David Allen’s „Getting Things Done“

Eine recht verbreitete Methode zur Produktivitätssteigerung ist Getting Things Done (GTD) von David Allen. Deshalb scheint mir dieses Thema auch als guter Einstieg für dieses Blog. David Allen beschreibt diese Methode sehr anschaulich in seinem Buch Getting Things Done.

Auf Wikipedia und diversen Blogs und Webseiten finden sich gute Beschreibungen der Methode, so dass ich hier nicht im Detail darauf eingehen will. Den Aspekt des Dokumentenmanagements lasse ich hier komplett aussen vor.

Einige links zum Thema GTD sind in der Link-Liste in der Seitenleiste zu finden.

Im Kern geht es bei GTD darum, stets einen kompletten Überblick über alle Aufgaben zu haben und festzulegen, welches der jeweils nächste konkrete Schritt ist, um eine Aufgabe zu erledigen.

Was soll erreicht werden?

Das Gefühl, etwas nicht vergessen zu dürfen, oder schlimmer, etwas vergessen zu haben, erzeugt Stress und hindert daran, sich vollständig auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Durch das konsequente Erfassen und Festhalten seiner Aufgaben, wird die Ursache für solchen Stress beseitigt.

Den nächsten Schritt zur Erledigung einer Aufgabe festzulegen, erleichtert die Abarbeitung, weil man dann nicht mehr anfangen muss zu überlegen, was getan werden muss, sondern sofort etwas konkretes machen kann.

Wie geht man praktisch vor?

Alles was herein kommt, kommt in den Eingang. Dabei kann es sich um einen Brief handeln, eine e-mail, einen Artikel aus einer Zeitschrift, eine Telefonnotiz, ein Protokoll eines Meetings, eine Notiz zu einer spontanen Idee. Kurz alles, was weiterer Aufmerksamkeit bedarf.

Der Eingang wird täglich durchgearbeitet. Alles, was in 2-3 Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt, alles andere wird in eine Aufgabenliste (Nächste Aufgaben-Liste) übernommen.

Zu jedem Punkt dieser Liste wird die nächste auszuführende Teilaufgabe festgelegt.

Dabei kann diese nächste Teilaufgabe zum Beispiel ein Anruf sein, um einen Termin zu vereinbaren, ein Mindmap mit Ideen für ein Blog erstellen, einen Brief schreiben. Wichtig ist die Klarheit darüber, was genau getan werden muss und wie das Ergebnis aussehen soll. Außerdem muss eine Teilaufgabe innerhalb eines Tages zu erledigen sein. Zu große Aufgaben werden also weiter herunter gebrochen.

Aus dieser Liste werden jetzt Aufgaben auf die Liste für den aktuellen Tag übertragen (Heute-Liste). Die Heute-Liste wird dann abgearbeitet.

Regelmäßig werden die Aufgaben reviewed und die Nächste Aufgaben-Liste bei Bedarf überarbeitet. Aufgaben könne hinzu kommen (aus dem Eingang), gestrichen werden, weil sie nicht mehr aktuell, oder bereits erledigt sind, Prioritäten können sich ändern oder auch geschätzte Aufwände. Dieses regelmäßige Review ist essentiell, weil es Voraussetzung für die Sicherheit ist, nichts zu vergessen und das Richtige zu tun.

Meine Erfahrungen mit GTD

GTD hilft mir dabei, den Überblick über alle meine Aufgaben zu behalten, ob für meinen Job oder privat. Für die tägliche Arbeit damit setze ich spezielle Software ein, die das Leben sehr erleichtert. Zu dieser Software wird es eigene Artikel geben.

Ein Problem des Sammelns von Input ist, dass dieser in sehr unterschiedlicher Form vorliegen kann. Ein Brief oder eine Notiz können leicht in einen üblichen Eingangskorb abgelegt werden, eine e-mail nicht. Ich verwende einen Eingangskorb für Papier, der allerdings sehr selten benutzt wird. Für alle digitalisierten Dokumente lege ich direkt in meiner Software einen Eintrag an; manchmal im virtuellen Eingangskorb, meistens aber schon direkt im richtigen Projekt.

Bei der eigentlichen Erledigung meiner Aufgaben hilft mir GTD allerdings nicht. Dies liegt auch nicht im Fokus der Methode. Sie hilft mir zu wissen, was getan werden muss. Machen muss ich es aber immer noch selbst😉 Aber auch für diese Phase gibt es hilfreiche Methoden.

Über Anmerkungen und Berichte eigener Erfahrungen würde ich mich freuen!

7 Responses to David Allen’s „Getting Things Done“

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