Produktiver arbeiten mit eigenen Templates für DEVONthink

In Bessere Produktivität mit Templates in DEVONthink haben wir gesehen, wie Templates in DEVONthink benutzt werden können. Hier beschreibe ich, wie eigene Templates erzeugt und hinzugefügt werden. Damit lassen sich maßgeschneiderte Templates für alle denkbaren Anwendungen erzeugen und direkt aus DEVONthink nutzbar machen.

Was sind DEVONthink Templates?

Templates können einfache Dateien sein, die dann direkt als Vorlage benutzt werden. DEVONthink unterstützt aber auch komplexere Templates, die Skripte enthalten können und auch mehrere Sprachvarianten. Diese Templates werden in AppleScript packages verpackt. Nach aussen stellen sie sich wie einfache Dateien dar.

Ein erstes Template erzeugen und in DEVONthink verfügbar machen

In diesem Beispiel erzeugen wir ein einfaches Template, um in Pages Meetingprotokolle schreiben zu können.

Das Template erzeugen

Dazu legen wir eine neue Datei mit Pages an. In dieser Datei erzeugen wir die gewünschte Struktur mit Überschriften, Datum, Autor usw. Das Dokument soll so aussehen, dass wir direkt mit einem Protokoll anfangen könnten. Bild 1 zeigt das fertige Template.

Bild 1 Das Template als Pages-Datei

Das Template für DEVONthink bereitstellen

Jetzt müssen wir die Datei als Template in DEVONthink zur Verfügung stellen. Dazu kopieren wir sie in das Verzeichnis ~/Library/Application Support/DEVONthink Pro 2/Templates.noindex. Die Tilde (~) steht hier für Ihren persönlichen Ordner1.
Starten Sie nun DEVONthink. Im Menü Daten / Neu mit Vorlage sollte jetzt unser neues Template erscheinen. Wählen Sie das Template aus, wird eine Kopie davon in Pages gestartet und kann direkt bearbeitet werden.

Automatisch vorbesetzte Felder in Templates

In Templates  auf Basis von rtf-Dateien, lassen sich Platzhalter einfügen, die bei der Erzeugung eines Dokuments aus dem Template automatisch ausgefüllt werden.
Benutzen wir rtf für unser oben beschriebenes Template, können wir zum Beispiel das Datum und den Namen des Autors automatisch einsetzen lassen. Das Template sieht dann aus wie in Bild 2 gezeigt. Ein daraus erzeugtes Dokument ist in Bild 3 dargestellt.

Bild 2 - Das Template als rtf-Datei

Bild 3 - Das Dokument für die Bearbeitung

Ausblick

Pages wurde hier nur beispielhaft benutzt. Natürlich kann auch eine andere Anwendung benutzt werden. Wollen Sie zum Beispiel direkt aus DEVONthink heraus Mindmaps anlegen, können sie das auf die gleiche Weise erreichen.
Dazu muss einfach eine Mindmap in das Vorlagenverzeichnis kopiert werden. Damit lassen sich auch einfach Mindmaps erzeugen, die bereits eine vorbereitete Struktur haben; sehr praktisch!

Reichen solche einfachen Templates nicht aus, lassen sich mit etwas AppleScript auch ‘intelligente’ Templates anlegen, die nahezu beliebige Aufgaben erfüllen können. Das würde aber diesen Artikel sprengen.

Weitere Informationen können in der Hilfe zu DEVONthink gefunden werden.

---

1. Falls das Verzeichnis Library in Ihrem persönlichen Ordner nicht sichtbar sein sollte, lesen Sie bitte den Artikel Wie finde ich den Library Ordner unter Mac OS X Lion?. ↩