirklich effektiver geworden? Hat man mehr Freude gewonnen? Ist man entspannter?

Die Antwort auf diese Fragen fällt wahrscheinlich bei jedem etwas anders aus. Es gibt Menschen, die mit dieser Methode sehr gut zurecht kommen und erfolgreich sind. Sie brauchten lediglich ein Werkzeug, um ihre Arbeit besser zu überblicken und zu planen.

Andere sind eher frustriert, weil sie jetzt noch mehr vor Augen geführt bekommen, was sie alles nicht tun, was sie vor sich herschieben. Wieder andere kommen vor lauter Organisation gar nicht mehr zum Arbeiten.

Für sie ist dies offensichtlich nicht die Lösung. Vielleicht tun sie sich schwer, ihre Arbeit erst einmal so weit zu strukturieren, dass sie sinnvolle Aufgaben ableiten können. Vielleicht fehlt ihnen der Antrieb, diese Aufgaben dann auch abzuarbeiten.

Wenn die Struktur fehlt, können wieder Methoden und Werkzeuge helfen. Mindmaps können dabei unterstützen Klarheit über Zusammenhänge und Abhängigkeiten zu geben und Überblick zu verschaffen. Outliner, auch Gliederungseditoren genannt, können dies für Menschen leisten, die eher textuell denn graphisch orientiert sind.

Dann bleibt noch der Antrieb, die geplanten Tasks auch umzusetzen. Spätestens jetzt wird es schwierig. Das Abarbeiten der Listen wird oft einfach vorausgesetzt. Es ist aber nicht immer einfach. Da sind Ablenkungen, Unsicherheit und andere Hemmschwellen, die meist in uns selbst stecken. Wie diese überwunden werden können, ist nicht mehr so einfach in Methoden zu gießen und zu vermitteln.

Dennoch wurden sich natürlich auch darüber schon viele Gedanken gemacht. Die Überwindung von Ablenkungen wird zum Beispiel von Francesco Cirillos Pomodoro-Methode adressiert. Darüber werde ich hier bald noch mehr schreiben.

Unsicherheit kommt oft daher, dass nicht klar ist, was erreicht werden soll, oder was dafür getan werden muss. Versucht man eine Aufgabe zu bearbeiten, die man noch nicht ganz verstanden hat, arbeitet man drauf los und verliert sich in den Fragen, die dauernd hoch kommen. Dem kann begegnet werden, indem die erste Aufgabe eines Projekts genau die Klärung dieser Fragen ist. Zielsetzung und die Schritte zum Ziel werden herausgearbeitet. Dann können diese Schritte Stück für Stück umgesetzt werden. Das klare Ziel vor Augen hilft dabei anstehende Entscheidungen zu treffen.

Wenn dann immer noch Tasks liegen bleiben, oder immer weiter geschoben werden, sollten wir uns fragen, ob diese überhaupt wichtig sind. Vielleicht sind es auch einfach die falschen Aufgaben für uns. Wenn sie sich delegieren lassen, dann sollten wir das tun. Aber auch streichen kann eine gute Lösung sein.

Durch Hinterfragen und Priorisieren können Aufgaben oft schon verworfen werden, bevor sie uns belasten und unsere Listen verstopfen. Deshalb sollte jede Aufgabe daraufhin geprüft werden, ob sie uns unseren Zielen näher bringt, oder einfach notwendig ist. Ist dies nicht der Fall, sollte die Aufgabe wohl einfach gestrichen werden.

Wenn wir uns auf Aufgaben konzentrieren, die notwendig sind und uns weiterbringen, ist das der wichtigste Schritt auf dem Weg zu mehr Effektivität.

Task Management muss also mehr sein als das Verwalten von ToDo-Listen, auf das es leider oft reduziert wird. Jeder von uns hat seine eigenen Bedürfnisse und braucht deshalb auch seine individuelle Methode. Task Management soll schließlich zu Effektivität führen, nicht zu Frust.

Bei all diesem Streben sollten wir darauf achten, dass es auch Bereiche im Leben geben muss, die nicht von Effektivität geprägt sein sollten.

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